La création de rapports personnalisés vous permet d'adapter votre analyse de données à vos besoins spécifiques. Suivez ces étapes simples pour créer efficacement des rapports personnalisés dans Pabau.
Table des matières :
1. Comment créer un rapport personnalisé
2. Comment modifier des rapports personnalisés
3. Comment supprimer des rapports personnalisés
4. Comment partager des rapports personnalisés
5. Organiser et gérer les rapports personnalisés
REMARQUE : L'accès aux rapports est contrôlé par deux autorisations du personnel : « Peut accéder à la page des rapports » (nécessaire pour ouvrir Analytics > Rapports) et « Peut créer des rapports personnalisés » (nécessaire pour créer de nouveaux rapports personnalisés - sans cette autorisation, le bouton « Créer un rapport personnalisé » est désactivé). Un administrateur peut ajuster ces paramètres dans les autorisations de chaque membre du personnel.
Comment créer un rapport personnalisé à partir de zéro
Étape 1 : Accédez à Analytics
Connectez-vous à votre compte Pabau, et dans le menu latéral gauche, accédez à Analytics, puis cliquez sur le bouton « Rapports ». Si vous arrivez sur l'ancienne page Rapports, cliquez sur Essayer maintenant dans la bannière « Essayez notre nouvelle suite de rapports » pour ouvrir la nouvelle expérience de rapports.
Dans le coin supérieur droit de la nouvelle vue des rapports, cliquez sur le bouton « Créer un rapport personnalisé » (marqué d'une icône de baguette magique) pour démarrer le processus de création de rapport. Dans l'onglet Featured, vous pouvez également utiliser la carte « Générateur personnalisé » et cliquer sur « Démarrer un rapport personnalisé » - les deux options ouvrent le même générateur.
Étape 2 : Sélectionnez un objet de données
Un sélecteur plein écran « Objets de données » s'ouvre, vous demandant de choisir sur quoi vous souhaitez établir un rapport : Clients, Prospects, Rendez-vous, Factures, Lignes d'articles, Paiements, Activités ou Formulaires. Il s'agit des ensembles de données sur lesquels votre rapport se concentrera - choisissez soigneusement celui qui correspond à vos besoins en matière de reporting. (Choisir Formulaires vous amène à l'écran de reporting des formulaires plutôt qu'au générateur.)
Étape 3 : Choisissez le point de départ du rapport
Après avoir sélectionné l'objet de données, vous avez deux options pour continuer. Vous pouvez soit cliquer sur l'une des idées de rapport proposées, adaptées à des scénarios d'analyse courants, soit choisir de partir de zéro en cliquant sur le bouton « Partir de zéro ».
Cette dernière option vous laisse une totale liberté pour concevoir un rapport correspondant précisément à vos besoins.
Étape 4 : Nommez et décrivez le rapport
En haut du générateur, cliquez sur le nom du rapport pour le modifier - un nom de rapport est requis avant de pouvoir l'enregistrer. Vous pouvez également ajouter une description facultative pour que vos collègues comprennent ce que montre le rapport, et le classer dans un dossier à l'aide du menu déroulant des dossiers (« Aucun dossier » par défaut).
Étape 5 : Ajoutez et organisez les champs (colonnes)
Les colonnes affichées dans le rapport sont gérées dans la barre latérale « Champs », à gauche du générateur. Utilisez le menu déroulant de recherche pour trouver et ajouter des champs - y compris vos champs personnalisés - puis faites-les glisser pour réorganiser les colonnes, ou définissez un champ pour trier par ordre croissant ou décroissant. Supprimez un champ pour retirer sa colonne du rapport.
Étape 6 : Ajoutez, modifiez, supprimez et verrouillez les filtres
Pour ajouter une condition de filtre, cliquez sur le signe plus sous la condition existante, puis renseignez les nouveaux détails du filtre.
Pour modifier un filtre, trouvez la condition que vous souhaitez modifier, cliquez sur l'élément à changer, puis sélectionnez une autre option dans le menu déroulant.
Pour supprimer un filtre, survolez la condition à retirer et cliquez sur le signe « X ».
Pour verrouiller un filtre afin qu'il ne puisse pas être modifié par les personnes consultant le rapport, cliquez sur l'icône de cadenas à côté de la condition. Cliquez à nouveau sur le cadenas pour le déverrouiller. Les filtres verrouillés sont enregistrés dans le rapport. (Pour les filtres basés sur des dates, la valeur de la date reste modifiable même verrouillée - le verrou fige le champ et l'opérateur.)
