Print of exporteer een claim als CMS-1500 - volledig formulier of alleen tekst voor voorbedrukt papier - stuur het zelf naar de verzekeraar en volg het op in Pabau.
Bijna elke verzekeraar accepteert elektronische claims via Claim.MD, en dat is altijd de snelste route - statussen, afwijzingen en betalingen komen automatisch terug in Pabau. Maar sommige verzekeraars vereisen nog steeds een per post verstuurde papieren claim, en sommige verzekeringsplannen accepteren alleen indieningen via hun eigen provider-portaal. Deze handleiding behandelt dat handmatige traject van begin tot eind: de CMS-1500 exporteren, deze zelf versturen en de claim in Pabau bijhouden zodat je dashboard klopt.
Voordat je begint:
De export bouwt het formulier op basis van je gevalideerde claim, dus dezelfde vereisten uit Setup gelden als bij elektronisch factureren - een volledig ingevuld factureringsprofiel, een NPI voor de behandelende zorgverlener, en de verzekeraar gekoppeld aan een payer (Setup → Claims → Claim.MD). Zie Insurance Guide Part 1.
1. Exporteer een CMS-1500-formulier
- Open de claim via Money → Insurance claims.
- Los alles op wat het claimscherm aangeeft - de export valideert de claim eerst, en alleen een correcte claim wordt geprint. Wat op papier komt te staan, is precies wat elektronisch verstuurd zou worden.
- Klik op Export in de kop van de claim en kies Print CMS-1500 form.
- Er opent een printvenster met het ingevulde NUCC 02/12-formulier. Print het, of kies Opslaan als PDF in het printvenster om een PDF te exporteren voor een upload naar een portaal.
Hetzelfde menu biedt ook Download superbill — een klantgerichte verklaring voor vergoeding buiten het netwerk, wat een ander document is dan de CMS-1500 die je naar een verzekeraar stuurt.
2. Printen op voorbedrukte CMS-1500-formulieren
Verzekeraars die het officiële origineel met rode inkt vereisen, wijzen een kopie op gewoon papier af. Laad voor die gevallen je voorbedrukte CMS-1500-formulieren in de printer en gebruik Export → Print CMS-1500 text only - hiermee worden alleen de claimwaarden geprint, zo gepositioneerd dat ze in de vakjes van het officiële formulier terechtkomen.
Tip: Uitlijning kan een of twee testpagina's kosten. Print eerst de versie met alleen tekst op gewoon papier en houd dit tegen het voorbedrukte formulier om de uitlijning te controleren; pas indien nodig de marges van je printer aan als de waarden buiten de vakjes vallen.
3. Markeer de claim als ingediend
Zodra je het formulier hebt verstuurd (of de claim hebt ingevoerd in het portaal van de verzekeraar), laat je dit weten aan Pabau. Open het ⋮-menu in de kop van de claim en kies Mark as submitted (paper).
Pabau valideert de claim nog één laatste keer (dezelfde volledigheidscontrole als bij de export) en verplaatst hem vervolgens naar Submitted. De claim wordt vergrendeld tegen bewerkingen, het dashboard telt hem mee bij je andere ingediende claims, en de claimgeschiedenis registreert dat deze handmatig is ingediend.
Belangrijk: een handmatig ingediende claim ontvangt geen elektronische statusupdates, afwijzingen of ERA's - de verzekeraar heeft geen elektronische koppeling terug naar deze claim. Registreer het resultaat zelf met de onderstaande stappen.
4. Wanneer de verzekeraar betaalt
Papieren claims worden meestal beantwoord met een per post verstuurde EOB en een cheque. Registreer dit op de claim met Record payer payment - voer het betaalde bedrag (en eventuele correcties) per factuurregel in, en de claim wordt afgehandeld als Paid, precies zoals bij een elektronische betaling. Dit slaat ook de afhandeling op, zodat je daarna nog steeds een secundaire verzekeraar kunt factureren.
Het registreren van het geld op de factuur zelf blijft de normale werkwijze voor verzekeringsbetalingen op het verkooppunt - zie Insurance Guide Part 4.
