Aan de slag met verzekeringsfacturatie

Verbind Claim.MD, voeg klantpolissen toe, koppel afspraken aan verzekeringen, en dien claims in en volg ze tot aan betaling - het volledige installatiepad, in volgorde.

Welkom bij verzekeringsfacturatie in Pabau! Verzekeringsfacturatie werkt het beste als het in de juiste volgorde wordt ingesteld. Doorloop de vier onderstaande stappen en je dient nauwkeurige claims in, voorkomt onnodige afwijzingen en wordt op tijd betaald.

Dit artikel geeft je het volledige beeld — en elke stap linkt naar een uitgebreide handleiding waar je altijd naar kunt terugkeren:

1. Verzekeringsgids deel 1: Stel de verzekeringsessentials in
2. Verzekeringsgids deel 2: Klantverzekering instellen
3. Verzekeringsgids deel 3: Afspraken koppelen aan verzekeringen
4. Verzekeringsgids deel 4: Verzekeringsclaims indienen en volgen

📌 Let op: Elektronische claimindiening via onze clearinghouse-partner, Claim.MD, is alleen beschikbaar voor betalers in de Verenigde Staten. Als je facturen indient bij Britse particuliere zorgverzekeraars, raadpleeg dan onze Healthcode-artikelen.

Stap 1: Stel je basis voor verzekeringsfacturatie in

Alles begint bij Instellingen → Claims → Claim.MD. Het tabblad Overzicht geeft je een checklist die groen wordt naarmate je elk onderdeel voltooit:

• Verbind je Claim.MD-account — voer je AccountKey in; Pabau verifieert deze bij Claim.MD en slaat hem versleuteld op.
• Vul je factuurprofiel aan — de naam van de factuurorganisatie, NPI, Tax ID en adres. Dit is wat wordt afgedrukt in vakje 33 van elke CMS-1500-claim.
• Voeg provider-NPI's toe — elke behandelaar die factureerbare zorg verleent, heeft een geldig rendering-provider NPI nodig (vakje 24J).
• Koppel je betalers — verbind elke verzekeraar waarbij je facturen indient aan hun Claim.MD payer ID zodat claims elektronisch worden verstuurd, of importeer betalers rechtstreeks uit de Claim.MD-catalogus.
• Registreer je bij betalers — registratie activeert claimindiening, ERA-betalingsrapporten en controles op verzekeringsdekking. Sommige betalers keuren direct goed; andere hebben tot 30 dagen nodig.

👉 Volledige handleiding: Verzekeringsgids deel 1 en Elektronische registraties bij verzekeringsbetalers.

Stap 2: Stel de klantverzekeringsgegevens in

Nauwkeurige polisgegevens zorgen ervoor dat claims niet worden afgewezen. Open op de klantkaart het tabblad Verzekering:

• Voeg de polis toe — verzekeraar, lidnummer en groepsnummer, exact zoals afgedrukt op de verzekeringskaart.
• Leg de gegevens vast die de facturatie bepalen — polishouder (de klant of iemand anders), polisdata, eigen bijdrage of medeverzekering, eigen risico, dekkingsniveau en type plan.
• Voeg kaartscans toe — voor- en achterkant van de verzekeringskaart worden opgeslagen als klantdocumenten.
• Gebruik "Dekking zoeken" — voer een live controle van de verzekeringsdekking uit bij de betaler en laat Pabau de polisgegevens automatisch invullen op basis van het antwoord.
• Controleer dekking en vergoedingen voordat je behandelt — een volledig rapport toont actieve dekking, eigen bijdragen, eigen risico's en eigen bijdragen per dienstverleningstype.

👉 Volledige handleiding: Verzekeringsgids deel 2 en Rapport over dekking en vergoedingen aanvragen.

Stap 3: Koppel afspraken aan verzekeringen

• Factureer het bezoek aan de verzekering — maak de factuur van de afspraak op naam van de verzekeraar van de klant en deze verschijnt als conceptclaim op het dashboard Verzekeringsclaims. Je kunt zelfs de betaler direct aan de afspraak koppelen.
• Codeer je diensten — factuurregels bevatten CPT/HCPCS-procedurecodes; zoek de ingebouwde codebibliotheek rechtstreeks vanuit de claimregel.
• Documenteer diagnoses — diagnosevelden worden automatisch ingevuld op basis van de actieve Problemen van de klant (ICD-10), en je kunt de volledige ICD-10-codeset doorzoeken voor al het overige. Elke factuurregel verwijst naar een diagnose (vakjes 21 en 24E).
• Controleer eerst de dekking — controleer de dekking opnieuw wanneer een plan wijzigt, elke 30 dagen bij doorlopende zorg, bij een nieuwe zorgepisode, of vóór de afspraak.
• Int de eigen bijdrage — vraag het deel van de klant op het moment van aankoop, zodat alleen het deel van de verzekeraar op de claim staat.

👉 Volledige handleiding: Verzekeringsgids deel 3.

