In dit artikel leggen we uit wat het rapport Kamerbenutting laat zien, hoe je het vindt en hoe je het leest.
Het rapport Kamerbenutting laat zien hoe hard elk van je behandelkamers werkt. Voor de periode die je kiest, vergelijkt het de tijd dat elke kamer geboekt was met de tijd dat deze beschikbaar was, zodat je in één oogopslag ziet welke kamers op volle capaciteit draaien en welke stilstaan.
Het is een planningstool dat handig is om te bepalen of je meer kamers nodig hebt, of een kamer een andere bestemming zou kunnen krijgen, of dat boekingen gelijkmatiger over vestigingen verdeeld moeten worden.
Hoe vind je het
Stap 1: Ga naar de functie Analytics
Log in op je Pabau-account en ga in het linker zijmenu naar Analytics, klik vervolgens op de knop "Rapporten".
Stap 2: Open de banner voor rapporten
Klik op de banner "Probeer onze nieuwe reeks rapporten" op Probeer het nu.
Zodra je in de nieuwe rapportenweergave bent, ga je naar het gedeelte Afspraken en scroll je naar de groep "Uitsplitsingen". Klik op Kamerbenutting om het rapport te openen.
Voordat je de cijfers leest - waar de data vandaan komt
Het rapport heeft geen eigen instellingen voor kamers, uren of capaciteit - het haalt alles uit je bestaande Setup, dus de nauwkeurigheid ervan hangt volledig af van hoe deze onderdelen zijn ingesteld. De meeste vragen van het type "deze cijfers kloppen niet" zijn terug te voeren op een van de volgende punten:
1. Je kamers — Setup → Kamers
Elke actieve kamer die gekoppeld is aan de locatie verschijnt als een rij in het rapport. Als een kamer ontbreekt, controleer dan of deze hier bestaat en actief is — verwijderde of gedeactiveerde kamers worden bewust weggelaten. De naam van een kamer in dit rapport komt exact overeen met de naam in Setup → Kamers.
2. De capaciteit van elke kamer (de "slots")
Een kamer kan zo worden ingesteld dat er meer dan één afspraak tegelijk plaatsvindt. Deze gelijktijdige capaciteit noemt het rapport de slots van de kamer, en dit beïnvloedt zowel de beschikbare tijd als hoe overlappende afspraken worden geteld. De meeste kamers hebben slechts één afspraak tegelijk, dus voor hen is dit simpelweg 1 — al kunnen 2 of meer afspraken volledig of gedeeltelijk overlappen in kamers met een hogere capaciteit.
3. Je openingstijden — Setup → Locaties → (de locatie) → Openingstijden
Hier komt de "beschikbare tijd" vandaan, en dit is het onderdeel dat de meeste mensen over het hoofd zien. Elke locatie heeft zijn eigen tabblad Openingstijden met de open- en sluitingstijd voor elke dag van de week, met de optie om een dag als gesloten te markeren. Het rapport gebruikt deze uren om te berekenen hoe lang elke kamer gebruikt had kunnen worden:
- Wanneer je filtert op een specifieke locatie, worden de Openingstijden van die locatie gebruikt.
- Wanneer je Alle locaties bekijkt, worden de standaard openingstijden van het bedrijf gebruikt — tenzij je account alleen toegang heeft tot één actieve locatie, in welk geval de eigen uren van die locatie worden gebruikt, zodat het cijfer overeenkomt met wat je zou zien als je die locatie rechtstreeks selecteert.
- Voor elke dag die een locatie niet heeft ingesteld, valt het rapport terug op de standaard openingstijden van je bedrijf.
- Als er nergens openingstijden zijn ingesteld, gaat het rapport uit van 10 uur per dag zodat de percentages nog steeds berekend kunnen worden — maar dit is een vangnet, geen echt cijfer.
Dagen die als gesloten zijn gemarkeerd, tellen als nul beschikbare tijd, dus deze drukken je benutting terecht niet naar beneden.
4. Je locatierechten
Je ziet alleen kamers, boekingen en uren voor de locaties waartoe je gebruikersaccount toegang heeft — zelfs de weergave "Alle locaties" toont nooit data van een vestiging waarvoor je geen rechten hebt.
Werkbalkopties
Filters
- Data – Verplicht. De periode waarop het rapport betrekking heeft, standaard ingesteld op Vandaag. Elk cijfer op de pagina wordt alleen opgebouwd uit afspraken die binnen deze data beginnen, en de beschikbare tijd wordt berekend over datzelfde bereik — een langere periode betekent dus meer beschikbare uren om te vullen.
