Les formulaires médicaux dans Pabau sont bien plus que de simples questions d’admission — ils constituent un élément central de la documentation, de la conformité et de l’expérience client de votre clinique.
Qu’il s’agisse d’un formulaire de consentement, d’une note SOAP ou d’un historique médical complet, un formulaire bien structuré vous fera gagner du temps et protégera votre activité.
Voici les bonnes pratiques pour créer des formulaires intelligents, professionnels et efficaces, que votre équipe et vos clients apprécieront d’utiliser.
REMARQUE : Besoin d’aide pour créer ou modifier des formulaires ? Commencez ici.
Bonnes pratiques générales de configuration
1. Incluez le logo de votre clinique sur chaque formulaire
Votre logo doit être visible sur tous les formulaires, qu’il soit rempli par un client ou un membre du personnel.
Cela garantit une image de marque cohérente sur tous les formulaires et documents téléchargeables.
ASTUCE : Copiez cette balise pour lier le logo de votre entreprise que vous avez téléchargé dans le système à ce formulaire.
<-> Logo de l'entreprise (company)
2. Associez chaque formulaire à un service
Chaque formulaire doit être associé à au moins un traitement ou un service de consultation — même si vous ne l’envoyez pas au client.
Pourquoi ? Cela garantit que le formulaire apparaît automatiquement dans le parcours lorsque le service est réservé.
REMARQUE : Consultez cet article pour savoir comment associer des formulaires à des services.
Utilisation intelligente des champs
3. Utilisez des champs client avec des valeurs par défaut
Les valeurs par défaut réduisent la saisie manuelle et aident à standardiser la collecte de données.
Exemple :
Question : Quel est votre genre ?
Type de champ : Liste déroulante
Valeur par défaut : Je préfère ne pas répondre
REMARQUE : En savoir plus sur les valeurs par défaut ici.
4. Utilisez des champs liés
Les champs liés transfèrent automatiquement les données vers le profil client — ce qui vous fait gagner du temps et réduit la double saisie.
Exemple :
Question : Quelle est votre adresse e-mail actuelle ?
Type de champ : E-mail
Lié à : Champ e-mail du client
REMARQUE : Découvrez comment utiliser les champs liés ici.
5. Utilisez les bons types de champs
Utiliser les bons types de saisie permet de garder des formulaires clairs, faciles à remplir, et compatibles avec les analyses et les exports.
Bonnes pratiques pour les formulaires d’admission et de consentement
6. Créez un seul formulaire d’admission lié à tous les services
Plutôt que de répéter les questions, créez un formulaire d’admission unique avec des questions générales de santé et associez-le à tous les services.
Exemples de sections à inclure :- Informations personnelles (champs liés)
- Questions sur le mode de vie
- État de grossesse
- Allergies et médicaments
- Antécédents médicaux pertinents
7. Créez des formulaires de consentement distincts pour chaque traitement
Chaque type de traitement doit avoir son propre formulaire de consentement, rédigé dans un langage simple.
Exemple :
Nom du formulaire : Consentement Botox
Texte de consentement :
Je comprends que le Botox est un médicament sur ordonnance utilisé pour réduire l’apparence des rides.
J’ai déclaré toute allergie, tout médicament ou toute condition susceptible d’interférer avec le traitement.
Je comprends les risques et les résultats attendus du traitement au Botox.
Champ de signature : Obligatoire
Case à cocher : [✓] Je consens à recevoir un traitement au Botox
8. Incluez un formulaire de consentement RGPD
Si vous collectez des données personnelles, un consentement RGPD/confidentialité des données est fortement recommandé.
Exemple de texte :
« Vos données sont stockées en toute sécurité conformément au RGPD. Elles ne seront pas partagées sans votre consentement. »
[✓] J’accepte les conditions de stockage et de traitement des données.
9. Incluez un formulaire de consentement photographique
Si votre clinique prend des photos avant/après, demandez aux clients d’accepter la manière dont ces images pourront être utilisées.
Exemples d’options :
[✓] Je consens à l’utilisation interne de mes photos de traitement
[✓] Je consens à l’utilisation des photos à des fins marketing (réseaux sociaux, site web, etc.)
Bonnes pratiques pour les notes de traitement
10. Créez une note de traitement par traitement
Rendez les notes de traitement spécifiques à chaque service afin de guider la documentation.
Exemple :
Note de traitement Botox
-
Produit utilisé : ____________________
-
Dosage (unités) : ___________________
-
Zones traitées : ____________________
-
Notes : ___________________________
11. Créez une note générale (format SOAP)
Utilisez une note de traitement générale, comme une note SOAP, lorsqu’aucun formulaire spécifique au traitement ne s’applique.
Exemple :
Nom du formulaire : Note générale – SOAP
-
Subjectif : Ce que rapporte le client
-
Objectif : Observations du praticien
-
Évaluation : Évaluation du praticien
-
Plan : Prochaines étapes / approche de traitement
Astuce de pro : Utilisez les composants intelligemment
-
Utilisez le composant Conditions médicales pour sélectionner des conditions courantes comme le diabète, l’asthme ou les problèmes cardiaques
-
Utilisez le téléchargement de fichiers pour permettre aux clients de télécharger des résultats antérieurs ou des lettres de recommandation
-
Utilisez l’outil de dessin pour annoter les zones de traitement (idéal pour les injectables ou le laser)
Liste de contrôle finale des bonnes pratiques
Des formulaires médicaux bien conçus ne se contentent pas de collecter des informations — ils simplifient les opérations de votre clinique, vous protègent juridiquement et offrent une expérience plus fluide à vos clients.
En suivant ces bonnes pratiques, vous vous assurez que chaque formulaire que vous envoyez est clair, conforme et adapté à vos services.
Même si vous avez déjà des formulaires en place, il est utile de les revoir de temps en temps pour vérifier les formulations obsolètes, les champs manquants ou les améliorations possibles de la structure. Un petit ajustement peut faire gagner des heures à votre équipe à long terme.
Si vous n’êtes pas sûr de la manière de structurer un formulaire ou du contenu à inclure, nous sommes là pour vous aider. Contactez-nous simplement, et notre équipe pourra vous guider.
Vos formulaires doivent refléter la même qualité et le même professionnalisme que vous offrez dans vos traitements.
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De plus, pour vous aider à pleinement utiliser et comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons d’explorer les guides et ressources supplémentaires proposés par Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo approfondis et des leçons, offrant une expérience d’apprentissage complète qui peut vous doter des compétences essentielles pour réussir avec Pabau.