En este artículo, te explicaremos cómo gestionar y hacer seguimiento de las actividades directamente desde el calendario. Aprenderás a ver las actividades programadas por empleados y ubicaciones, así como a crear, editar y marcarlas como completadas, todo desde un lugar central dentro del calendario.
NOTA: Antes de revisar las actividades en el calendario, te recomendamos consultar nuestro artículo sobre Actividades para entender mejor cómo funcionan y cómo se utilizan en todo el sistema.
Paso 1: Accede al calendario
Primero, inicia sesión en tu cuenta de Pabau, y en el menú lateral izquierdo, haz clic en ''Calendario''.
Paso 2: Accede al panel de actividades
En el extremo derecho de la vista del calendario, haz clic en el botón ''Actividades''. Esto abrirá una vista dedicada donde podrás gestionar todas las actividades en un solo lugar.
Paso 3: Resumen de la vista de actividades
En la vista de Actividades, las tareas se agrupan por empleado y se muestran según la fecha seleccionada. Este diseño te ofrece una forma clara y estructurada de supervisar la carga de trabajo y el progreso de las tareas en todo el equipo.
Esto es lo que incluye la vista:
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Columnas de empleados
Cada columna representa a un miembro del equipo, mostrando las tareas asignadas para la fecha elegida. Si no hay tareas, aparecerá una opción para crear una nueva actividad. -
Navegación por fecha
En la parte superior de la página, usa las flechas o el icono de calendario para moverte entre fechas. Esto te permite ver actividades de días anteriores o próximos. -
Filtro de empleados
Usa el menú desplegable para filtrar las actividades por miembros específicos del equipo. Esto es útil para centrarte en la carga de trabajo individual o supervisar roles específicos. -
Filtro de ubicación
Aplica el filtro de ubicación para ver las actividades programadas en una clínica o sede en particular. Esto es especialmente útil para negocios con varias ubicaciones. -
Tarjetas de actividad
Cada tarea muestra su título, el empleado asignado, la descripción (si se proporciona) y la fecha y hora de vencimiento. Puedes hacer clic en estas tarjetas para ver, editar o actualizar los detalles de la actividad. -
Sección de completadas
Al final de cada columna encontrarás una sección de "Completadas". Cuando una tarea se marca como completada, pasa a esta sección con una marca de tiempo, lo que facilita el seguimiento del progreso.
Paso 4: Crea una nueva actividad
Para crear una nueva actividad, haz clic en el botón ''Crear actividad'' debajo del nombre del miembro del personal al que quieres asignar la tarea.
Al hacer clic en Actividad, aparecerá una ventana emergente con varios campos para completar. Empieza seleccionando el tipo de actividad en la parte superior: las opciones incluyen correo electrónico, llamada, mensaje y reunión, cada una representada por un icono. Elige la que mejor se ajuste a la tarea que estás registrando.
En el campo Asunto, introduce el título o asunto de la actividad.
A continuación, usa los campos de fecha y hora para especificar cuándo debe realizarse la actividad. Si lo necesitas, puedes añadir contexto o instrucciones adicionales en el campo de notas de la actividad.
La actividad se asignará automáticamente al miembro del equipo seleccionado en la vista del calendario. Si es necesario, puedes cambiar esto y asignar la actividad a otro usuario antes de guardar.
Al crear o editar una actividad, también puedes añadir el nombre del lead o del paciente para que quede claro a quién corresponde la tarea, facilitando el seguimiento de las interacciones con el cliente.
Después de completar los campos, puedes elegir guardar la actividad en la ficha del cliente, cancelarla o marcarla como hecha si la tarea está completada y quieres registrarla.
Una vez guardada, la actividad aparecerá en el calendario bajo el nombre del miembro del personal seleccionado.
Paso 5: Edita, elimina o completa una actividad
Para editar o eliminar una actividad, localiza la actividad en el calendario y haz clic en los tres puntos que aparecen junto a ella.
Para marcar una actividad como completada, simplemente marca la casilla junto a ella. La actividad se moverá a la sección "Completadas" con la hora de finalización registrada, facilitando el seguimiento del progreso.
Para desmarcar una actividad completada, haz clic en la tarea completada y desmarca la casilla. Esto devolverá la actividad a la lista activa.
Siguiendo estos pasos, podrás gestionar de forma eficiente todas las actividades en el calendario, manteniendo a tu equipo organizado y al día.
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