Dans cet article, nous verrons comment réserver des rendez-vous au sein d'un shift existant.
Étape 1 : accédez au Calendrier
Connectez-vous à votre compte Pabau, puis dans le menu de la barre latérale gauche, cliquez sur Calendrier.
Étape 2 : sélectionnez un créneau horaire
Cliquez sur le créneau horaire souhaité pour ouvrir le menu « Créer un nouveau rendez-vous ». Les rendez-vous ne peuvent être réservés qu'au sein d'un shift existant ; veillez donc à d'abord créer un shift.
Étape 3 : choisissez le client
Sélectionnez le client depuis la barre de recherche ou créez un nouveau client en cliquant sur « Ajouter un nouveau client ».
Après avoir sélectionné un client, vous verrez les informations suivantes dans le coin supérieur droit de la fenêtre de réservation du rendez-vous :
- Le total des ventes du client (y compris les factures payées et impayées)
- Le nombre total de rendez-vous terminés
- La dernière note d'avis laissée par le client
- Le nombre total de rendez-vous annulés
- Le nombre total d'absences
Dans la section Alertes et allergies, vous pouvez consulter les allergies et alertes du personnel enregistrées pour le client, le cas échéant.
Dans la section Notes, vous pouvez voir les notes de rendez-vous et de client, et également ajouter une nouvelle note de rendez-vous.
Dans la section Fichiers, vous pouvez prévisualiser les trois derniers fichiers téléchargés sur la fiche du client.
Comment réserver un rendez-vous_
Dans la section 3 derniers rendez-vous, vous pouvez consulter les trois derniers rendez-vous du client et naviguer entre eux à l'aide des flèches. Pour reprogrammer un rendez-vous, cliquez sur le bouton « Reprogrammer ».
REMARQUE : ces données ne s'affichent que si elles sont disponibles dans la fiche client. Si certaines informations ne sont pas enregistrées, ces champs resteront vides.
Dans la section Client créé, vous pouvez voir la date à laquelle le client a été créé et le membre du personnel qui a créé le profil.
Étape 4 : sélection de la prestation
Select the service for the appointment. You can either scroll through the options or use the search bar to find a service by name. At the top of the service selection modal, you'll see the three most recently booked services by the client, which you can select to quickly book.
L'heure de début est préremplie en fonction de votre sélection de créneau horaire, et la durée est renseignée automatiquement en fonction de la durée définie pour la prestation. Vous pouvez éventuellement ajouter des notes de rendez-vous.
Étape 5 : préférences de notification
Dans la section « Notifications », vous trouverez plusieurs vignettes représentant différentes options de notification client.
Confirmation
La vignette « Confirmation » indique si une confirmation standard sera envoyée au client. Si les icônes e-mail et SMS sont toutes deux bleues, une confirmation sera envoyée par les deux canaux. Si une ou les deux icônes sont grisées, aucune confirmation ne sera envoyée par cette méthode. Ces paramètres sont automatiquement récupérés depuis vos paramètres de notification client.
Rappel
La vignette « Rappel » indique si un rappel sera envoyé au client. Si les deux icônes sont bleues, le client recevra des rappels par e-mail et par SMS. Si une ou les deux icônes sont grises, les rappels ne seront pas envoyés par ce canal. Ces paramètres de rappel sont également récupérés depuis vos paramètres de notification client.
REMARQUE : Les rappels ne seront pas envoyés si le rendez-vous doit débuter plus tôt que le délai défini dans le paramètre « Préavis de rappel ». Par exemple, si les rappels sont configurés pour être envoyés deux jours avant le rendez-vous, une réservation pour demain ne déclenchera pas de rappel.
Antécédents médicaux
La vignette « Antécédents médicaux » indique si un questionnaire d'antécédents médicaux sera envoyé au client. Le formulaire envoyé sera celui marqué comme par défaut dans votre compte.
Si la vignette est grisée avec une icône d'erreur, vous devrez configurer un questionnaire et le marquer comme par défaut.
Formulaires
La vignette « Formulaires » affichera tous les formulaires supplémentaires liés au service que vous réservez. En survolant cette vignette, vous pouvez voir quels formulaires seront demandés au client avant le rendez-vous.
