Organisationsberichte (Multi-Account)

Die Organisationsberichte bieten Multi-Account-Organisationen eine Zentralensicht auf die gesamte Gruppe – fünf Berichte, die Live-Daten aus allen mit Ihrer Organisation verbundenen Unternehmen in einer einzigen Liste zusammenführen.

Sie beantworten: wie viele Kunden es in der gesamten Gruppe gibt, welche Termine in jeder Klinik gebucht sind und was jedes Unternehmen in Rechnung stellt und einzieht – ohne sich bei jedem Unternehmen einzeln anmelden zu müssen.

Wenn Ihre Organisation beispielsweise „Glow Aesthetics London“ und „Glow Aesthetics Manchester“ verbindet, zeigt die Organisations-Kundenliste den Londoner Datensatz von Emma Thompson und jeden Kunden aus Manchester in derselben Tabelle, wobei jede Zeile mit dem jeweiligen Unternehmen gekennzeichnet ist.

In diesem Artikel erklären wir, wer die Organisationsberichte sehen kann, wie Sie sie finden und was jeder der fünf Berichte zeigt.

Wer die Organisationsberichte sehen kann

Die Kategorie „Organisation“ wird nur angezeigt, wenn alle drei folgenden Bedingungen erfüllt sind:

Ihr Konto ist Teil einer Multi-Account-Organisation – einer Gruppe verbundener Pabau-Unternehmen (ein Hauptunternehmen plus zugehörige Mitgliedsunternehmen).
Die Multi-Account-Funktion ist für Ihre Organisation aktiviert.
Sie sind beim Hauptunternehmen angemeldet – dem Zentralkonto. Nutzer, die bei einem Mitgliedsunternehmen angemeldet sind, sehen den Reiter „Organisation“ nicht.

Darüber hinaus gibt es keine separate Berechtigung je Bericht – sobald der Reiter „Organisation“ sichtbar ist, sind alle fünf Berichte verfügbar. Die Daten beziehen sich immer nur auf Ihre eigene Organisation: Die Berichte können ausschließlich Unternehmen anzeigen, die mit ihr verbunden sind.

HINWEIS: Wenn Sie den Reiter „Organisation“ nicht sehen, sind Sie entweder bei einem Mitgliedsunternehmen statt beim Hauptunternehmen angemeldet, oder die Multi-Account-Funktion ist für Ihre Organisation nicht aktiviert.

So finden Sie sie

Schritt 1: Zur Analytics-Funktion navigieren

Melden Sie sich bei Ihrem Pabau-Konto an, und gehen Sie im linken Seitenmenü zu Analytics und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Reports“.

Schritt 2: Zum Berichte-Banner gehen

Klicken Sie im Banner „Try our new suite of reports“ auf Try it now.

Schritt 3: Die Kategorie „Organisation“ öffnen

Wählen Sie in der neuen Berichtsansicht den Kategorie-Reiter Organisation aus – beschrieben als „Berichte für alle Unternehmen, die mit Ihrer Multi-Account-Organisation verbunden sind“. Er enthält fünf Berichtskarten, die jeweils mit einem „New“-Abzeichen markiert sind:

Organisations-Kundenliste – alle Kunden aller verbundenen Unternehmen.
Organisations-Termine – alle Termine aller verbundenen Unternehmen.
Organisations-Zahlungen – alle Zahlungen aller verbundenen Unternehmen, mit einer Gesamtsumme.
Organisations-Rechnungen – alle Rechnungen aller verbundenen Unternehmen, mit einer Gesamtsumme.
Organisations-Rechnungspositionen – alle Rechnungspositionen aller verbundenen Unternehmen, mit einer Gesamtsumme.

Klicken Sie auf eine Karte, um den Bericht zu öffnen.

