In dit artikel laten we je zien hoe je verschillende soorten klantinformatie veilig kunt delen vanaf de klantkaart met Veilig Delen. Dit omvat documenten, formulieren, behandelnotities en brieven, zodat gevoelige informatie veilig wordt gedeeld via het Klantenportaal.
Inhoudsopgave:
1. Hoe je documenten veilig deelt vanaf de klantkaart
2. Hoe je formulieren en behandelnotities veilig deelt vanaf de klantkaart
3. Hoe je brieven veilig deelt vanaf de klantkaart
4. Hoe je recepten veilig deelt vanaf de klantkaart
Hoe je documenten veilig deelt vanaf de klantkaart
Stap 1: Ga naar de klantkaart
Begin door in te loggen op je Pabau-account en gebruik de zoekbalk bovenaan het scherm om de klant te zoeken met wie je een document wilt delen.
Stap 2: Open de klantkaart en documenten
Klik in de klantkaart op het tabblad Chart/EMR en selecteer in het dropdownmenu "Documenten."
Stap 3: Zoek het document dat je wilt delen
Zoek in het ''Documenten-gedeelte'' van de klantkaart het bestand dat je wilt delen.
Klik op de drie puntjes naast het document om de beschikbare acties te bekijken en kies vervolgens ''Veilig Delen'' om het document veilig te versturen via het Klantenportaal.
Stap 4: Deel het document veilig
Zodra je op ''Veilig Delen'' klikt, opent er een paneel aan de rechterkant van het scherm.
Hier kun je je documenten bekijken, aanpassen en veilig naar de klant sturen via het Klantenportaal.
Dit is wat elk onderdeel van het Veilig Delen paneel bevat:
-
Gedeelde documenten
Bovenaan het paneel zie je het totale aantal documenten dat met de klant is gedeeld.
Als je de details wilt bekijken, klik dan op de knop ''Bekijken'' om de ''Deelgeschiedenis'' te openen. Hierin zie je welke documenten zijn gedeeld, wanneer ze zijn verstuurd en welk teamlid ze heeft gedeeld.
-
Gegevens ontvanger
Selecteer in het veld ''Delen met'' wie de gedeelde documenten ontvangt, meestal de klant, maar je kunt ze ook delen met een verzekeringsmaatschappij of een andere geautoriseerde contactpersoon.
- Geselecteerde documenten
Hier zie je het document dat je hebt gekozen om te delen. Wil je extra documenten toevoegen, selecteer ze dan uit de lijst voordat je verstuurt.
-
Delen via sms
Je kunt de sms -schakelaar inschakelen als je wilt dat de klant de veilige link naast e-mail ook via sms ontvangt. Zorg ervoor dat Veilig Delen via sms is ingeschakeld in je ''Klantmeldingen'' instellingen om deze optie te gebruiken.
-
E-mailbezorging
Het gedeelde document wordt per e-mail naar de klant verstuurd. Je kunt de e-mailsjabloon bekijken door op de link in dit gedeelte te klikken.
De sjabloon kan ook worden aangepast in ''Klantmeldingen'' zodat het beter aansluit bij de stijl en boodschap van je kliniek.
-
Notitie voor het klantenportaal
Gebruik dit veld om een persoonlijk bericht voor je klant toe te voegen. Deze notitie verschijnt samen met het gedeelde document in het Klantenportaal en geeft context of extra informatie die je klant nodig kan hebben.
-
Wachtwoordbeveiliging
De optie Wachtwoord beveiligen is standaard ingeschakeld om je documenten veilig te houden. Wanneer dit is ingeschakeld, wordt er automatisch een toegangscode opgenomen in de e-mail naar de ontvanger. Telkens wanneer de klant de pagina vernieuwt, moet hij/zij de veilige toegangscode invoeren
-
Afronden en versturen
Nadat je alle details hebt gecontroleerd, klik je op ''Veilig delen via e-mail'' om het document naar je klant te sturen. Als je besluit niet door te gaan, klik dan op Sluiten - er wordt niets opgeslagen of verstuurd.
Stap 5: Hoe de klant toegang krijgt tot het document
Nadat je het document hebt gedeeld, ontvangt je klant een e-mail met de gedeelde bestanden en de toegangscode.
Om het document te openen in het Klantenportaal, moet de klant deze code invoeren, zodat alleen de beoogde ontvanger de documenten kan bekijken.
Na het invoeren van de code wordt de klant doorgestuurd naar het Klantenportaal, waar hij/zij het document veilig kan bekijken en openen.