5. Wanneer de verzekeraar afwijst
Als de EOB terugkomt als een afwijzing, open dan het ⋮-menu en kies Mark as denied. De claim gaat naar Denied en wordt ontgrendeld, zodat je hem kunt corrigeren en opnieuw kunt indienen, of een beroep kunt starten bij de verzekeraar. Elke handmatige overgang wordt vastgelegd in de geschiedenis van de claim, samen met de elektronische gebeurtenissen.
6. Corrigeren en opnieuw indienen op papier - vakje 22
Wanneer je een gecorrigeerde claim opnieuw op papier indient, moet de verzekeraar vakje 22 ingevuld zien: de resubmission code (7 = vervanging, 8 = ongeldig maken) en het oorspronkelijke referentienummer - het claimnummer (ICN) van de verzekeraar uit de EOB of afwijzingsbrief.
- Als de claim vergrendeld is, open dan het ⋮-menu en kies Revert to draft. (Dit is beschikbaar voor gevalideerde, afgewezen, geweigerde en handmatig ingediende claims - een elektronisch ingediende claim die nog bij de verzekeraar ligt, kan niet worden teruggezet; maak deze in plaats daarvan ongeldig.)
- Voer je correcties door, open vervolgens de sectie Claim details en stel Resubmission code (box 22) en Original reference no. (payer ICN) in. Deze twee velden horen bij elkaar - Pabau valideert het ene niet zonder het andere.
- Exporteer de CMS-1500 opnieuw - vakje 22 bevat nu de code en het referentienummer - stuur het per post, en klik nogmaals op Mark as submitted (paper).
OPMERKING: vakje 22 is alleen van toepassing op papieren herindieningen. Wanneer je elektronisch opnieuw indient, stelt Pabau de frequentiecode en het claimnummer van de verzekeraar automatisch in - een geweigerde claim wordt automatisch opnieuw verstuurd als correctie, en deze velden worden dan genegeerd.
Veelgestelde vragen
-
Heb ik een gekoppeld Claim.MD-account nodig om een CMS-1500 te exporteren?
Nee. Validatie voor de export gebeurt binnen Pabau, dus printen en handmatig bijhouden werkt ook voordat je een account koppelt (of zonder). Je hebt wel de basisvereisten uit Setup nodig - factureringsprofiel, NPI's van zorgverleners, en de verzekeraar gekoppeld aan een payer.
-
Zal Pabau bij de verzekeraar navragen naar updates over een papieren claim?
Nee - er is geen elektronisch spoor om te controleren. De claim blijft Submitted totdat je zelf de beslissing van de verzekeraar registreert met Record payer payment of Mark as denied.
-
Waarom kan ik mijn claim niet terugzetten naar concept?
Alleen gevalideerde, afgewezen, geweigerde en handmatig ingediende claims kunnen worden teruggezet. Een elektronisch ingediende claim staat daadwerkelijk in de wachtrij van de verzekeraar - corrigeer deze via een herindiening (Pabau verstuurt deze als een frequency-7-correctie) of maak hem ongeldig, in plaats van de geschiedenis te bewerken. Betaalde claims kunnen nooit worden teruggezet.
-
Welke resubmission code kies ik?
7 vervangt een eerder afgehandelde claim met gecorrigeerde gegevens; 8 maakt de claim volledig ongeldig. Beide vereisen het oorspronkelijke claimnummer van de verzekeraar uit de EOB.
-
Kies ik beter voor papier of elektronisch?
Elektronisch, wanneer de verzekeraar dit ondersteunt - het is sneller, wordt automatisch bijgehouden, en Claim.MD schakelt zelfs namens jou over naar papier voor veel verzekeraars die alleen per post werken. Gebruik dit handmatige proces voor de uitzonderingen.
Wat is de volgende stap?
Nieuw met verzekeringsfacturering in Pabau? Begin met Part 1: set up the essentials, ga daarna verder met Part 2: client insurance setup, Part 3: connect appointments to insurance, en Part 4: submit and track claims electronically.
Was deze handleiding nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons om duidelijkere artikelen te schrijven.
Voor meer handleidingen, blader door de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Je kunt ook onze videoserie bekijken, de Pabau Academy, of bezoek de Support-pagina voor extra hulp.