Symbolleisten-Steuerelemente (alle fünf Berichte)

Jeder Organisationsbericht basiert auf derselben Berichtsvorlage, daher funktioniert die Symbolleiste bei allen fünf gleich:

Filter und Suche (alle fünf Berichte)

Alle fünf Berichte teilen sich dieselben drei Filter sowie ein berichtsspezifisches Suchfeld:

Zeitraum – Das Datum, nach dem der Bericht filtert, benannt nach der jeweiligen Datumsspalte des Berichts: Erstellungsdatum (Kundenliste), Termindatum (Termine), Zahlungsdatum (Zahlungen) und Rechnungsdatum (Rechnungen und Rechnungspositionen). Standardmäßig die letzten 30 Tage, sodass der Bericht mit einer Begrenzung öffnet, mit Voreinstellungen für Heute, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage, Letzte 90 Tage und Dieses Jahr – und kann auf einen beliebigen benutzerdefinierten Zeitraum geändert oder gelöscht werden.
Unternehmen – Optional, Mehrfachauswahl, durchsuchbar. Standardmäßig „Alle Unternehmen“. Die Optionen umfassen Ihr Hauptunternehmen sowie alle Mitgliedsunternehmen.
Standort – Optional, Mehrfachauswahl, durchsuchbar. Standardmäßig „Alle Standorte“. Da derselbe Standortname bei mehr als einem Unternehmen vorkommen kann, ist jede Option mit dem zugehörigen Unternehmen gekennzeichnet, z. B. „City Clinic · Glow Aesthetics London“.
Suche – Sucht gleichzeitig in allen Unternehmen; was durchsucht wird, unterscheidet sich je Bericht (siehe unten bei jedem Bericht).

Die Tabelle zeigt 50 Zeilen pro Seite, während die Ergebnisbeschriftung am unteren Rand immer die Gesamtzahl über alle Unternehmen hinweg anzeigt (z. B. „1.240 Kunden“).

Organisations-Kundenliste

Eine Liste aller Kunden aller verbundenen Unternehmen. Die Seite öffnet sich als „Organisationskunden“ mit dem Breadcrumb Reports > Organisation > Organisationskunden.

Suche: durchsucht den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Mobilnummer eines Kunden – das Suchfeld zeigt „Name, E-Mail oder Mobilnummer suchen…“.

Dieser Bericht ist eine reine Liste – er hat keine Summenzeile.

Organisations-Termine

Alle Termine aller verbundenen Unternehmen. Die Zeilen sind nach Unternehmen gruppiert und werden innerhalb jedes Unternehmens nach dem neuesten Termin zuerst angezeigt, wobei Datum und Uhrzeit in der jeweiligen Ortszeit der Klinik angezeigt werden.

Suche: durchsucht die Leistung oder den Kundennamen – das Suchfeld zeigt „Leistung oder Kundennamen suchen…“.

HINWEIS: Stornierte Termine, unbestätigte Online-Buchungen und interne Pufferbuchungen sind von diesem Bericht ausgeschlossen. Wenn ein erwarteter Termin nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob er in eine dieser drei Gruppen fällt, bevor Sie davon ausgehen, dass Daten fehlen.

Dieser Bericht hat keine Summenzeile.

Organisations-Zahlungen

Alle Zahlungen aller verbundenen Unternehmen. Es werden nur Zahlungen angezeigt, die gegen eine nicht stornierte Rechnung getätigt wurden, und der Standortfilter sowie die Standortspalte entsprechen dem Standort auf der Rechnung der Zahlung.

Suche: durchsucht den Zahler, die Rechnungsnummer oder die Zahlungsmethode – das Suchfeld zeigt „Zahler, Rechnungsnr. oder Zahlungsmethode suchen…“.

Eine einzelne Gesamt-Zeile summiert die Spalte Betrag über alle erreichbaren Unternehmen, und der CSV-Export enthält die Summenzeile. Beachten Sie den Hinweis zu gemischten Währungen unten, bevor Sie Summen über Unternehmen vergleichen, die in unterschiedlichen Währungen abrechnen.