Door deze stappen te volgen, kun je documenten veilig delen met je klanten, zodat zij de benodigde informatie veilig en efficiënt ontvangen.
Hoe je formulieren en behandelnotities veilig deelt vanaf de klantkaart
Stap 1: Ga naar de klantkaart
Begin door in te loggen op je Pabau-account en gebruik de zoekbalk bovenaan het scherm om de klant te zoeken met wie je een formulier wilt delen.
Stap 2: Open de klantkaart en formulieren
Selecteer in het dropdownmenu een van de volgende opties:
-
Formulieren - om medische of administratieve formulieren te delen
-
Behandelnotities - om klinische notities of voortgangsoverzichten te delen
Stap 3: Zoek het formulier of de behandelnotitie die je wilt delen
Blader in het geselecteerde gedeelte door de lijst en zoek het specifieke formulier of de behandelnotitie die je wilt delen. Naast elk item zie je een knop "Veilig delen".
LET OP: Als je HIPAA-nalevingsondersteuning hebt ingeschakeld, kun je geen formulieren met de klant delen.
Stap 4: Deel het formulier/de behandelnotitie veilig
Zodra je op ''Veilig Delen'' klikt, opent er een paneel aan de rechterkant van het scherm.
Hier kun je je formulieren bekijken, aanpassen en veilig naar de klant sturen via het Klantenportaal.
Dit is wat elk onderdeel van het Veilig Delen paneel bevat:
-
Gedeelde formulieren
Bovenaan het paneel zie je het totale aantal formulieren dat met de klant is gedeeld.
Als je de details wilt bekijken, klik dan op de knop ''Bekijken'' om de ''Deelgeschiedenis'' te openen. Hierin zie je welke formulieren zijn gedeeld, wanneer ze zijn verstuurd en welk teamlid ze heeft gedeeld.
-
Gegevens ontvanger
Selecteer in het veld ''Delen met'' wie de gedeelde formulieren ontvangt, meestal de klant, maar je kunt ze ook delen met een verzekeringsmaatschappij of een andere geautoriseerde contactpersoon.
- Geselecteerde formulieren
Hier zie je het formulier dat je hebt gekozen om te delen. Wil je extra formulieren toevoegen, selecteer ze dan uit de lijst voordat je verstuurt.
-
Delen via sms
Je kunt de sms -schakelaar inschakelen als je wilt dat de klant de veilige link naast e-mail ook via sms ontvangt. Zorg ervoor dat Veilig Delen via sms is ingeschakeld in je ''Klantmeldingen'' instellingen om deze optie te gebruiken.
-
E-mailbezorging
De gedeelde formulieren worden per e-mail naar de klant verstuurd. Je kunt de e-mailsjabloon bekijken door op de link in dit gedeelte te klikken.
De sjabloon kan ook worden aangepast in ''Klantmeldingen'' zodat het beter aansluit bij de stijl en boodschap van je kliniek.
-
Notitie voor het klantenportaal
Gebruik dit veld om een persoonlijk bericht voor je klant toe te voegen. Deze notitie verschijnt samen met de gedeelde formulieren in het Klantenportaal en geeft context of extra informatie die je klant nodig kan hebben.
-
Wachtwoordbeveiliging
De optie Wachtwoord beveiligen is standaard ingeschakeld om je formulieren veilig te houden. Wanneer dit is ingeschakeld, wordt er automatisch een toegangscode opgenomen in de e-mail naar de ontvanger. De ontvanger moet deze code invoeren om de gedeelde formulieren te openen, en deze blijft 30 dagen geldig, zodat alleen de beoogde persoon toegang heeft tot de bestanden.
-
Afronden en versturen
Nadat je alle details hebt gecontroleerd, klik je op ''Veilig delen via e-mail'' om de formulieren naar je klant te sturen. Als je besluit niet door te gaan, klik dan op Sluiten - er wordt niets opgeslagen of verstuurd.
Je kunt het formulier ook per e-mail naar de klant sturen door op de drie puntjes naast het formulier te klikken en de optie "Verzenden als e-mail" te selecteren. In dat geval wordt het formulier als pdf-bijlage rechtstreeks naar de inbox van de klant verstuurd.
Stap 5: Hoe de klant toegang krijgt tot het formulier
Nadat je de formulieren hebt gedeeld, ontvangt je klant een e-mail met de gedeelde bestanden en de toegangscode.
Om het formulier te openen in het Klantenportaal, moet de klant deze code invoeren, zodat alleen de beoogde ontvanger de formulieren kan bekijken.
