Réservez la visite dans le calendrier, vérifiez la couverture, documentez les diagnostics et émettez la facture à l'assureur - la demande de remboursement se construit à partir de ce que vous avez déjà enregistré.
C'est là que la configuration porte ses fruits. Connecter une visite à l'assurance relie la couverture du client (partie 2), les détails du rendez-vous et votre documentation clinique — afin que la demande de remboursement que vous soumettez dans la partie 4 soit exacte dès le départ.
Dans ce guide, vous apprendrez à :
- Réserver la visite dans le calendrier
- Confirmer la couverture avant chaque visite
- Terminer la visite et documenter les diagnostics
- Associer l'assureur au rendez-vous
- Facturer la visite à l'assureur — création de la demande de remboursement
📌 Remarque : Dans Pabau, la demande de remboursement est créée à partir de la facture de la visite : dès qu'une facture est émise à un assureur, elle apparaît sur le tableau de bord des demandes de remboursement d'assurance. Le fait de lier la facture au rendez-vous reporte automatiquement les détails de la visite sur la demande de remboursement.
1. Réservez la visite
Tout commence dans le Calendrier, où chaque praticien dispose de sa propre colonne pour la journée :
Cliquez sur un créneau libre pour créer le rendez-vous. Le panneau de création s'ouvre avec le créneau, le praticien et le lieu déjà renseignés :
- Trouvez le client — recherchez par nom, téléphone ou e-mail, ou ajoutez un nouveau client sur place.
- Choisissez le service — recherchez par nom ou code de service ; les prix, durées et exigences d'acompte s'affichent directement.
- Facturez la visite à l'assureur (facultatif) — ouvrez le formulaire d'édition de la ligne de service. Lorsque le client a une police d'assurance enregistrée (partie 2), trois champs supplémentaires apparaissent : Facturer à (qui paie — l'assureur du client, ou Client (lui-même)), Liste de prix (le barème tarifaire négocié de l'assureur, sélectionné automatiquement s'il n'y en a qu'un), et Dossier d'autorisation (associer une autorisation préalable — choisissez un dossier existant ou cliquez sur + Nouveau dossier pour enregistrer le numéro d'autorisation de l'organisme payeur sur place).
- Ajustez l'heure, la salle ou le praticien si nécessaire, ajoutez des notes, puis confirmez la réservation.
L'organisme payeur et l'autorisation que vous définissez ici suivent la visite : la facture est émise au nom de l'assureur, et le numéro d'autorisation préremplit la case 23 (autorisation préalable) sur la demande de remboursement.
2. Confirmez la couverture avant chaque visite
La couverture évolue dans le temps — les contrats se terminent, les franchises se réinitialisent, les prestations s'épuisent. Vérifier avant la visite permet de repérer les problèmes tant qu'ils sont encore résolubles :
- Ouvrez la police du client dans son onglet Assurance et lancez Rechercher la couverture, ou lancez un rapport d'éligibilité et de prestations complet depuis la demande de remboursement.
- Vérifiez à nouveau lorsque le contrat change, tous les 30 jours pour les soins récurrents, à chaque nouvel épisode de soins, ou juste avant le rendez-vous.
- Confirmez le co-paiement et la franchise sur la police afin que la réception sache ce qu'elle doit percevoir le jour même.
3. Terminez la visite et documentez les diagnostics
Ouvrez le rendez-vous depuis le calendrier pour le suivre tout au long de la journée — la fenêtre contextuelle suit le statut de la visite (Arrivé → En consultation → Terminé) et regroupe le service, les participants, les notes et les formulaires :
Une documentation précise appuie la nécessité médicale invoquée par votre demande de remboursement :
- Enregistrez les affections du client comme Problèmes dans son dossier médical électronique — les diagnostics liés à la visite constituent le signal le plus fort.
- Lorsque vous ouvrez la demande de remboursement plus tard, Pabau préremplit automatiquement les champs de diagnostic CIM-10 à partir des Problèmes actifs du client (en priorité ceux liés à la visite), et vous pouvez rechercher dans la bibliothèque complète de la CIM-10 pour tout autre besoin.
- Chaque ligne de charge sur la demande de remboursement pointe vers un diagnostic (cases 21 et 24E du formulaire CMS-1500) — Pabau établit ces liens pour vous.
4. Associez l'assureur au rendez-vous
Si vous n'avez pas facturé la visite à l'assureur lors de la réservation (étape 1), ou si vous devez changer l'organisme payeur par la suite, vous pouvez toujours l'associer sur le rendez-vous réservé — avant qu'une facture n'existe :
- Ouvrez le rendez-vous et cliquez sur l'icône modifier de la carte Services.
- Sous Facturer à, choisissez l'assureur du client (et, si vous facturez selon des tarifs négociés, la Liste de prix correspondante).
- Confirmez avec la coche — la visite reporte désormais son organisme payeur vers la facturation, si bien que la facture est émise au nom de l'assureur sans nouvelle saisie.
5. Facturez la visite à l'assureur
Une fois la visite terminée, générez la facture depuis la fenêtre contextuelle du rendez-vous. Dans l'onglet Détails de la facture :
- Le champ Rendez-vous relie la facture à la visite.
- Émise à indique l'organisme payeur — déjà défini si vous avez associé l'assureur au rendez-vous, ou à choisir ici parmi le client et ses assureurs.
- Percevez le co-paiement du client au point de vente, afin que seule la part de l'assureur figure sur la demande de remboursement.
Dès que la facture est émise à un assureur, elle apparaît dans Argent → Demandes de remboursement d'assurance en tant que demande de remboursement en brouillon — préremplie à partir du rendez-vous, de la fiche client et de la police :
Et ensuite ?
Votre visite est réservée, documentée et facturée à l'organisme payeur. Il vous reste maintenant à soumettre et suivre la demande de remboursement : Guide sur l'assurance, partie 4 : Soumettre et suivre les demandes de remboursement d'assurance. Ou revenez à Premiers pas avec la facturation d'assurance pour une vue d'ensemble.