Chaque filtre comporte quatre éléments - objet, champ, opérateur et valeur.
Dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez voir un exemple des quatre éléments dans le rapport « Rendez-vous par emplacement ».
- Objet : c'est sur quoi vous vous concentrez (« Rendez-vous »).
- Champ : c'est le détail précis qui vous intéresse (« Date du rendez-vous »).
- Opérateur : cela indique la relation entre le champ et la valeur (« est »).
- Valeur : c'est la donnée précise que vous consultez (« ce mois-ci »).
Chacun de ces éléments peut être personnalisé en cliquant dessus et en choisissant une autre option.
Par exemple, si vous souhaitez afficher tous les rendez-vous à l'exception de ceux programmés ce mois-ci, vous pouvez changer l'opérateur en « n'est pas » pour les exclure.
Si vous souhaitez voir tous les rendez-vous pour un emplacement spécifique sur une autre période, comme le mois dernier, le trimestre dernier ou toute autre période, cliquez sur la valeur actuelle (par exemple, « ce mois-ci »). Vous pourrez alors choisir parmi une liste d'options disponibles pour définir la période souhaitée.
Vous pouvez également sélectionner « Dernier(s) » puis choisir « Personnalisé ». Cela affichera un champ où vous pourrez saisir un nombre de jours (par exemple « 2 » pour les 2 derniers jours). Le rapport inclura les rendez-vous des jours précédant aujourd'hui, dans la limite indiquée.
Ces exemples ne présentent que quelques options. Le système propose de nombreux filtres que vous pouvez combiner pour créer des rapports détaillés et personnalisés.
REMARQUE : Toutes les modifications apportées aux filtres sont automatiquement répercutées dans les données du rapport dans la partie inférieure de l'écran - il n'y a pas de bouton « Exécuter » à cliquer, ni d'actualisation manuelle nécessaire.
Étape 7 : Utilisez les outils de visualisation de données
Dans la section Type du générateur, vous pouvez choisir comment les données du rapport sont visualisées : Tableau, Camembert, Anneau, Barres, Ligne ou Nombre. Pour les types de graphiques, vous pouvez également configurer les menus déroulants Segmenter par, Mesurer par et Afficher par pour contrôler la façon dont les données sont regroupées, comptées et réparties dans le temps, et ouvrir les « Paramètres du graphique » pour ajuster la couleur des étiquettes et la taille de police.
REMARQUE : Les types de graphiques Barres et Ligne, les « Paramètres du graphique » et les dossiers de rapports font partie du module complémentaire Insights Plus. Si votre compte n'a pas Insights Plus activé, leur sélection vous amène à la page Insights Plus sous Configuration > Abonnement, où vous pourrez en savoir plus et l'activer.
Étape 8 : Gérer l'accès
Les rapports personnalisés sont privés par défaut, visibles uniquement par vous. Pour modifier qui peut voir ou modifier un rapport, ouvrez le panneau Gérer l'accès - soit depuis le bouton d'accès dans l'en-tête du générateur de rapports, soit en cliquant sur le menu à trois points à côté du rapport dans la liste et en sélectionnant « Gérer l'accès ». Vous pouvez choisir entre :
- Privé pour le créateur - vous seul pouvez ouvrir le rapport.
- Accessible à tous - tous les employés de votre compte.
- Utilisateurs ou équipes spécifiques - choisissez exactement qui, et ce qu'ils peuvent faire. Chaque personne peut être définie sur Masqué (ne peut pas voir le rapport), Lecture seule (peut ouvrir, pas modifier) ou Lecture et modification (peut ouvrir et modifier).
Étape 9 : Enregistrez le rapport
Une fois que vous avez tout configuré, cliquez sur le bouton « Enregistrer le rapport » dans le coin supérieur droit du générateur. Votre nouveau rapport personnalisé est enregistré et répertorié sous « Mes rapports » dans la barre latérale des rapports. Si vous essayez de quitter le générateur sans enregistrer, une confirmation apparaît - choisissez « Quitter sans enregistrer » pour abandonner le rapport ou restez pour continuer à travailler.