Si la vignette est grisée avec une icône d'erreur et que vous souhaitez demander des formulaires supplémentaires au client, vous pouvez le configurer en suivant les étapes de ce guide.
Précures
La vignette « Précautions préalables » affichera tous les modèles de précautions préalables associés aux services que vous réservez, tels que configurés dans les paramètres du service sous « Parcours client ».
Si la vignette est grisée avec une icône d'erreur et que vous souhaitez envoyer des instructions de précautions préalables aux clients, vous pouvez le configurer en suivant les étapes de ce guide.
Avis
Enfin, la vignette « Retour d'expérience » indique si une demande de retour d'expérience sera envoyée au client. Comme pour les autres notifications, si les icônes e-mail et SMS sont toutes deux bleues, la demande sera envoyée par les deux canaux. Si une ou les deux icônes sont grises, aucune demande de retour d'expérience ne sera envoyée par ce canal. Ces paramètres sont également récupérés depuis vos paramètres de notification client.
Si vous voyez une icône d'erreur et que vous souhaitez envoyer des demandes d'avis aux clients, assurez-vous que la notification client de demande d'avis est activée en suivant les étapes décrites ici.
Paiement
La vignette « Paiement » indique si une notification sera envoyée au client une fois le paiement effectué. Si les icônes e-mail et SMS sont toutes deux bleues, le client recevra une confirmation par les deux canaux. Si une ou les deux icônes sont grises, la notification ne sera pas envoyée par cette méthode.
Ces notifications sont contrôlées par vos paramètres de Politique de paiement. Par exemple, si vous utilisez la Réservation express, les clients peuvent recevoir automatiquement un lien de paiement sécurisé par e-mail juste après la réservation. Cela permet de garantir des paiements rapides et de tenir les clients informés de leurs transactions.
Pour en savoir plus sur la politique de paiement et sur la façon de l'activer, veuillez consulter cet article.
REMARQUE : Si vos notifications client sont configurées pour envoyer des confirmations, des rappels ou des demandes de retour d'expérience par e-mail et/ou par SMS, mais que les vignettes restent grisées, assurez-vous que ces notifications n'ont pas été désactivées dans vos paramètres du calendrier.
Étape 6 : confirmez la réservation
Cliquez sur le bouton Réserver le rendez-vous. Prévisualisez le coût total et la durée au-dessus. Le rendez-vous est maintenant programmé.
Lorsque vous survolez un rendez-vous sur le calendrier avec la souris, une carte récapitulative apparaît affichant les principaux détails suivants :
- Nom du client : le nom complet du client assistant au rendez-vous.
- E-mail du client : l'adresse e-mail principale permettant de contacter le client.
- Prestation réservée : la prestation ou le traitement spécifique que le client doit recevoir.
- Heure et durée : l'heure de début du rendez-vous et sa durée totale prévue.
- Statut : le statut actuel du rendez-vous (par exemple, Confirmé, Arrivé, Terminé).
- Salle : la salle ou l'emplacement désigné au sein de la clinique pour ce rendez-vous.
- Médecin : le nom du praticien désigné pour réaliser la prestation.
- Payeur : indique qui est responsable du paiement (par exemple, le client ou un assureur tiers).
- Contact d'urgence : informations de contact clés à utiliser en cas d'urgence.
- Alertes : affiche les informations critiques du client, telles que les allergies connues ou les problèmes médicaux.
REMARQUE : Vous pouvez également en savoir plus sur ce sujet en visionnant une leçon sur Pabau Academy.
De plus, nous vous suggérons de lire notre article Calendrier pour une exploration plus approfondie de ce sujet.
Pour plus de guides, consultez les articles connexes ci-dessous, sélectionnez d'autres guides, ou utilisez la barre de recherche en haut de la page. Ces guides vous aideront à tirer le meilleur parti de votre compte Pabau.
De plus, pour vous aider à exploiter pleinement et à mieux comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons de consulter les guides et ressources supplémentaires proposés sur la Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo détaillés et des leçons, offrant une expérience d'apprentissage complète qui vous permettra d'acquérir les compétences essentielles pour réussir avec Pabau.