Met aangepaste rapporten kun je je data-analyse afstemmen op je specifieke behoeften. Volg deze eenvoudige stappen om efficiënt aangepaste rapporten te maken binnen Pabau.
Stap 1: Ga naar Analytics
Log in op je Pabau-account, en ga in het linker zijbalkmenu naar Analytics, klik dan op de knop "Reports". Kom je op de oude Reports-pagina terecht, klik dan op Try it now op de banner "Try our new suite of reports" om de nieuwe rapportenervaring te openen.
Klik rechtsboven in de nieuwe rapportweergave op de knop "Build a custom report" (met een toverstok-icoontje) om het maken van een rapport te starten. Op het tabblad Featured kun je ook de kaart "Custom builder" gebruiken en op "Start a custom report" klikken- beide openen dezelfde builder.
OPMERKING: Voor het maken van aangepaste rapporten heb je de medewerkersrechten "Can create custom reports" nodig- zonder deze rechten is de knop uitgeschakeld.
Stap 2: Selecteer een dataobject
Er verschijnt een schermvullende kiezer "Data Objects" waarin je kiest waarover je wilt rapporteren: Clients, Leads, Appointments, Invoices, Line Items, Payments, Activities, of Forms. Dit zijn de specifieke datasets of categorieën waarop je rapport zich richt. Selecteer zorgvuldig het dataobject dat past bij je rapportagebehoeften. (Als je Forms kiest, ga je naar het Forms-rapportagescherm in plaats van de builder.)
Stap 3: Kies een startpunt voor het rapport
Nadat je het dataobject hebt geselecteerd, heb je twee manieren om verder te gaan. Je kunt klikken op een van de aangeboden rapportideeën, afgestemd op veelvoorkomende analysescenario's, of ervoor kiezen om helemaal opnieuw te beginnen door op de knop "Start from scratch" te klikken.
De laatste optie geeft je volledige vrijheid om een rapport te ontwerpen dat precies aansluit bij je wensen.
Stap 4: Rapport benoemen, beschrijven en indelen
Klik boven in de builder op de rapportnaam om deze te bewerken- een rapportnaam is verplicht voordat je kunt opslaan. Je kunt ook een optionele beschrijving toevoegen zodat collega's begrijpen wat het rapport laat zien, en het rapport indelen in een map via de map-dropdown ("No folder" is de standaard). Mappen zijn onderdeel van de add-on Insights Plus.
Stap 5: Velden (kolommen) toevoegen en ordenen
De kolommen die in het rapport worden weergegeven, worden beheerd in de zijbalk "Fields" links in de builder. Gebruik de zoek-dropdown om velden te vinden en toe te voegen- inclusief je aangepaste velden- en sleep ze vervolgens om de kolomvolgorde te wijzigen, of stel een veld in om oplopend of aflopend te sorteren. Verwijder een veld om de bijbehorende kolom uit het rapport te halen.
Stap 6: Filters toevoegen, bewerken, verwijderen en vergrendelen
Om een filtervoorwaarde toe te voegen, klik je op het plusteken onder de bestaande voorwaarde en vul je de nieuwe filtergegevens in.
Om een filter te bewerken, zoek je de voorwaarde die je wilt aanpassen, klik je op het element dat je wilt wijzigen en kies je een andere optie uit de dropdown.
Om een filter te verwijderen, beweeg je met je muis over de voorwaarde die je wilt verwijderen en klik je op het "X"-teken.
Om een filter te vergrendelen zodat niemand die het rapport bekijkt het kan wijzigen, klik je op het hangslot-icoontje naast de voorwaarde. Klik opnieuw op het hangslot om het te ontgrendelen. Vergrendelde filters worden als onderdeel van het rapport opgeslagen. (Bij datumfilters blijft de datumwaarde zelf aanpasbaar, ook als deze vergrendeld is- de vergrendeling bevriest alleen het veld en de operator.)
Elk filter bestaat uit vier onderdelen- object, veld, operator en waarde.
In de screenshot hieronder zie je een voorbeeld van deze vier onderdelen in het rapport "Appointments by Location".
- Object: Dit is waar je je op richt ("Appointment").
