Dans cet article, nous allons expliquer comment créer, suivre et résoudre des cas pour vous aider à gérer efficacement les réclamations, les incidents et les demandes internes.
Table des matières :
1. Comment créer des types de cas
2. Comment créer un nouveau cas
3. Comment gérer les cas
4. Comment configurer un formulaire de cas
5. Comment supprimer des cas
Cas est une fonctionnalité dédiée de Pabau qui aide votre clinique à rester conforme, organisée et réactive lors du traitement des réclamations médicales, des incidents cliniques ou des escalades internes. Grâce à des workflows personnalisables, un suivi de la progression et une documentation sécurisée, Cas garantit que chaque problème est traité avec transparence et professionnalisme.
Comment créer des types de cas
Étape 1 : Accédez à Configuration
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants de connexion. Ensuite, accédez à la page Configuration située dans le coin inférieur gauche de l'écran.
Étape 1 : Accédez aux paramètres des types de cas
Sélectionnez la catégorie Autre dans la rangée de groupes de paramètres en haut.
Sous Autre, trouvez la carte Types de cas — utilisée pour étiqueter les cas et dossiers des clients — et cliquez dessus pour ouvrir ses paramètres.
Étape 3 : Créer un nouveau type de cas
Sur la page des types de cas, rendez-vous dans le coin supérieur droit et cliquez sur le bouton « Créer un type de cas » pour commencer.
Cliquez sur Créer un type de cas pour ouvrir le formulaire, puis remplissez les champs suivants :
- Nom — saisissez un nom clair et descriptif pour le type de cas afin qu'il soit facilement identifiable dans votre système.
- Code du cas — saisissez un code unique pour le type de cas. Cela facilite la référence rapide et les rapports.
- Icône — choisissez une icône pour représenter visuellement ce type de cas, ce qui facilite son repérage dans les listes ou tableaux de bord.
- Catégories de reporting — deux champs vides sont fournis pour commencer. Cliquez sur « + Ajouter un élément à la liste » pour en ajouter davantage. Les catégories aident à organiser les cas et facilitent le reporting et l'analyse.
- Étapes — deux champs vides sont fournis. Cliquez sur « + Ajouter un élément à la liste » pour ajouter des étapes supplémentaires. Les étapes définissent le workflow du cas et aident à suivre sa progression.
- Résultats — deux champs vides sont fournis. Cliquez sur « + Ajouter un élément à la liste » pour ajouter d'autres résultats. Les résultats garantissent un suivi cohérent de la façon dont les cas sont résolus ou escaladés.
Étape 4 : Enregistrer les modifications
Pour terminer, rendez-vous dans le coin supérieur droit de l'écran et cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
En suivant ces étapes, vous pouvez facilement créer des types de cas dans Pabau.
Comment créer un nouveau cas
Étape 1 : Accédez à l'onglet Clients
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants de connexion. Ensuite, accédez au menu de la barre latérale gauche et cliquez sur l'onglet « Clients » pour le développer. Cela fera apparaître le sous-onglet « Cas ».
Étape 2 : Créer un nouveau cas
Une fois sur la page Cas, vous verrez tous les cas créés jusqu'à présent. Pour créer un nouveau cas, rendez-vous dans le coin supérieur droit de l'écran et cliquez sur le bouton « Créer un cas ».
Une fenêtre contextuelle apparaîtra où vous pourrez remplir les champs suivants :
-
Type de cas * – Sélectionnez le type de cas en recherchant et en choisissant parmi les types de cas que vous avez créés.
-
Client * – Recherchez et sélectionnez le client concerné par ce cas.
-
Responsable du cas * – Assignez un membre du personnel responsable de la gestion du cas en recherchant et en sélectionnant son nom.
-
Date du cas * – Saisissez la date à laquelle le cas a été créé ou signalé (format : m/j/a).
-
Signalé par – Saisissez le nom de la personne ayant signalé le cas.
-
Description – Fournissez une description détaillée du cas, y compris les détails ou observations pertinents.
Une fois que vous avez rempli toutes les informations requises, cliquez sur le bouton d'enregistrement dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Étape 3 : Vérifier le cas
Vous serez redirigé vers le cas que vous venez de créer, où vous pourrez ajouter et consulter davantage d'informations.
En suivant ces étapes, vous pouvez facilement créer un nouveau cas dans Pabau.
Comment gérer les cas
Étape 1 : Accédez à l'onglet Clients
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants de connexion. Ensuite, accédez au menu de la barre latérale gauche et cliquez sur l'onglet « Clients » pour le développer. Cela fera apparaître le sous-onglet « Cas ».
Étape 2 : Consulter les détails du cas
Lorsque vous accédez à la page Cas, vous verrez tous les cas créés jusqu'à présent. Cliquez sur un cas pour en voir les détails.
Lorsque vous ouvrez un cas, vous obtenez une vue complète de ses détails. Le numéro du cas apparaît en haut à gauche, et le responsable du cas est affiché en haut à droite de l'écran.
