Een rapport bewerken

Dit artikel begeleidt je stap voor stap bij het bewerken van een opgeslagen aangepast rapport.

Je kunt een opgeslagen aangepast rapport op twee plekken bewerken: de nieuwe rapportenhomepage (via het driepuntsmenu van elk rapport en de rapportbuilder) of de klassieke Rapporten-pagina. Deze handleiding behandelt beide.

Stap 1:  Ga naar de functie Analytics

Log in op je Pabau-account en ga in het linkermenu naar Analytics, klik vervolgens op de knop "Reports". Zodra je op Reports klikt, zie je alle standaard, vooraf gebouwde rapporten.

---

Bewerken vanaf de nieuwe rapportenhomepage

Als jouw account de nieuwe rapportenhomepage gebruikt (te openen via de banner "Try our new suite of reports" — zie onze handleiding New Suite of Reports), beheer je aangepaste rapporten rechtstreeks vanuit de rapportenlijst.

Stap 2: Open "My reports"

Klik in het linkermenu van de rapportenhomepage op My reports om de aangepaste rapporten te zien die je hebt opgeslagen.

Stap 3: Gebruik het driepuntsmenu

Elke rapportregel heeft rechts een driepuntsmenu met alles wat je nodig hebt om het rapport te beheren:

• Rename — bewerk de naam van het rapport direct in de lijst.
• Manage access — bepaal wie het rapport kan openen of wijzigen (zie de volgende stap).
• Duplicate — maak een kopie van het rapport om mee te experimenteren.
• Go to [data type] — spring naar de Pabau-pagina voor de gegevens waarop het rapport is gebaseerd (bijvoorbeeld "Go to Clients").
• Change ownership — draag het rapport over aan een ander teamlid. Kies de nieuwe eigenaar en bevestig — deze persoon wordt vanaf dat moment eigenaar van het rapport.
• Customize — open het rapport in de rapportbuilder, waar je de filters, kolommen en grafiek kunt aanpassen en vervolgens je wijzigingen kunt opslaan.
• Delete — verwijder het rapport permanent. Je wordt gevraagd om te bevestigen, want dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

LET OP: Rename, Manage access, Change ownership en Delete verschijnen alleen bij rapporten die je zelf bezit.

Stap 4: Toegang beheren

Als je Manage access kiest, opent het paneel "Who can access this report". Kies een van de toegangsniveaus:

• Private to the creator — alleen jij kunt het rapport openen.
• Everyone can access — alle medewerkers in je account kunnen het openen.
• Specific users or teams — kies precies wie, en wat ze mogen doen. Elke persoon kan worden ingesteld op Hidden (kan het rapport niet zien), View only (kan openen, niet wijzigen), of View & edit (kan openen en wijzigen). Gebruik de "Set all"-opties om in één keer een niveau toe te passen op iedereen — Hide from everyone, Everyone can view, of Everyone can edit — en wijs hele teams toe waar je die gebruikt.

Klik op Save access om je wijzigingen toe te passen.

Stap 5: Bewerken vanuit het rapport zelf

Je kunt het rapport ook openen en de filters en kolommen rechtstreeks in de rapportweergave aanpassen. Zodra je een wijziging aanbrengt, verschijnt een knop Save as — deze laat het originele rapport ongewijzigd en slaat jouw versie op als nieuw rapport. Om het opgeslagen rapport zelf te wijzigen, gebruik je Customize in het driepuntsmenu.

---

Bewerken vanaf de klassieke Rapporten-pagina

Op de klassieke Rapporten-pagina gebeurt het bewerken in het bewerkingsscherm van het rapport, te beginnen bij het tabblad "My Reports".

Stap 2: Zoek en open de opgeslagen aangepaste rapporten

Zoek binnen het gedeelte "Reports" naar het tabblad "My Reports" aan de linkerkant van het scherm. Klik op dit tabblad om een lijst met je opgeslagen aangepaste rapporten te openen. Zoek het specifieke rapport dat je wilt bewerken en klik op de naam ervan om het te openen.

Zodra het opgeslagen aangepaste rapport is geopend, zoek je naar de knop "Edit" in de rechterbovenhoek van het scherm. 