Organisations-Rechnungen

Alle Rechnungen aller verbundenen Unternehmen. Stornierte Rechnungen sind ausgeschlossen.

Suche: durchsucht die Rechnungsnummer, den Kundennamen oder den Schuldner – das Suchfeld zeigt „Rechnungsnr., Kunde oder Schuldner suchen…“.

Die fünf Geldspalten (Netto, Steuer, Brutto, Bezahlt, Saldo) sind rechtsbündig und werden in der eigenen Währung des ausstellenden Unternehmens angezeigt, und die Summenzeile summiert alle fünf über das gesamte Ergebnis – betrachten Sie eine Summenzeile mit gemischten Währungen als Näherungswert (siehe Hinweis unten). Dieser Bericht wird im Querformat gedruckt, und sein CSV-Export enthält die Summenzeile.

Organisations-Rechnungspositionen

Alle Rechnungspositionen aller verbundenen Unternehmen – der detaillierteste der fünf Berichte, ideal für eine Analyse der Verkäufe auf Positionsebene über die gesamte Gruppe. Stornierte Rechnungen und Erstattungszeilen sind ausgeschlossen, entsprechend den Verkaufsberichten für einzelne Unternehmen.

Suche: durchsucht den Artikelnamen oder die Nummer und den Kundennamen der zugehörigen Rechnung – das Suchfeld zeigt „Artikel, Rechnungsnr. oder Kunde suchen…“.

HINWEIS: Zahlungen werden pro Rechnung erfasst, nicht pro Position – daher zeigt jede Zeile derselben Rechnung dieselbe(n) Zahlungsmethode(n). Die Spaltenüberschrift „Zahlungsmethode(n)“ enthält im Bericht einen Info-Tooltip, der dies erklärt.

Die Summenzeile zeigt Gesamtmenge, Gesamtstückpreis, Gesamtsteuer und Gesamt Artikel Netto. Dieser Bericht wird im Querformat gedruckt, und sein CSV-Export enthält die Summenzeile.

Regionsübergreifende Daten und Teilergebnisse

Die Unternehmen einer Organisation können in unterschiedlichen Pabau-Regionen gehostet sein. Jeder Organisationsbericht ruft Daten aus der Region jedes Unternehmens ab und fasst die Ergebnisse in einer Tabelle zusammen.

Wenn die Region eines Unternehmens vorübergehend nicht erreichbar ist, werden die Zeilen dieses Unternehmens ausgelassen und ein Hinweis erscheint – zum Beispiel „Einige Unternehmen konnten nicht erreicht werden – ihre Kunden werden nicht angezeigt.“ – während der Rest des Berichts trotzdem geladen wird. Klicken Sie auf Aktualisieren, um es erneut zu versuchen, sobald die Region wieder verfügbar ist.

Gemischte Währungssummen

Bei Organisations-Zahlungen, Organisations-Rechnungen und Organisations-Rechnungspositionen ist die Summenzeile eine einfache Addition der angezeigten Beträge – sie rechnet nicht zwischen Währungen um. Wenn die Unternehmen Ihrer Organisation in unterschiedlichen Währungen abrechnen, erscheint eine Warnung:

„Diese Organisation verwendet mehrere Währungen – die Summe kombiniert diese. Filtern Sie nach Unternehmen, um eine genaue Summe zu erhalten.“

Um eine genaue Zahl zu erhalten, verwenden Sie den Filter Unternehmen, um jeweils ein Unternehmen (bzw. eine Währung) anzuzeigen, und lesen Sie die Summenzeile pro Unternehmen ab.

Mit diesem Verständnis können Sie die Organisationsberichte sicher nutzen, um Kunden, Buchungen und Umsatz in Ihrer gesamten Gruppe vom Hauptunternehmen aus zu überwachen – ohne sich bei jedem Konto einzeln anmelden zu müssen.