Juste en dessous, sur le côté supérieur droit de l'écran, vous verrez deux options :
-
Convertir le cas : Utilisez cette option pour transformer le cas en un autre type de dossier ou de workflow s'il doit être reclassé. Par exemple, un cas de réclamation client pourrait être converti en escalade interne ou en tâche de suivi.
-
Marquer comme clôturé : Cliquez ici lorsque le cas a été entièrement résolu. Cela met à jour le statut du cas, garantissant qu'il n'est plus actif tout en restant enregistré pour les dossiers et le reporting.
Étape 3 : Mettre à jour l'étape du cas
Pour mettre à jour l'étape du cas, cliquez simplement sur le nom de l'étape appropriée parmi les options affichées en haut de l'écran. Le cas passera automatiquement à l'étape sélectionnée.
Les étapes affichées sont basées sur le type de cas assigné au cas.
Étape 4 : Ajouter une note
Toutes les activités se produisant dans la fiche client se refléteront également sur cet écran.
Étape 5 : Modifier le cas
Pour modifier les informations du cas, cliquez simplement sur le champ que vous souhaitez modifier.
À partir d'ici, vous pouvez :
-
Ajouter d'autres clients impliqués
-
Saisir ou mettre à jour les informations Signalé par
-
Saisir ou mettre à jour la Description du cas
Étape 6 : Ajouter des pièces jointes
En faisant défiler vers le bas, vous trouverez l'option permettant d'ajouter des pièces jointes liées au cas, sur le côté gauche.
En cliquant sur « Ajouter une pièce jointe », une fenêtre contextuelle s'ouvre où vous pouvez choisir de télécharger un fichier depuis le dossier client ou directement depuis votre appareil.
Après avoir sélectionné le fichier, cliquez sur le bouton « Joindre » pour finaliser.
Si vous souhaitez que les pièces jointes soient automatiquement ajoutées au cas, activez le bouton de synchronisation.
Pour finaliser, cliquez sur « Oui, synchroniser ».
Étape 7 : Ajouter des formulaires
Sous la section des pièces jointes, vous verrez également l'option pour joindre des formulaires. Pour ajouter un formulaire au cas, cliquez sur le bouton « Ajouter des formulaires ».
Une fenêtre contextuelle s'ouvrira où vous pourrez sélectionner le formulaire à joindre au cas depuis le dossier client. En cliquant sur le champ de recherche de formulaire, un menu déroulant s'ouvre affichant tous les formulaires enregistrés sur la fiche client.
Une fois le formulaire sélectionné, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour joindre le formulaire.
Pour joindre automatiquement tout formulaire enregistré dans la fiche client à ce cas, activez le bouton de synchronisation.
Étape 8 : Lier des rendez-vous
Sous la section des formulaires, vous trouverez la section Rendez-vous. Ici, vous pouvez lier tout rendez-vous pertinent au cas en cliquant sur le bouton « + Ajouter un rendez-vous ».
Une fenêtre contextuelle apparaîtra où vous pourrez rechercher les rendez-vous pertinents en cliquant sur le champ de recherche de rendez-vous. Un menu déroulant affichera tous les rendez-vous de ce client — sélectionnez simplement celui que vous souhaitez lier.
Cliquez sur « Enregistrer » pour joindre le formulaire.
Étape 9 : Remplir le formulaire de cas
Sur le côté droit, trouvez et cliquez sur (+) Ajouter un formulaire pour accéder aux formulaires de cas disponibles. Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez remplir dans la liste des formulaires que vous avez créés dans le système.
En cliquant sur le formulaire, vous serez redirigé vers une nouvelle page où vous pourrez remplir les informations du cas. Une fois tous les détails saisis, cliquez sur « Enregistrer le formulaire » pour finaliser.
Après avoir enregistré le formulaire, retournez au cas, et il sera enregistré dans la section Activité. L'icône du signe plus bleu apparaîtra désormais grisée, indiquant que le formulaire a été ajouté.
En suivant ces étapes, vous pouvez gérer vos cas dans Pabau.
Comment configurer un formulaire de cas
Les formulaires de cas dans Pabau permettent à votre clinique de recueillir toutes les informations nécessaires pour un cas de manière structurée et cohérente. Que vous traitiez des réclamations clients, des incidents médicaux ou des escalades internes, les formulaires de cas garantissent que chaque détail est capturé, ce qui facilite le suivi, la gestion et la résolution efficaces des cas. La mise en place d'un formulaire de cas aide à maintenir la transparence, la responsabilité et la conformité au sein de votre clinique tout en simplifiant le workflow de votre équipe.
Étape 1 : Accédez à Configuration
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants de connexion. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Configuration.
Étape 2 : Ouvrir Formulaires sous Clinique
Sur la page Configuration, sélectionnez la catégorie Clinique dans la rangée de groupes de paramètres en haut, puis cliquez sur Formulaires.
