Organisatierapporten (Multi-Account)

De organisatierapporten geven multi-account organisaties een hoofdkantoor-overzicht van de hele groep — vijf rapporten die live gegevens van elk bedrijf dat aan je organisatie is gekoppeld combineren in één enkele lijst.

Ze beantwoorden: hoeveel klanten er in de hele groep bestaan, welke afspraken er bij elke kliniek zijn geboekt, en wat elk bedrijf factureert en int — zonder dat je bij elk bedrijf apart moet inloggen.

Als je organisatie bijvoorbeeld "Glow Aesthetics London" en "Glow Aesthetics Manchester" koppelt, toont de organisatie-klantenlijst het record van Emma Thompson uit Londen en elke klant uit Manchester in dezelfde tabel, waarbij elke rij is gelabeld met het bijbehorende bedrijf.

In dit artikel leggen we uit wie de organisatierapporten kan zien, hoe je ze vindt, en wat elk van de vijf rapporten laat zien.

Wie de organisatierapporten kan zien

De categorie Organisatie verschijnt alleen als alle drie de volgende dingen waar zijn:

Je account maakt deel uit van een multi-account organisatie — een groep aan elkaar gekoppelde Pabau-bedrijven (een hoofdbedrijf plus de bijbehorende leden-bedrijven).
De functie Multi-Account is ingeschakeld voor je organisatie.
Je bent ingelogd bij het hoofdbedrijf — het hoofdkantoor-account. Gebruikers die ingelogd zijn bij een lid-bedrijf zien het tabblad Organisatie niet.

Er is geen aparte permissie per rapport buiten dit — zodra het tabblad Organisatie zichtbaar is, zijn alle vijf rapporten beschikbaar. De gegevens zijn altijd beperkt tot je eigen organisatie: de rapporten kunnen alleen bedrijven tonen die eraan gekoppeld zijn.

OPMERKING: Als je het tabblad Organisatie niet ziet, ben je ofwel ingelogd bij een lid-bedrijf in plaats van het hoofdbedrijf, of is de functie Multi-Account niet ingeschakeld voor je organisatie.

Hoe je ze vindt

Stap 1: Ga naar de functie Analytics

Log in op je Pabau-account, en ga in het linker zijmenu naar Analytics, klik daarna op de knop "Rapporten".

Stap 2: Open de rapportenbanner

Klik op de banner "Probeer onze nieuwe reeks rapporten" op Probeer het nu.

Stap 3: Open de categorie Organisatie

Zodra je in de nieuwe rapportenweergave bent, selecteer je het tabblad Organisatie — omschreven als "Rapporten voor elk bedrijf dat verbonden is binnen je multi-account organisatie". Het bevat vijf rapportkaarten, elk gemarkeerd met een "Nieuw"-badge:

Organisatie klantenlijst — elke klant bij alle gekoppelde bedrijven.
Organisatie afspraken — elke afspraak bij alle gekoppelde bedrijven.
Organisatie betalingen — elke betaling bij alle gekoppelde bedrijven, met een totaalsom.
Organisatie facturen — elke factuur bij alle gekoppelde bedrijven, met een totaalsom.
Organisatie regelitems — elk factuurregelitem bij alle gekoppelde bedrijven, met een totaalsom.

Klik op een kaart om het rapport te openen.

Werkbalkbediening (alle vijf rapporten)

Elk organisatierapport is opgebouwd op dezelfde rapportstructuur, dus de werkbalk werkt op dezelfde manier bij alle vijf:

Filters en zoeken (alle vijf rapporten)

Alle vijf rapporten delen dezelfde drie filters, plus een rapportspecifiek zoekvak:

Datumbereik – De datum waarop het rapport filtert, genoemd naar de eigen datumkolom van elk rapport: Aangemaakt op (klantenlijst), Afspraakdatum (afspraken), Betaaldatum (betalingen), en Factuurdatum (facturen en regelitems). Staat standaard op de laatste 30 dagen zodat het rapport begrensd opent, met snelkeuzes voor Vandaag, Laatste 7 dagen, Laatste 30 dagen, Laatste 90 dagen, en Dit jaar — en kan worden gewist of aangepast naar elk aangepast bereik.
Bedrijf – Optioneel, meervoudige selectie, doorzoekbaar. Staat standaard op "Alle bedrijven". De opties zijn je hoofdbedrijf plus elk lid-bedrijf.
Locatie – Optioneel, meervoudige selectie, doorzoekbaar. Staat standaard op "Alle locaties". Omdat dezelfde locatienaam bij meer dan één bedrijf kan bestaan, is elke optie gelabeld met het bijbehorende bedrijf, bijv. "City Clinic · Glow Aesthetics London".
Zoeken – Doorzoekt alle bedrijven tegelijk; wat er precies wordt doorzocht verschilt per rapport (hieronder per rapport vermeld).

De tabel toont 50 rijen per pagina, terwijl het resultatenlabel onderaan altijd het volledige totaal over alle bedrijven toont (bijv. "1.240 klanten").

Organisatie klantenlijst

Eén lijst met elke klant bij alle gekoppelde bedrijven. De pagina opent als "Organisatieklanten" met het broodkruimelpad Rapporten > Organisatie > Organisatieklanten.