Stap 3: Filters aanpassen

Nadat je op "Edit" hebt geklikt, kom je op het bewerkingsscherm van het rapport terecht. Hier kun je de huidige filters die op je rapport zijn toegepast, aanpassen. Filters zijn essentieel om de gegevens te verfijnen, zodat je je kunt richten op specifieke informatie.

• Een filter toevoegen: Klik op het plusteken onder de bestaande filters en voer vervolgens de details van je nieuwe filter in.
• Een filter bewerken: Zoek het filter dat je wilt aanpassen. Klik op het specifieke onderdeel binnen dat filter dat je wilt wijzigen, selecteer een andere optie in het vervolgkeuzemenu en sla je wijzigingen op.
• Een filter verwijderen: Beweeg je muis over het filter dat je wilt verwijderen en klik op het "X"-icoon dat verschijnt.

 

Elk filter heeft vier onderdelen - object, veld, operator en waarde.

In de onderstaande screenshot zie je een voorbeeld van de vier onderdelen in het rapport "Appointments by Location".

• Object: Dit is waar je op focust ("Appointment").
• Field: Dit is het specifieke detail waarin je geïnteresseerd bent ("Appointment date").
• Operator: Dit laat zien hoe het veld zich verhoudt tot de waarde ("is").
• Value: Dit is de specifieke data waar je naar kijkt ("this month").

Elk van deze onderdelen kan worden aangepast door er simpelweg op te klikken en een andere optie te selecteren.

Bijvoorbeeld:

• Als je wilt dat je rapport alle afspraken bevat behalve die welke voor de huidige maand zijn gepland, kun je de operator wijzigen naar "is not" om ze uit te sluiten.
• Als je alle afspraken voor een bepaalde locatie in een andere periode wilt bekijken — zoals vorige maand, vorig kwartaal, of een andere periode — klik dan gewoon op de huidige waarde (bijv. "this month"). Je krijgt dan een lijst met beschikbare opties om je gewenste periode in te stellen.

Deze voorbeelden laten slechts een paar opties zien. Het systeem heeft veel filters die je kunt combineren om gedetailleerde, aangepaste rapporten te maken.

LET OP: Alle wijzigingen die je aan de filters aanbrengt, worden automatisch weergegeven in de rapportgegevens onderaan het scherm. Als je de gegevens wilt vernieuwen, klik dan op de knop "Run" in de rechterbovenhoek van het scherm. 

Stap 4: De rapportnaam wijzigen en weergegeven kolommen aanpassen

Als je de naam van het rapport wilt wijzigen, klik je gewoon op het naamveld bovenaan het bewerkingsscherm. Hiermee kun je de rapportnaam bewerken en bijwerken naar wens. Door het rapport een nieuwe naam te geven, kun je het duidelijker maken en eventuele wijzigingen in het doel ervan weerspiegelen.

Je kunt ook de kolommen aanpassen die in het rapport worden weergegeven. De weergegeven kolommen helpen je de juiste inzichten uit je gegevens te halen. Om kolommen te bewerken, zoek je het "Columns"-vak aan de linkerkant van het scherm. Hier kun je kolommen toevoegen of verwijderen om het rapport aan te passen aan je huidige behoeften.

Stap 5: Toegang beheren

Nadat je het rapport hebt geopend, vind je in de rechterbovenhoek van het scherm de knop "Manage Access", weergegeven met een persoonicoon. Klik op deze knop om naar de toegangsinstellingen te gaan. Hier kun je kiezen wie toegang heeft tot het rapport en bepalen of ze het alleen mogen bekijken of ook mogen bekijken en bewerken. 

Stap 6: Wijzigingen opslaan

Zodra je de benodigde bewerkingen hebt gemaakt, vergeet dan niet je wijzigingen op te slaan door op de knop "Save" in de rechterbovenhoek te klikken. Deze stap zorgt ervoor dat het bijgewerkte aangepaste rapport de door jou aangebrachte wijzigingen weerspiegelt.

LET OP: Je kunt ook meer leren over  dit onderwerp door een les te bekijken op  Pabau Academy. Daarnaast raden we aan om ons artikel  Reports te lezen voor een uitgebreidere verkenning van dit onderwerp.

---

Voor meer handleidingen, raadpleeg de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer aanvullende handleidingen, of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.

Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, om de extra handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een holistische leerervaring die je kan uitrusten met de essentiële vaardigheden om succesvol te zijn met Pabau.