REMARQUE : Vous pouvez également en apprendre davantage sur ce sujet en visionnant une leçon sur Pabau Academy. Pour un tutoriel ciblé, consultez How to Create a Custom Report from Scratch.
Comment modifier un rapport personnalisé
La modification d'un rapport personnalisé enregistré vous permet d'affiner et de mettre à jour les paramètres du rapport, en veillant à ce qu'il reste pertinent face à l'évolution de vos besoins d'analyse. Il existe deux façons d'apporter des modifications : Personnaliser (modifie le rapport original dans le générateur) et Enregistrer sous depuis la visionneuse de rapports (enregistre vos modifications sous forme de nouvelle copie, sans toucher à l'original).
Étape 1 : Accédez à Analytics
Connectez-vous à votre compte Pabau, et dans le menu latéral gauche, accédez à Analytics, puis cliquez sur le bouton « Rapports ». Si vous arrivez sur l'ancienne page Rapports, cliquez sur Essayer maintenant dans la bannière « Essayez notre nouvelle suite de rapports ».
Étape 2 : Ouvrez le rapport pour le modifier
Dans la barre latérale des rapports, cliquez sur « Mes rapports » pour voir vos rapports personnalisés enregistrés. Survolez le rapport que vous souhaitez modifier, cliquez sur le menu à trois points à la fin de sa ligne, puis sélectionnez « Personnaliser ». Cela ouvre le rapport dans le générateur complet, préchargé avec ses champs, filtres et configuration graphique actuels.
Il n'y a pas de bouton « Modifier » à l'intérieur de la visionneuse elle-même - ouvrir un rapport en cliquant sur son nom affiche la visionneuse, où toute modification que vous apportez ne peut être enregistrée que sous forme de nouvelle copie via « Enregistrer sous ».
Étape 3 : Ajustez les filtres
Dans le générateur, vous pouvez modifier les filtres existants appliqués au rapport. Les filtres permettent d'affiner les données incluses dans le rapport, en vous permettant de vous concentrer sur des critères spécifiques.
Pour ajouter une condition de filtre, cliquez sur le signe plus sous la condition existante, puis renseignez les nouveaux détails du filtre.
Pour modifier un filtre, trouvez la condition que vous souhaitez modifier, cliquez sur l'élément à changer, puis sélectionnez une autre option dans le menu déroulant.
Pour supprimer un filtre, survolez la condition à retirer et cliquez sur le signe « X ».
Pour verrouiller un filtre afin qu'il ne puisse pas être modifié par les personnes consultant le rapport, cliquez sur l'icône de cadenas à côté de la condition. Cliquez à nouveau sur le cadenas pour le déverrouiller. Les filtres verrouillés sont enregistrés dans le rapport. (Pour les filtres basés sur des dates, la valeur de la date reste modifiable même verrouillée - le verrou fige le champ et l'opérateur.)
Chaque filtre comporte quatre éléments - objet, champ, opérateur et valeur.
Dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez voir un exemple des quatre éléments dans le rapport « Rendez-vous par emplacement ».
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- Objet : c'est sur quoi vous vous concentrez (« Rendez-vous »).
- Champ : c'est le détail précis qui vous intéresse (« Date du rendez-vous »).
- Opérateur : cela indique la relation entre le champ et la valeur (« est »).
- Valeur : c'est la donnée précise que vous consultez (« ce mois-ci »).
Chacun de ces éléments peut être personnalisé en cliquant dessus et en choisissant une autre option.
Par exemple, si vous souhaitez afficher tous les rendez-vous à l'exception de ceux programmés ce mois-ci, vous pouvez changer l'opérateur en « n'est pas » pour les exclure.
Si vous souhaitez voir tous les rendez-vous pour un emplacement spécifique sur une autre période, comme le mois dernier, le trimestre dernier ou toute autre période, cliquez sur la valeur actuelle (par exemple, « ce mois-ci »). Vous pourrez alors choisir parmi une liste d'options disponibles pour définir la période souhaitée.
Ces exemples ne présentent que quelques options. Le système propose de nombreux filtres que vous pouvez combiner pour créer des rapports détaillés et personnalisés.
REMARQUE : Toutes les modifications apportées aux filtres sont automatiquement répercutées dans les données du rapport dans la partie inférieure de l'écran - il n'y a pas de bouton « Exécuter » à cliquer, ni d'actualisation manuelle nécessaire.