- Veld: Dit is het specifieke detail waarin je geïnteresseerd bent ("Appointment date").
- Operator: Dit toont hoe het veld zich verhoudt tot de waarde ("is").
- Waarde: Dit is de specifieke data waarnaar je kijkt ("this month").
Elk van deze onderdelen kan worden aangepast door erop te klikken en een andere optie te kiezen.
Wil je bijvoorbeeld alle afspraken bekijken behalve die van deze maand, dan kun je de operator wijzigen naar "is not" om ze uit te sluiten.
Wil je alle afspraken voor een specifieke locatie zien binnen een andere periode, zoals vorige maand, vorig kwartaal of een andere periode, klik dan op de huidige waarde (bijv. "this month"). Vervolgens kun je kiezen uit een lijst met beschikbare opties om je gewenste periode in te stellen.
Deze voorbeelden laten slechts een deel van de mogelijkheden zien. Het systeem biedt veel filters die je kunt combineren om gedetailleerde, aangepaste rapporten te maken.
OPMERKING: Alle wijzigingen aan de filters worden automatisch weergegeven in de rapportgegevens onderin het scherm- er is geen "Run"-knop, en handmatig vernieuwen is niet nodig.
Stap 7: Datavisualisatietools gebruiken
In de sectie Type van de builder kies je hoe de rapportgegevens worden gevisualiseerd: Table, Pie, Donut, Bar, Line, of Number. Voor grafiektypes kun je ook de dropdowns Segment by, Measure by en View by instellen om te bepalen hoe de data wordt gegroepeerd, geteld en uitgesplitst over tijd, en "Chart settings" openen om de labelkleur en tekengrootte aan te passen.
OPMERKING: De grafiektypes Bar en Line en "Chart settings" zijn onderdeel van de add-on Insights Plus. Als je account Insights Plus niet actief heeft, word je bij het selecteren ervan doorgestuurd naar de Insights Plus-pagina onder Setup > Subscription, waar je er meer over kunt lezen en het kunt activeren.
Stap 8: Toegang beheren
Nieuwe aangepaste rapporten zijn standaard privé voor jou. Klik op de knop "Manage access" in de header van de builder om het paneel Manage access te openen. Daar kun je kiezen:
- Privé voor de maker- alleen jij kunt het rapport openen.
- Iedereen heeft toegang- alle medewerkers in je account.
- Specifieke gebruikers of teams- kies precies wie en wat ze mogen doen. Elke persoon kan worden ingesteld op Verborgen (kan het rapport niet zien), Alleen bekijken (kan openen, niet wijzigen), of Bekijken en bewerken (kan openen en wijzigen).
Stap 9: Rapport opslaan
Als je alles hebt ingesteld, klik je op de knop "Save Report" rechtsboven in de builder. Je nieuwe aangepaste rapport wordt opgeslagen en weergegeven onder "My reports" in de zijbalk van de rapporten.
Als je de builder probeert te verlaten zonder op te slaan, verschijnt er een bevestiging- kies "Leave without saving" om het rapport te negeren, of blijf om verder te werken.
OPMERKING: Je kunt ook meer leren over dit onderwerp door een les te bekijken op Pabau Academy.
Daarnaast raden we aan om ons artikel Custom Reports te lezen voor een uitgebreidere verdieping in dit onderwerp, en How to Edit a Custom Report voor het bijwerken van een rapport dat je al hebt opgeslagen.
Wat is de volgende stap?Wil je je oriënteren op de Reports-pagina zelf- de secties in de zijbalk, de categorietabbladen en wat de badges betekenen- bekijk dan A Tour of the Reports Page. Voor een uitleg van elke functie in de builder op één plek, inclusief de filteroperators en grafiektypes, zie de Report Builder screen reference. En om je kolommen met vertrouwen te kiezen, biedt de report fields reference een overzicht van elk veld en wat het laat zien.
Voor meer handleidingen, bekijk de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer extra handleidingen, of gebruik de zoekbalk boven aan de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de extra handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een holistische leerervaring waarmee je de essentiële vaardigheden ontwikkelt om succesvol te zijn met Pabau.