Na het invoeren van de code wordt de klant doorgestuurd naar het Klantenportaal, waar hij/zij het formulier veilig kan bekijken en openen.
Als er 5 keer een verkeerde code wordt ingevoerd, ziet de klant een foutmelding. Om dit op te lossen, moet een teamlid de brief opnieuw versturen via een nieuwe veilige link.
Door deze stappen te volgen, kun je formulieren en behandelnotities veilig delen met je klanten, zodat zij de benodigde informatie veilig en efficiënt ontvangen.
Hoe je brieven veilig deelt vanaf de klantkaart
Stap 1: Ga naar de klantkaart
Begin door in te loggen op je Pabau-account en gebruik de zoekbalk bovenaan het scherm om de klant te zoeken met wie je een brief wilt delen.
Stap 2: Open brieven
Ga in de klantkaart naar het tabblad Communicatie en vervolgens naar het gedeelte Brieven. Hier kun je de brief selecteren die je met de klant wilt delen.
LET OP: Als de brief die je wilt delen niet in de lijst staat, kun je een nieuwe brief vanaf nul maken of een bestaande sjabloon selecteren. Keer na het opslaan van de brief terug naar dit gedeelte om deze te selecteren voor veilig delen.
Om te leren hoe je een brief vanaf nul maakt, raadpleeg dit artikel.
Stap 3: Zoek de brief die je wilt delen
Zoek in het ''Gedeelte Brieven'' van de klantkaart de brief die je wilt delen.
Klik op de drie puntjes naast de brief om de beschikbare acties te bekijken en kies vervolgens ''Veilig Delen'' om de brief veilig te versturen via het Klantenportaal.
Stap 4: Deel de brief veilig
Zodra je op ''Veilig Delen'' klikt, opent er een paneel aan de rechterkant van het scherm.
Hier kun je je brieven bekijken, aanpassen en veilig naar de klant sturen via het Klantenportaal.
Dit is wat elk onderdeel van het Veilig Delen paneel bevat:
-
Gedeelde brieven
Bovenaan het paneel zie je het totale aantal brieven dat met de klant is gedeeld.
Als je de details wilt bekijken, klik dan op de knop ''Bekijken'' om de ''Deelgeschiedenis'' te openen. Hierin zie je welke brieven zijn gedeeld, wanneer ze zijn verstuurd en welk teamlid ze heeft gedeeld.
- Gegevens ontvanger
Selecteer in het veld ''Delen met'' wie de gedeelde brieven ontvangt, meestal de klant, maar je kunt ze ook delen met een verzekeringsmaatschappij of een andere geautoriseerde contactpersoon.
- Geselecteerde brieven
Hier zie je de brief die je hebt gekozen om te delen. Wil je extra brieven toevoegen, selecteer ze dan uit de lijst voordat je verstuurt.
- Delen via sms
Je kunt de sms -schakelaar inschakelen als je wilt dat de klant de veilige link naast e-mail ook via sms ontvangt. Zorg ervoor dat Veilig Delen via sms is ingeschakeld in je ''Klantmeldingen'' instellingen.
- E-mailbezorging
De gedeelde brief wordt per e-mail naar de klant verstuurd. Je kunt de e-mailsjabloon bekijken door op de link in dit gedeelte te klikken.
De sjabloon kan ook worden aangepast in ''Klantmeldingen'' zodat het beter aansluit bij de stijl en boodschap van je kliniek. - Notitie voor het klantenportaal
Gebruik dit veld om een persoonlijk bericht voor je klant toe te voegen. Deze notitie verschijnt samen met de gedeelde brief in het Klantenportaal en geeft context of extra informatie die je klant nodig kan hebben.
- Wachtwoordbeveiliging
De optie Wachtwoord beveiligen is standaard ingeschakeld om je brieven veilig te houden. Wanneer dit is ingeschakeld, wordt er automatisch een toegangscode opgenomen in de e-mail naar de ontvanger. Telkens wanneer de klant de pagina vernieuwt, moet hij/zij de veilige toegangscode invoeren. - Afronden en versturen
Nadat je alle details hebt gecontroleerd, klik je op ''Veilig delen via e-mail'' om de brief naar je klant te sturen. Als je besluit niet door te gaan, klik dan op Sluiten - er wordt niets opgeslagen of verstuurd.
Stap 5: Hoe de klant toegang krijgt tot de brief
Nadat je de brief hebt gedeeld, ontvangt je klant een e-mail met de gedeelde bestanden en de toegangscode.
Om de brief te openen in het Klantenportaal, moet de klant deze code invoeren, zodat alleen de beoogde ontvanger de brief kan bekijken.