Étape 4 : Modifiez le nom du rapport et les colonnes affichées
Si vous souhaitez changer le nom du rapport, cliquez simplement sur le champ de nom en haut du générateur. Cette action activera la zone de texte, vous permettant de modifier et de mettre à jour le nom du rapport selon vos besoins. Vous pouvez mettre à jour la description au même endroit.
Vous pouvez également modifier les colonnes affichées dans le rapport à l'aide de la barre latérale « Champs » à gauche de l'écran - recherchez pour ajouter des champs (y compris les champs personnalisés), faites-les glisser pour les réorganiser, ou supprimez les champs dont vous n'avez plus besoin.
Étape 5 : Gérer l'accès
Les rapports personnalisés sont privés par défaut, visibles uniquement par vous. Pour modifier qui peut voir ou modifier un rapport, ouvrez le panneau Gérer l'accès - soit depuis le bouton d'accès dans l'en-tête du générateur de rapports, soit en cliquant sur le menu à trois points à côté du rapport dans la liste et en sélectionnant « Gérer l'accès ». Vous pouvez choisir entre :
- Privé pour le créateur - vous seul pouvez ouvrir le rapport.
- Accessible à tous - tous les employés de votre compte.
- Utilisateurs ou équipes spécifiques - choisissez exactement qui, et ce qu'ils peuvent faire. Chaque personne peut être définie sur Masqué (ne peut pas voir le rapport), Lecture seule (peut ouvrir, pas modifier) ou Lecture et modification (peut ouvrir et modifier).
Étape 6 : Enregistrez les modifications
Une fois les modifications nécessaires effectuées, cliquez sur le bouton « Enregistrer le rapport » dans le coin supérieur droit. Cela met à jour le rapport original avec vos modifications.
REMARQUE : Seul le propriétaire du rapport - ou les utilisateurs disposant de l'accès Lecture et modification - peuvent enregistrer des modifications sur un rapport ; sans droit de modification, le bouton Enregistrer est désactivé. Les utilisateurs sans droit de modification peuvent tout de même choisir « Dupliquer » dans le menu à trois points pour travailler sur leur propre copie.
REMARQUE : Vous pouvez également en apprendre davantage sur ce sujet en visionnant une leçon sur Pabau Academy. Pour un tutoriel ciblé, consultez How to Edit a Custom Report.
Comment supprimer un rapport personnalisé
La suppression d'un rapport personnalisé est un processus simple qui permet aux utilisateurs de retirer les rapports inutiles ou obsolètes, afin d'alléger l'espace de travail analytique. Cette section vous guidera étape par étape dans le processus de suppression d'un rapport personnalisé.
Étape 1 : Accédez à Analytics
Connectez-vous à votre compte Pabau, et dans le menu latéral gauche, accédez à Analytics, puis cliquez sur le bouton « Rapports ». Si vous arrivez sur l'ancienne page Rapports, cliquez sur Essayer maintenant dans la bannière « Essayez notre nouvelle suite de rapports ».
Étape 2 : Ouvrez les rapports personnalisés enregistrés
Dans la vue des rapports, cliquez sur « Mes rapports » dans la barre latérale à gauche de l'écran pour accéder à une liste de vos rapports personnalisés enregistrés, et identifiez le rapport spécifique que vous souhaitez supprimer.
Étape 3 : Supprimez le rapport
Survolez le rapport que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le menu à trois points qui apparaît à la fin de la ligne, puis sélectionnez « Supprimer » dans le menu déroulant.
Après avoir sélectionné « Supprimer », le système vous demandera de confirmer la suppression - la suppression d'un rapport est irréversible, alors confirmez uniquement si vous en êtes sûr. Vous pouvez également supprimer un rapport ouvert depuis la visionneuse via le menu Plus d'options (trois points) en haut à droite.
REMARQUE : Seul le propriétaire du rapport peut le supprimer. Si vous ne voyez pas « Supprimer » dans le menu, le rapport appartient à quelqu'un d'autre - vous pouvez toujours le dupliquer ou demander au propriétaire de vous en transférer la propriété.
REMARQUE : Vous pouvez également en apprendre davantage sur ce sujet en visionnant une leçon sur Pabau Academy.
