In dit artikel geven we je een overzicht van Pabau's verwijzingsmarketingfunctie, inclusief hoe het werkt, hoe je een campagne opzet, hoe je het dashboard gebruikt en hoe je het programma aan je klanten communiceert.
LET OP: Ben je op zoek naar patiëntverwijzingen tussen zorgverleners? Ga dan naar dit artikel. Deze gids behandelt Refer a Friend, Pabau's klantverwijzingsmarketingfunctie.
Inhoudsopgave
- Wat is verwijzingsmarketing?
- Hoe zet je een verwijzingscampagne op
- Hoe gebruik je het verwijzingsdashboard
- Hoe leg je je verwijzingsprogramma uit aan klanten
Wat is verwijzingsmarketing?
Met verwijzingsmarketing in Pabau kan je kliniek een gestructureerd, op beloningen gebaseerd verwijzingsprogramma uitvoeren, waardoor je bestaande klanten een bron van nieuwe business worden. Je kunt bepalen wat telt als een succesvolle verwijzing, beloningen instellen voor zowel de verwijzende klant als hun vriend(in), de e-mails automatiseren die worden verstuurd wanneer een beloning wordt verdiend, en de prestaties van je campagne volgen vanuit een speciaal Verwijzingen-dashboard.
Om toegang te krijgen tot deze functie, log je in op je Pabau-account, en klik je in het linkermenu op Marketing, en vervolgens op "Verwijzing."
LET OP: Als je Verwijzingsmarketing niet in je zijbalk ziet, kan dit komen door je gebruikersrechten. Neem contact op met je beheerder om er zeker van te zijn dat je de juiste rechten hebt om deze functie te gebruiken.
Hoe verwijzingen worden geregistreerd
Zo werkt het proces:
-
Wanneer je handmatig een nieuwe klant aanmaakt, vul je het veld "Hoe heb je van ons gehoord" in het formulier voor nieuwe klanten in, selecteer je "Klantverwijzing" uit het dropdownmenu, en kies je de verwijzende klant uit je klantenbestand.
-
Als je een bestaande klant bijwerkt, open je de klantkaart en zoek je het veld "Verwezen door" in het klantprofiel aan de linkerkant van het scherm, en selecteer je daar de verwijzende klant. Zodra je hebt opgeslagen, is de verwijzing gekoppeld en geldt de beloningslogica op basis van het doel van je campagne.
LET OP: Zorg ervoor dat de optie "Klantverwijzing" actief staat bij je marketingbronnen, anders verschijnt deze niet in het dropdownmenu. Je kunt dit controleren onder Instellingen > Marketingbronnen.
Soorten beloningen
Beloningen kunnen worden uitgegeven als een Voucher of een Aangepaste beloning, en kunnen worden ingesteld voor zowel de verwijzende klant als de verwezen vriend(in). Vouchers als beloning verschijnen op de klantkaart van de ontvanger onder het tabblad Cadeaubonnen. Aangepaste beloningen worden alleen geregistreerd op het Verwijzingen-dashboard.
LET OP: Vouchers die als beloning worden gebruikt, beheer je onder Marketing > Cadeaubonnen.
Hoe zet je een verwijzingscampagne op
Met Refer a Friend maak je van tevreden klanten een groeikanaal door ze te belonen voor het aanbrengen van vrienden bij je kliniek.
Je kunt bepalen wat telt als een succesvolle verwijzing, waarmee ambassadeurs en verwezen vrienden worden beloond, de e-mails die worden verstuurd wanneer een beloning wordt verdiend, en waar de campagne wordt gehost.
Zodra de campagne is gepubliceerd, worden de prestaties bijgehouden op het Verwijzingen-dashboard. Voor een volledig overzicht van het dashboard, lees Hoe gebruik je het verwijzingsdashboard. (add anchor)
Stap 1: Ga naar Verwijzingsmarketing
Log in op je Pabau-account, en klik in het linkermenu op Marketing, en vervolgens op "Verwijzing."