Na het invoeren van de code wordt de klant doorgestuurd naar het Klantenportaal, waar hij/zij de brief veilig kan bekijken en openen.
Als er 5 keer een verkeerde code wordt ingevoerd, ziet de klant een foutmelding. Om dit op te lossen, moet een teamlid de brief opnieuw versturen via een nieuwe veilige link.
Door deze stappen te volgen, kun je brieven veilig delen met je klanten, zodat zij de benodigde informatie veilig en efficiënt ontvangen.
Hoe je recepten veilig deelt vanaf de klantkaart
Stap 1: Ga naar de klantkaart
Begin door in te loggen op je Pabau-account en gebruik de zoekbalk bovenaan het scherm om de klant te vinden wiens recept je wilt delen.
Stap 2: Open recepten
Ga in de klantkaart naar het tabblad Chart en selecteer vervolgens Recepten. Hier zie je een lijst met recepten voor de klant en kun je kiezen welke je wilt delen.
Stap 3: Zoek het recept dat je wilt delen
Zoek in het gedeelte Recepten van de klantkaart het recept dat je wilt delen.
Klik op de drie puntjes naast het recept om de beschikbare acties te bekijken en selecteer vervolgens Veilig Delen om het veilig te versturen via het Klantenportaal.
Stap 4: Deel het recept veilig
Nadat je op Veilig Delen hebt geklikt, opent er een paneel aan de rechterkant van het scherm. Hier kun je recepten bekijken, aanpassen en veilig naar de klant sturen.
Gedeelde recepten
Bovenaan zie je het totale aantal recepten dat met deze klant is gedeeld.
Klik op Bekijken om de Deelgeschiedenis te openen, die laat zien welke recepten zijn gedeeld, wanneer en door welk teamlid.
Gegevens ontvanger
Gebruik het veld Delen met om te selecteren wie het recept ontvangt — meestal de klant, maar je kunt ook delen met een geautoriseerde contactpersoon, zoals een verzekeringsmaatschappij.
Geselecteerde recepten
Dit gedeelte toont de recepten die je hebt gekozen om te delen. Je kunt indien nodig meerdere recepten toevoegen voordat je verstuurt.
Delen via sms
Schakel de sms-schakelaar in als je wilt dat de klant een veilige link via sms ontvangt. Zorg ervoor dat Veilig Delen via sms is ingeschakeld in je Klantmeldingen instellingen.
E-mailbezorging
Het recept wordt per e-mail verstuurd. Bekijk de e-mailsjabloon of pas deze aan in Klantmeldingen om aan te sluiten bij de stijl van je kliniek.
Notitie voor het klantenportaal
Voeg een persoonlijke notitie toe die samen met het recept in het Klantenportaal verschijnt. Dit helpt om context of extra instructies voor de klant te geven.
Wachtwoordbeveiliging
De optie Wachtwoord beveiligen is standaard ingeschakeld om je documenten veilig te houden. Wanneer dit is ingeschakeld, wordt er automatisch een toegangscode opgenomen in de e-mail naar de ontvanger. Telkens wanneer de klant de pagina vernieuwt, moet hij/zij de veilige toegangscode invoeren.
Afronden en versturen
Klik na het controleren van alle details op ''Veilig delen via e-mail'' om het recept te versturen. Klik op ''Sluiten'' om te annuleren — er wordt niets verstuurd.
Stap 5: Hoe de klant toegang krijgt tot het recept
Nadat je het recept hebt gedeeld, ontvangt je klant een e-mail met de gedeelde bestanden en de toegangscode.
Om het recept te openen in het Klantenportaal, moet de klant deze code invoeren, zodat alleen de beoogde ontvanger het recept kan bekijken.
Na het invoeren van de code wordt de klant doorgestuurd naar het Klantenportaal, waar hij/zij het recept veilig kan bekijken en openen.
Door deze stappen te volgen, kun je recepten veilig delen met je klanten, zodat zij de benodigde informatie veilig en efficiënt ontvangen.
Door deze stappen te volgen, kun je documenten, formulieren, behandelnotities, brieven en recepten veilig delen met je klanten via het Klantenportaal. Dit helpt ervoor te zorgen dat gevoelige informatie veilig wordt gedeeld, toegang wordt beschermd en de communicatie met klanten helder en compliant blijft.
Voor meer handleidingen, raadpleeg de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer extra handleidingen, of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan om, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de extra handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen voor een holistische leerervaring, waarmee je de essentiële vaardigheden kunt opdoen om succesvol te zijn met Pabau.