Étape 3 : Cliquer sur Créer un formulaire
Sur la page Formulaires, cliquez sur Créer un formulaire dans le coin supérieur droit.
Vous serez invité à choisir si vous souhaitez que l'IA vous aide à créer un formulaire ou continuer avec un modèle vierge. Dans ce cas, sélectionnez « Modèle vierge ».
Étape 4 : Sélectionner le type de formulaire de cas
Dans le générateur de formulaires, accédez à l'onglet Type et sélectionnez Formulaire de cas dans la liste des types de formulaires.
Étape 6 : Remplir les détails du formulaire
Passez à l'onglet Détails. Ici, vous définissez :
- Nom du formulaire — donnez au formulaire un nom clair et descriptif (par défaut, il s'agit de « Formulaire sans titre »).
- Pour quel service ce formulaire doit-il être utilisé ? — recherchez un service, ou cochez dans la liste des catégories de services (par exemple, Chiropraxie, Services cliniques, Procédures esthétiques, Soins de la peau) pour contrôler où ce formulaire de cas peut être utilisé.
Étape 7 : Ajouter des composants
Passez à l'onglet Composants pour commencer à construire le formulaire. Les composants sont regroupés sous Basique et Personnalisé, avec des catégories comme Général et Choix.
Que doit contenir un formulaire de cas ?
Un formulaire de cas doit capturer toutes les informations essentielles nécessaires pour examiner, enquêter et résoudre correctement un cas. L'utilisation de composants de formulaire structurés garantit la cohérence, la clarté et la conformité au sein de votre clinique.
Voici des sections courantes et des exemples de questions que vous pourriez souhaiter inclure lors de la création d'un formulaire de cas :
Détails du cas
Utilisez des composants de type réponse courte ou date pour capturer les informations clés.
-
Date à laquelle le problème a été signalé (Date)
-
Qui a signalé le cas ? (Réponse courte)
-
Lieu ou service concerné (Réponse courte)
Description de la réclamation ou de l'incident
Utilisez des composants de réponse longue pour des réponses détaillées.
-
Veuillez décrire le problème ou la réclamation en détail (Réponse longue)
-
Que s'est-il passé, et quand cela s'est-il produit ? (Réponse longue)
Catégorie et gravité
Utilisez des composants de type liste déroulante ou choix multiple pour standardiser les réponses.
-
Type de cas (Liste déroulante : Réclamation, Incident, Retour, Escalade)
-
Niveau de gravité (Choix multiple : Faible, Moyen, Élevé)
Personnes impliquées
Utilisez des composants de type réponse courte ou sélection multiple.
-
Membres du personnel impliqués (Sélection multiple)
-
Autres personnes impliquées (le cas échéant) (Réponse courte)
Informations complémentaires
Utilisez des composants de type téléchargement de fichier ou case à cocher.
-
Joindre des documents ou preuves à l'appui (Téléchargement de fichier)
-
Un rendez-vous était-il lié à ce cas ? (Case à cocher Oui/Non)
Résolution et suivi
Utilisez des composants de réponse longue et de liste déroulante.
-
Actions entreprises pour résoudre le cas (Réponse longue)
-
Résultat (Liste déroulante : Résolu, Escaladé, Suivi requis)
-
Une action supplémentaire est-elle requise ? (Case à cocher Oui/Non)
Déclaration (facultatif)
Utilisez des composants de type case à cocher ou signature.
-
Je confirme que les informations fournies sont exactes (Case à cocher ou Signature)
Étape 5 : Enregistrer le formulaire
Une fois que vous avez rempli tous les détails pertinents, rendez-vous dans le coin supérieur droit de l'écran et cliquez sur « Créer un formulaire » pour finaliser.
Bien que la fonctionnalité Cas vous permette d'enregistrer, de suivre et de gérer des réclamations ou des incidents, l'utilisation d'un formulaire de cas officiel garantit que toutes les informations requises sont capturées de manière cohérente et structurée. Les formulaires de cas agissent comme un enregistrement standardisé, aidant votre clinique à documenter clairement les détails clés, à soutenir les examens internes et à répondre aux exigences de conformité.
Comment supprimer des cas
Étape 1 : Accédez à Cas
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants de connexion. Ensuite, accédez au menu de la barre latérale gauche et cliquez pour développer l'onglet « Clients ». Vous y trouverez le sous-onglet « Cas ».
Étape 2 : Cliquez sur les trois points
Sur cette page, vous verrez tous les cas créés dans votre compte Pabau. Sur le côté droit du cas, vous verrez un menu à trois points. Cliquez pour ouvrir les options disponibles.
Étape 3 : Supprimer le cas
En cliquant sur le menu à trois points, l'option « Supprimer » apparaîtra.
En cliquant sur « Supprimer », une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer si vous souhaitez supprimer définitivement ce cas.
Cliquez sur « Oui, supprimer le cas » pour finaliser.
En suivant ces étapes, vous pouvez facilement supprimer tout cas créé sur votre compte Pabau.
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