En este artículo te mostraremos cómo ver, actualizar y hacer seguimiento de los casos de principio a fin.
NOTA: Casos forma parte del plan Care Plus. Si no ves Casos debajo de Clientes en la barra lateral, habla con tu gestor de cuenta sobre cómo actualizar tu plan.
Paso 1: Ve a la pestaña Clientes
Empieza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales. Luego, ve al menú de la barra lateral izquierda y haz clic en la pestaña 'Clientes' para desplegarla. Esto mostrará la subpestaña 'Casos'.
Paso 2: Consulta los detalles del caso
Cuando accedas a la página de Casos, verás todos los casos creados hasta el momento. Haz clic en cualquier caso para ver sus detalles.
Al abrir un caso, verás toda su información en detalle. El número de caso aparece en la parte superior izquierda, y el propietario del caso se muestra en la parte superior derecha de la pantalla.
Justo debajo, en la parte superior derecha de la pantalla, verás dos opciones:
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Convertir caso: Usa esta opción para convertir el caso en otro tipo de registro o flujo de trabajo si necesita reclasificarse. Por ejemplo, un caso de queja de un cliente podría convertirse en una escalación interna o una tarea de seguimiento.
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Marcar como cerrado: Haz clic aquí cuando el caso se haya resuelto por completo. Esto actualiza el estado del caso, asegurando que ya no esté activo, pero permanezca guardado para fines de registro e informes.
Paso 3: Actualiza la etapa del caso
Para actualizar la etapa del caso, simplemente haz clic en el nombre de la etapa correspondiente entre las opciones que se muestran en la parte superior de la pantalla. El caso pasará automáticamente a la etapa seleccionada.
Las etapas que se muestran se basan en el tipo de caso asignado al mismo.
Paso 4: Pestaña de actividad
El panel de Actividad a la derecha es el historial del caso. Usa las pestañas para filtrarlo por Comunicaciones, Notas, Formularios, Archivos adjuntos o Citas.
Haz clic en 'Añadir nota' para agregar una nota al caso.
Paso 5: Edita el caso
Para editar la información del caso, simplemente haz clic en el campo que quieras modificar.
Desde aquí puedes:
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Añadir clientes adicionales implicados
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Introducir o actualizar la información de Reportado por
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Introducir o actualizar la Descripción del caso
Paso 6: Añade o elimina personas
La tarjeta de Personas muestra todos los clientes vinculados al caso. Haz clic en + para buscar otro cliente y añadirlo, o en la × junto a un nombre para eliminarlo. Haz clic en cualquier nombre para abrir su ficha de cliente junto al caso.
NOTA: Un caso debe mantener al menos un cliente, por lo que el botón de eliminar se oculta cuando solo hay una persona vinculada.
Paso 7: Añade archivos adjuntos
Al desplazarte hacia abajo, encontrarás la opción de añadir archivos adjuntos relacionados con el caso en el lado izquierdo.
Al hacer clic en 'Añadir archivo adjunto' se abrirá una ventana emergente donde podrás elegir subir un archivo desde la ficha del cliente o directamente desde tu dispositivo.
Después de seleccionar el archivo, haz clic en el botón 'Adjuntar' para finalizar.
Si quieres que los archivos adjuntos se añadan automáticamente al caso, activa el interruptor de Sincronización.
Paso 8: Añade formularios
Debajo de la sección de archivos adjuntos, también verás la opción de adjuntar formularios. Para añadir un formulario al caso, haz clic en el botón 'Añadir formularios'.
Se abrirá una ventana emergente donde podrás seleccionar qué formulario adjuntar al caso desde la ficha del cliente. Al hacer clic en el campo de búsqueda de formularios, se abrirá un menú desplegable que muestra todos los formularios guardados en la ficha del cliente.
Una vez que hayas seleccionado el formulario, haz clic en el botón 'Guardar' para adjuntarlo.
Para adjuntar automáticamente a este caso cualquier formulario guardado en la ficha del cliente, activa el interruptor de Sincronización.
Después de guardar el formulario, vuelve al caso y verás que queda registrado en la sección de Actividad. El icono azul del signo más ahora aparecerá en gris, indicando que el formulario se ha añadido.
Paso 9: Vincula citas
Debajo de la sección de formularios, encontrarás la sección de Citas. Aquí puedes vincular cualquier cita relevante al caso haciendo clic en el botón '+ Añadir cita'.
Aparecerá una ventana emergente donde podrás buscar citas relevantes haciendo clic en el campo de búsqueda de citas. Se mostrará un menú desplegable con todas las citas de ese cliente; simplemente selecciona la que quieras vincular.
Haz clic en 'Guardar' para adjuntar el formulario.
Paso 10: Cierra el caso
Cuando el caso esté resuelto, haz clic en Marcar como cerrado en la parte superior derecha. Elige un Resultado y confirma con Cerrar caso.
NOTA: Es obligatorio indicar un resultado. Si no lo haces, verás el mensaje "Please select an outcome." Los resultados disponibles provienen del tipo de caso.
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