Dans cet article, nous allons vous montrer comment afficher, mettre à jour et suivre les dossiers du début à la fin.
REMARQUE : Les dossiers font partie du plan Care Plus. Si vous ne voyez pas Dossiers sous Clients dans la barre latérale, parlez-en à votre gestionnaire de compte pour envisager une mise à niveau.
Étape 1 : Accéder à l'onglet Clients
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau avec vos identifiants de connexion. Ensuite, allez dans le menu de la barre latérale gauche et cliquez sur l'onglet 'Clients' pour le développer. Cela affichera le sous-onglet 'Dossiers'.
Étape 2 : Consulter les détails d'un dossier
Lorsque vous accédez à la page Dossiers, vous verrez tous les dossiers créés jusqu'à présent. Cliquez sur un dossier pour en consulter les détails.
Lorsque vous ouvrez un dossier, vous obtenez une vue complète de ses détails. Le numéro du dossier apparaît en haut à gauche, et le propriétaire du dossier est affiché en haut à droite de l'écran.
Juste en dessous, en haut à droite de l'écran, vous verrez deux options :
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Convertir le dossier : Utilisez cette option pour transformer le dossier en un autre type d'enregistrement ou de flux de travail s'il doit être reclassé. Par exemple, un dossier de plainte client pourrait être converti en une escalade interne ou une tâche de suivi.
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Marquer comme clôturé : Cliquez ici lorsque le dossier a été entièrement résolu. Cela met à jour le statut du dossier, garantissant qu'il n'est plus actif mais qu'il reste enregistré à des fins de suivi et de reporting.
Étape 3 : Mettre à jour l'étape du dossier
Pour mettre à jour l'étape du dossier, cliquez simplement sur le nom de l'étape appropriée parmi les options affichées en haut de l'écran. Le dossier passera automatiquement à l'étape sélectionnée.
Les étapes affichées dépendent du type de dossier attribué au dossier.
Étape 4 : Onglet Activité
Le panneau Activité à droite constitue l'historique du dossier. Utilisez les onglets pour le filtrer par Communications, Notes, Formulaires, Pièces jointes ou Rendez-vous.
Cliquez sur 'Prendre une note' pour ajouter une note au dossier.
Étape 5 : Modifier le dossier
Pour modifier les informations du dossier, cliquez simplement sur le champ que vous souhaitez modifier.
À partir de là, vous pouvez :
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Ajouter d'autres clients concernés
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Saisir ou mettre à jour les informations Signalé par
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Saisir ou mettre à jour la Description du dossier
Étape 6 : Ajouter ou supprimer des personnes
La carte Personnes répertorie tous les clients associés au dossier. Cliquez sur + pour rechercher un autre client et l'ajouter, ou sur le × à côté d'un nom pour le supprimer. Cliquez sur un nom pour ouvrir sa fiche client à côté du dossier.
REMARQUE : Un dossier doit conserver au moins un client, le bouton de suppression est donc masqué lorsqu'une seule personne y est associée.
Étape 7 : Ajouter des pièces jointes
En faisant défiler vers le bas, vous trouverez l'option permettant d'ajouter des pièces jointes liées au dossier sur le côté gauche.
En cliquant sur 'Ajouter une pièce jointe' , une fenêtre contextuelle s'ouvre dans laquelle vous pouvez choisir de télécharger un fichier depuis la fiche client ou directement depuis votre appareil.
Après avoir sélectionné le fichier, cliquez sur le bouton 'Joindre' pour finaliser.
Si vous souhaitez que les pièces jointes soient automatiquement ajoutées au dossier, activez le bouton de synchronisation.
Étape 8 : Ajouter des formulaires
Sous la section des pièces jointes, vous verrez également l'option permettant de joindre des formulaires. Pour ajouter un formulaire au dossier, cliquez sur le bouton 'Ajouter des formulaires'.
Une fenêtre contextuelle s'ouvrira où vous pourrez sélectionner le formulaire à joindre au dossier depuis la fiche client. En cliquant sur le champ Rechercher un formulaire, une liste déroulante s'affiche avec tous les formulaires enregistrés sur la fiche client.
Une fois le formulaire sélectionné, cliquez sur le bouton 'Enregistrer' pour joindre le formulaire.
Pour joindre automatiquement tous les formulaires enregistrés dans la fiche client à ce dossier, activez le bouton de synchronisation.
Après avoir enregistré le formulaire, retournez au dossier, et il sera consigné dans la section Activité. L'icône du signe plus bleu apparaîtra désormais grisée, indiquant que le formulaire a été ajouté.
Étape 9 : Lier des rendez-vous
Sous la section des formulaires, vous trouverez la section Rendez-vous. Ici, vous pouvez lier tout rendez-vous pertinent au dossier en cliquant sur le bouton '+ Ajouter un rendez-vous'.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra où vous pourrez rechercher les rendez-vous pertinents en cliquant sur le champ Rechercher un rendez-vous. Une liste déroulante affichera tous les rendez-vous de ce client — sélectionnez simplement celui que vous souhaitez lier.
Cliquez sur 'Enregistrer' pour joindre le formulaire.
Étape 10 : Clôturer le dossier
Lorsque le dossier est résolu, cliquez sur Marquer comme clôturé en haut à droite. Choisissez un Résultat et confirmez avec Clôturer le dossier.
REMARQUE : Un résultat est requis. Sans cela, vous verrez le message « Veuillez sélectionner un résultat. » Les résultats proposés proviennent du type de dossier.
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