Stap 4: Dien claims in en volg ze

• Claims worden voor je vooringevuld — patiënt, polis, provider, diagnoses en kosten komen rechtstreeks uit de gegevens die je in stap 1-3 hebt ingesteld.
• Valideer voordat je verstuurt — "Valideren met Claim.MD" bouwt de claim en geeft eventuele fouten terug zonder deze in te dienen, zodat je problemen vroegtijdig kunt oplossen.
• Dien elektronisch in — claims gaan via Claim.MD naar de betaler en doorlopen zes statussen: Concept → Klaar om in te dienen → Ingediend → Betaald / Afgewezen / Geweigerd.
• Herstel en dien opnieuw in — bij afwijzingen wordt de reden van de betaler op de claim getoond; bewerk en verstuur opnieuw. Pabau hergebruikt de identiteit van de claim, zodat een herindiening het origineel bijwerkt in plaats van een duplicaat te maken. Geweigerde claims worden automatisch opnieuw ingediend als gecorrigeerde claims, of je kunt bezwaar maken.
• Verwerk verzekeringsbetalingen — ERA's (elektronische betalingsspecificaties) komen binnen bij Geld → Betalingsafhandeling; haal er een op, controleer de gekoppelde facturen en rond af. Betaalde en geweigerde statussen worden bijgewerkt vanuit de ERA.
• Ga verder — maak secundaire claims voor een tweede polis, druk CMS-1500-formulieren af, of download superbills voor klanten buiten het netwerk.

👉 Volledige handleiding: Verzekeringsgids deel 4, Elektronische claimindieningen volgen en Secundaire claims indienen.

Veelgestelde vragen

• Is verzekeringsfacturatie beschikbaar buiten de Verenigde Staten?

  Elektronische claims via Claim.MD dekken alleen Amerikaanse betalers. Britse praktijken die facturen indienen bij particuliere zorgverzekeraars moeten in plaats daarvan Pabau's Healthcode-integratie gebruiken.

• Wat heb ik nodig voordat ik kan verbinden?

  Een Claim.MD-account (je AccountKey vind je in het Claim.MD-portaal onder Instellingen), de NPI en Tax ID van je factuurorganisatie, en de NPI van elke behandelaar.

• Waarom kan ik nog geen claims indienen?

  Controleer het tabblad Overzicht in Instellingen → Claims → Claim.MD. Een factuurprofiel zonder NPI of Tax ID, of een verzekeraar die niet is gekoppeld aan een Claim.MD-betaler, voorkomt dat claims worden verzonden.

• Kan ik claims indienen terwijl een betalersregistratie nog wordt verwerkt?

  Meestal wel — veel betalers accepteren claims voordat de registratie is voltooid. ERA-betalingsrapporten en controles op verzekeringsdekking worden geactiveerd zodra de betaler de registratie goedkeurt, wat een paar dagen tot ongeveer 30 dagen kan duren.

• Waarom is mijn controle op verzekeringsdekking mislukt?

  Nieuwe providerrecords moeten een eenmalige validatiestap bij Claim.MD doorlopen voordat transacties werken. Controleer ook of het lidnummer en de geboortedatum overeenkomen met de verzekeringskaart, en houd er rekening mee dat een klein aantal betalers geen realtime dekkingscontrole ondersteunt.

• Wat is het verschil tussen Afgewezen en Geweigerd?

  Een afgewezen claim is gestopt voordat de betaler deze heeft beoordeeld — meestal een gegevensprobleem; herstel de claim en dien opnieuw in. Een geweigerde claim is verwerkt en de betaling is geweigerd — corrigeer en dien opnieuw in (Pabau markeert deze automatisch als gecorrigeerde claim) of maak bezwaar.

• Hoe vaak moet ik de dekking opnieuw controleren?

  Er is geen universele regel. Gangbare praktijk: telkens wanneer het plan wijzigt, elke 30 dagen bij terugkerende zorg, bij elke nieuwe zorgepisode, of vlak vóór de afspraak.

• Worden verzekeringsbetalingen automatisch verwerkt?

  ERA's komen binnen bij Geld → Betalingsafhandeling. Haal een betalingsspecificatie op, controleer de factuurmatch die Pabau voorstelt en rond af — de gekoppelde claims worden bijgewerkt naar Betaald of Geweigerd. Jij houdt controle over wat wordt verwerkt.

• Kan ik op papier factureren of klanten buiten het netwerk helpen?

  Ja. Vanuit het exportmenu van de claim kun je een CMS-1500 afdrukken (volledige formulierkopie, of alleen tekst voor voorbedrukt rood-inktpapier) en een superbill downloaden die je klant kan indienen bij hun verzekeraar voor vergoeding.

• Waar kan ik terecht als ik vastloop?

  Begin met de vierdelige Verzekeringsgids hierboven gelinkt, of neem contact op met ons supportteam via de Help-knop in Pabau — we helpen je graag door de installatie heen.

Was deze gids nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons duidelijkere artikelen te schrijven.

Voor meer gidsen, blader door de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Je kunt ook onze videoleerreeks bekijken, de Pabau Academy, of de Supportpagina bezoeken voor extra hulp.