- Locatie – Standaard ingesteld op je hoofdlocatie wanneer die is ingesteld in je medewerkersprofiel, en anders op Alle locaties. Kies één praktijklocatie om het rapport te beperken tot de kamers en openingstijden van die vestiging.
Het rapport begrijpen
De samenvattingskaarten
- Totale benutting – Totale geboekte tijd als percentage van de totale beschikbare tijd over alle kamers. Jouw ene cijfer voor "hoe druk waren we in totaal".
- Geboekte uren – De totale geboekte tijd over alle kamers in de periode, weergegeven als uren:minuten, met de totale beschikbare tijd ernaast (bijv. "van 420:00 beschikbaar").
- Totaal ongebruikt – Je onbenutte capaciteit — het deel van de beschikbare tijd dat niet werd geboekt. Het is het spiegelbeeld van Totale benutting, dus 35% benut betekent 65% ongebruikt.
De grafiek met de benuttingsuitsplitsing
De cirkeldiagram en de lijst ernaast tonen het aandeel van elke kamer in de totale geboekte tijd, gesorteerd van drukst naar minst druk. De segmenten tellen op tot 100% over al je kamers, en elke kamer behoudt dezelfde kleur in de grafiek, de lijst en de tabel, zodat ze makkelijk te matchen zijn. Dit is de snelste manier om te zien of je boekingen zich concentreren in een paar kamers of gelijkmatig verdeeld zijn.
De kamertabel
Elke rij is één kamer, gesorteerd van meest naar minst benut.
OPMERKING: Het aantal Boekingen is klikbaar. Als je op het boekingsaantal van een kamer klikt, wordt het rapport Afspraken geopend in een nieuw tabblad, vooraf gefilterd op precies die afspraken - dezelfde kamer, dezelfde data, hetzelfde locatiebereik, waarbij geannuleerde afspraken en no-shows worden uitgesloten, zodat het aantal altijd overeenkomt met de onderliggende afspraken.
Als niets overeenkomt met je filters, zie je: "Geen kamers komen overeen met je filters voor deze periode en locatie."
Hoe de cijfers worden berekend
Beschikbare tijd voor een kamer = de slots (gelijktijdige capaciteit) × de openingsuren voor elke dag in de periode. Openingsuren komen uit de Openingstijden van de locatie, met terugval op de standaard van het bedrijf voor elke niet-ingestelde dag, en op 10 uur/dag alleen als er helemaal niets is ingesteld. Gesloten dagen dragen nul bij, en een kamer met 2 slots heeft twee keer zoveel beschikbare tijd als een kamer met 1 slot, aangezien deze twee afspraken tegelijk kan bevatten.
Geboekte tijd is de daadwerkelijk bezette tijd, niet simpelweg de som van de duur van afspraken — overlappende afspraken worden alleen geteld tot aan de capaciteit van de kamer. Twee afspraken die tegelijk lopen in een kamer met één slot tellen als één blok bezette tijd, niet twee, zodat echte dubbele boekingen het cijfer niet opblazen. Een kamer met twee slots telt beide terecht mee.
OPMERKING: Geannuleerde afspraken en no-shows worden nooit meegeteld, omdat de kamer in dat geval niet echt gebruikt werd.
Uitgewerkt voorbeeld: een Laserkamer met één slot op een locatie die van maandag tot vrijdag geopend is van 9:00 tot 17:00 uur (8 uur per dag), gerapporteerd over een volledige week, heeft een beschikbare tijd van 1 slot × 8 uur × 5 open dagen = 40 uur (het weekend is gesloten, dus dat voegt niets toe). Als er die week 30 uur aan afspraken in plaatsvond, is de benutting 30 ÷ 40 = 75%.
OPMERKING: De percentages per kamer tellen niet op tot 100%, omdat de Benutting van elke kamer wordt gemeten ten opzichte van de eigen beschikbaarheid, onafhankelijk van de andere kamers. De kaart Totale benutting is het enige gepoolde, praktijkbrede cijfer.
Met dit inzicht kun je het rapport Kamerbenutting met vertrouwen gebruiken om te zien welke kamers op volle capaciteit draaien en welke stilstaan, zodat je ruimte en boekingen daarop kunt afstemmen.
Was deze handleiding nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons om duidelijkere artikelen te schrijven.
Voor meer handleidingen, blader door de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Je kunt ook onze videoleerreeks bekijken, de Pabau Academy, of de Supportpagina bezoeken voor extra hulp.