Boek de afspraak in de agenda, controleer de dekking, documenteer diagnoses en stuur de factuur naar de verzekeraar - de claim bouwt zichzelf op basis van wat je al hebt vastgelegd.
Hier betaalt de instelling zich uit. Door een afspraak aan een verzekering te koppelen, breng je de dekking van de klant (deel 2), de afspraakgegevens en je klinische documentatie samen — zodat de claim die je in deel 4 indient, vanaf het begin klopt.
In deze handleiding leer je hoe je:
- De afspraak in de agenda boekt
- De dekking bevestigt vóór elke afspraak
- De afspraak afrondt en diagnoses documenteert
- De verzekeraar aan de afspraak koppelt
- De afspraak bij de verzekeraar factureert — waarmee de claim wordt aangemaakt
📌 Let op: In Pabau wordt de claim aangemaakt vanuit de factuur van de afspraak: zodra een factuur wordt uitgereikt aan een verzekeraar, verschijnt deze op het dashboard Verzekeringsclaims. Door de factuur aan de afspraak te koppelen, worden de gegevens van de afspraak automatisch overgenomen op de claim.
1. Boek de afspraak
Alles begint bij de Agenda, waar elke behandelaar zijn eigen kolom heeft voor de dag:
Klik op een vrij tijdslot om de afspraak aan te maken. Het aanmaakvenster opent met het tijdslot, de behandelaar en de locatie al ingevuld:
- Zoek de klant — zoek op naam, telefoonnummer of e-mail, of voeg meteen een nieuwe klant toe.
- Kies de dienst — zoek op naam of code van de dienst; prijzen, duur en aanbetalingsvereisten worden direct getoond.
- Breng de afspraak in rekening bij de verzekeraar (optioneel) — open het bewerk-formulier van de dienstregel. Wanneer de klant een verzekeringspolis heeft geregistreerd (deel 2), verschijnen er drie extra velden: In rekening brengen bij (wie betaalt — de verzekeraar van de klant, of Klant (zelf)), Prijslijst (het onderhandelde tarievenschema van de verzekeraar, automatisch gekozen als er maar één is), en Machtigingsdossier (koppel een voorafgaande machtiging — kies een bestaand dossier of klik op + Nieuw dossier om meteen het machtigingsnummer van de verzekeraar vast te leggen).
- Pas indien nodig de tijd, ruimte of behandelaar aan, voeg notities toe en bevestig de boeking.
De betaler en machtiging die je hier instelt, blijven aan de afspraak gekoppeld: de factuur wordt uitgereikt aan de verzekeraar en het machtigingsnummer wordt vooraf ingevuld in vak 23 (voorafgaande machtiging) op de claim.
2. Bevestig de dekking vóór elke afspraak
Dekking verandert in de loop van de tijd — polissen eindigen, eigen risico's worden gereset, vergoedingen raken op. Door voorafgaand te controleren, spoor je problemen op terwijl ze nog op te lossen zijn:
- Open de polis van de klant op het tabblad Verzekering en voer Dekking zoeken uit, of maak een volledig rapport over recht op vergoeding en dekking aan vanuit de claim.
- Controleer opnieuw wanneer de polis wijzigt, elke 30 dagen bij terugkerende zorg, bij elk nieuw zorgtraject, of vlak vóór de afspraak.
- Bevestig het eigen bijdrage- en eigen risicobedrag op de polis, zodat de balie weet wat er die dag geïnd moet worden.
3. Rond de afspraak af en documenteer diagnoses
Open de afspraak vanuit de agenda om deze gedurende de dag te verwerken — het pop-upvenster volgt de status van de afspraak (Aangekomen → Wordt behandeld → Afgerond) en bevat de dienst, deelnemers, notities en formulieren:
Nauwkeurige documentatie ondersteunt de medische noodzaak die je claim aantoont:
- Leg de aandoeningen van de klant vast als Problemen in het EMR — diagnoses die aan de afspraak gekoppeld zijn, zijn het sterkste bewijs.
- Wanneer je later de claim opent, vult Pabau de ICD-10-diagnosevelden automatisch in op basis van de actieve Problemen van de klant (met voorrang voor afspraakgebonden problemen), en kun je in de volledige ICD-10-bibliotheek zoeken naar al het overige.
- Elke kostenregel op de claim verwijst naar een diagnose (CMS-1500 vakken 21 en 24E) — Pabau legt die koppelingen automatisch voor je.
4. Koppel de verzekeraar aan de afspraak
Als je de afspraak bij het boeken (stap 1) niet in rekening hebt gebracht bij de verzekeraar, of als je de betaler achteraf moet wijzigen, kun je dit alsnog koppelen aan de geboekte afspraak — vóórdat er een factuur bestaat:
- Open de afspraak en klik op het bewerk-icoon op de kaart Diensten.
- Kies onder In rekening brengen de verzekeraar van de klant (en, als je onderhandelde tarieven factureert, de bijbehorende Prijslijst).
- Bevestig met het vinkje — de afspraak neemt de betaler nu mee naar de facturatie, zodat de factuur zonder opnieuw invoeren wordt uitgereikt aan de verzekeraar.
5. Factureer de afspraak bij de verzekeraar
Zodra de afspraak is afgerond, maak je de factuur aan vanuit het pop-upvenster van de afspraak. Op het tabblad Details van de factuur:
- Het veld Afspraak koppelt de factuur aan de afspraak.
- Uitgereikt aan toont de betaler — al ingesteld als je de verzekeraar aan de afspraak hebt gekoppeld, of kies hier zelf uit de klant en diens verzekeraars.
- Int de eigen bijdrage van de klant op het moment van verkoop, zodat alleen het deel van de verzekeraar op de claim komt te staan.
Zodra de factuur wordt uitgereikt aan een verzekeraar, verschijnt deze onder Geld → Verzekeringsclaims als conceptclaim — vooraf ingevuld op basis van de afspraak, het klantdossier en de polis:
Wat is de volgende stap?
Je afspraak is geboekt, gedocumenteerd en gefactureerd bij de verzekeraar. Dien nu de claim in en volg deze op: Verzekeringshandleiding deel 4: Verzekeringsclaims indienen en volgen. Of ga terug naar Aan de slag met verzekeringsfacturatie voor het volledige overzicht.