Zoeken: zoekt op naam, e-mail of mobiel nummer van een klant — het zoekvak toont "Zoek naam, e-mail of mobiel nummer…".

Dit rapport is een platte lijst — het heeft geen totalenvoetregel.

Organisatie afspraken

Elke afspraak bij alle gekoppelde bedrijven. Rijen worden gegroepeerd per bedrijf en binnen elk bedrijf getoond met de nieuwste eerst, en datums en tijden worden getoond in de lokale tijd van elke kliniek.

Zoeken: zoekt op dienst of klantnaam — het zoekvak toont "Zoek dienst of klantnaam…".

OPMERKING: Geannuleerde afspraken, onbevestigde online boekingen, en interne bufferboekingen worden uitgesloten van dit rapport. Als een afspraak die je verwachtte niet verschijnt, controleer dan of deze in een van deze drie groepen valt voordat je aanneemt dat er gegevens ontbreken.

Dit rapport heeft geen totalenvoetregel.

Organisatie betalingen

Elke betaling bij alle gekoppelde bedrijven. Alleen betalingen tegen een niet-geannuleerde factuur worden getoond, en het filter en de kolom Locatie komen overeen met de locatie op de factuur van de betaling.

Zoeken: zoekt op betaler, factuurnummer of betaalmethode — het zoekvak toont "Zoek betaler, factuurnr. of betaalmethode…".

Eén enkele Totaal-voetregel telt de kolom Bedrag op bij elk bereikbaar bedrijf, en de CSV-export bevat de totalenrij. Zie de opmerking over gemengde valuta hieronder voordat je totalen vergelijkt tussen bedrijven die in verschillende valuta's factureren.

Organisatie facturen

Elke factuur bij alle gekoppelde bedrijven. Geannuleerde facturen worden uitgesloten.

Zoeken: zoekt op factuurnummer, klantnaam of debiteur — het zoekvak toont "Zoek factuurnr., klant of debiteur…".

De vijf geldkolommen (Netto, Belasting, Bruto, Betaald, Saldo) zijn rechts uitgelijnd en worden weergegeven in de eigen valuta van het uitgevende bedrijf, en de totalenvoetregel telt alle vijf op over het volledige resultaat — behandel een voetregel met gemengde valuta als een benadering (zie de opmerking hieronder). Dit rapport wordt liggend afgedrukt, en de CSV-export bevat de totalenrij.

Organisatie regelitems

Elk factuurregelitem bij alle gekoppelde bedrijven — het meest gedetailleerde van de vijf, ideaal voor verkoopanalyse op itemniveau binnen de groep. Geannuleerde facturen en terugbetalingsrijen worden uitgesloten, in lijn met de verkooprapporten van één bedrijf.

Zoeken: zoekt op itemnaam, of het nummer en de klantnaam van de bijbehorende factuur — het zoekvak toont "Zoek item, factuurnr. of klant…".

OPMERKING: Betalingen worden per factuur geregistreerd, niet per regel — dus elke regel van dezelfde factuur toont dezelfde betaalmethode(n). De kolomtitel Betaalmethode(n) heeft een info-tooltip in het rapport die dit uitlegt.

De totalenvoetregel toont Totaal aantal, Totale eenheidsprijs, Totale belasting en Totaal item netto. Dit rapport wordt liggend afgedrukt, en de CSV-export bevat de totalenrij.

Gegevens uit meerdere regio's en gedeeltelijke resultaten

De bedrijven binnen een organisatie kunnen worden gehost in verschillende Pabau-regio's. Elk organisatierapport benadert elke regio van elk bedrijf en combineert de resultaten in één tabel.

Als de regio van een bedrijf tijdelijk onbereikbaar is, worden de rijen van dat bedrijf weggelaten en verschijnt er een melding — bijvoorbeeld "Sommige bedrijven konden niet worden bereikt — hun klanten worden niet getoond." — terwijl de rest van het rapport nog steeds laadt. Klik op Vernieuwen om het opnieuw te proberen zodra de regio weer bereikbaar is.

Totalen bij gemengde valuta

Bij Organisatie betalingen, Organisatie facturen en Organisatie regelitems is de totalenvoetregel een gewone optelling van de bedragen zoals ze verschijnen — er wordt niet omgerekend tussen valuta's. Als de bedrijven van je organisatie in verschillende valuta's factureren, verschijnt er een waarschuwing:

"Deze organisatie gebruikt meerdere valuta's — het totaal combineert deze. Filter op bedrijf voor een nauwkeurig totaal."

Gebruik voor een nauwkeurig cijfer het filter Bedrijf om één bedrijf (of één valuta) tegelijk te bekijken en lees de voetregel per bedrijf.

Met dit inzicht kun je de organisatierapporten met vertrouwen gebruiken om klanten, boekingen en omzet binnen je hele groep te monitoren vanuit het hoofdbedrijf — niet meer bij elk account apart inloggen.

Gerelateerde handleidingen

Was deze handleiding nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons om duidelijkere artikelen te schrijven.

Blader voor meer handleidingen door de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Je kunt ook onze videoleerreeks bekijken, de Pabau Academy, of bezoek de supportpagina voor extra hulp.