Comment partager des rapports personnalisés
Il existe deux façons de partager un rapport personnalisé : accorder l'accès à des collègues dans Pabau via Gérer l'accès (le principal mécanisme de partage), ou générer un lien public qui peut être ouvert par n'importe qui - même sans compte Pabau.
Étape 1 : Accédez à Analytics
Connectez-vous à votre compte Pabau, et dans le menu latéral gauche, accédez à Analytics, puis cliquez sur le bouton « Rapports ». Si vous arrivez sur l'ancienne page Rapports, cliquez sur Essayer maintenant dans la bannière « Essayez notre nouvelle suite de rapports ».
Étape 2 : Partagez avec des collègues via Gérer l'accès
Dans « Mes rapports », survolez le rapport, cliquez sur le menu à trois points, puis sélectionnez « Gérer l'accès ». Choisissez Privé pour le créateur, Accessible à tous, ou Utilisateurs ou équipes spécifiques - chaque personne étant définie sur Masqué, Lecture seule ou Lecture et modification. Les rapports partagés avec un collègue apparaissent dans sa section « Partagés avec moi ».
Étape 3 : Partagez un lien public
Pour partager un rapport avec quelqu'un en dehors de Pabau, ouvrez le rapport et cliquez sur le bouton d'icône Partager en haut à droite de la visionneuse. Cela génère un lien vers le rapport qui peut être partagé avec n'importe qui.
Ce lien permet aux destinataires d'ouvrir et de consulter le rapport sans avoir besoin de se connecter à Pabau.
REMARQUE : Vous pouvez également en apprendre davantage sur ce sujet en visionnant une leçon sur Pabau Academy.
Organiser et gérer les rapports personnalisés
Au-delà de la création et de la modification, la nouvelle expérience de rapports vous offre plusieurs outils pour garder vos rapports personnalisés organisés :
- Dossiers - créez des dossiers (et sous-dossiers) depuis la barre latérale des rapports pour regrouper les rapports connexes, et renommez-les ou supprimez-les depuis le même endroit. Vous pouvez attribuer un rapport à un dossier lors de sa création ou de sa modification. Les dossiers font partie du module complémentaire Insights Plus.
- Favoris - marquez n'importe quel rapport comme favori pour l'épingler à votre section « Favoris ». Consultez How to Favorite a Report.
- Dupliquer - l'option « Dupliquer » du menu à trois points crée votre propre copie de tout rapport que vous pouvez voir, ce qui est également le moyen de développer un rapport pour lequel vous n'avez pas de droits de modification. Dans la visionneuse de rapport ouverte, la même action s'appelle « Cloner ».
- Renommer - les propriétaires peuvent renommer un rapport directement depuis le menu à trois points sans ouvrir le générateur.
- Changer de propriétaire - les propriétaires peuvent transférer un rapport à un autre membre du personnel depuis le menu à trois points (par exemple, avant qu'une personne ne quitte l'équipe).
- Exporter - depuis le menu Plus d'options du rapport ouvert, choisissez Exporter et sélectionnez Excel (xlsx), CSV ou PDF. Les exports sont traités en arrière-plan, et vous pouvez les suivre et les télécharger depuis la page Exports.
- Imprimer - le même menu Plus d'options propose « Imprimer le rapport (instantané) » pour une vue imprimable rapide.
Pour enregistrer une version personnalisée de l'un des rapports prédéfinis de Pabau en tant que rapport personnalisé, consultez How to Save a Standard Report as a Custom Report.
Et ensuite ?Pour vous repérer sur la page Rapports elle-même - les sections de la barre latérale, les onglets de catégories et la signification des badges - consultez A Tour of the Reports Page. Pour une explication de chaque contrôle du générateur en un seul endroit, y compris les opérateurs de filtre et les types de graphiques, consultez la Report Builder screen reference. Et pour choisir vos colonnes en toute confiance, la report fields reference répertorie chaque champ et ce qu'il affiche.
Pour plus de guides, consultez les articles connexes ci-dessous, sélectionnez d'autres guides, ou utilisez la barre de recherche en haut de la page. Ces guides vous aideront à tirer le meilleur parti de votre compte Pabau.
De plus, pour vous aider à pleinement utiliser et comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons d'explorer les guides et ressources supplémentaires proposés sur Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo approfondis et des leçons, offrant une expérience d'apprentissage complète qui peut vous doter des compétences essentielles pour réussir avec Pabau.