LET OP: Als je Verwijzingsmarketing niet in je zijbalk ziet, kan dit komen door je gebruikersrechten. Neem contact op met je beheerder om er zeker van te zijn dat je de juiste rechten hebt om deze functie te gebruiken.
Stap 2: Start een nieuwe campagne
Klik op "Maak je eerste campagne" vanuit het Verwijzingen-dashboard.
Hiermee open je een wizard van vijf stappen, met bovenaan een voortgangsindicator die Doelen, Beloningen, Verwezen gebruiker, Communicatie en Installatie toont. Je kunt tussen stappen navigeren met de knoppen "Terug" en "Volgende."
LET OP: Als je je bestaande campagne wilt bewerken, ga je naar de knop "Campagne configureren" rechtsboven.
Stap 3: Stel je campagnedoel in
Kies bij de stap Doelen wanneer een verwijzing telt als succesvol. Je kunt kiezen uit drie modellen:
- Klant aangemaakt (Aanbevolen): De beloning wordt gegeven zodra een nieuwe klant wordt aangemaakt met het verwijzingsveld ingevuld. Dit is de standaardoptie.
- Eerste boeking (Hoge intentie): De beloning wordt gegeven zodra de afspraak van de verwezen klant als voltooid wordt gemarkeerd.
- Eerste aankoop (Omzet): De beloning wordt gegeven zodra de factuur voor een product of afspraak volledig is betaald.
LET OP: Een verwijzing wordt geregistreerd door "Klantverwijzing" te selecteren in het veld "Hoe heb je van ons gehoord", ofwel bij het aanmaken van een nieuwe klant of vanuit de klantkaart van een bestaande klant, en vervolgens de verwijzende klant uit je klantenbestand te kiezen. Dit koppelt de ambassadeur aan de verwezen klant en activeert de beloningslogica.
Stap 4: Beloningen configureren
Stel bij de stap Beloningen in wat ambassadeurs en verwezen vrienden ontvangen. Deze stap is opgesplitst in twee onderdelen: Beloning verwijzer en Beloning verwezen vriend.
Beloning verwijzer
Schakel "Beloning verwijzer" in om in te stellen wat ambassadeurs ontvangen voor elke succesvolle verwijzing. Voer een naam voor de beloning in, selecteer een type beloning (Voucher of Aangepast), en als je Voucher hebt gekozen, selecteer je de toepasselijke voucher uit de dropdown met alle actieve vouchers.
Om te voorkomen dat een enkele klant een onbeperkt aantal beloningen claimt, stel je een optionele limiet in via het veld "Max per verwijzer."
Naast de standaardbeloning per verwijzing kun je een Mijlpaalbeloning instellen, een extra beloning die wordt gegeven wanneer een ambassadeur een bepaald aantal succesvolle verwijzingen bereikt. Bijvoorbeeld een voucher van €100 na 10 verwijzingen, bovenop de reguliere €15 per verwijzing die ze ontvangen. Schakel een mijlpaal in, stel de drempel in via het veld "Na [n] succesvolle verwijzingen", en vul de beloningsgegevens in.
Klik op "Beloning toevoegen" als je meer mijlpalen wilt toevoegen. Elke mijlpaal kan afzonderlijk worden ingeschakeld of verwijderd.
LET OP: Vouchers die als beloning worden gebruikt, beheer je onder Marketing > Cadeaubonnen.
Beloning verwezen vriend
Schakel "Beloning vriend" in om nieuwe klanten een welkomstbeloning aan te bieden wanneer ze zich aansluiten via een verwijzing. Door de verwezen vriend meteen een beloning te geven, zoals een voucher voor hun eerste bezoek, vergroot je de kans dat ze doorzetten en boeken, wat het een waardevolle toevoeging aan je campagne maakt, ook al is het optioneel.
De instelling volgt dezelfde structuur als de beloning voor de verwijzer: voer een naam voor de beloning in, selecteer een type beloning (Voucher of Aangepast), en als je Voucher hebt gekozen, selecteer je de toepasselijke voucher uit de dropdown.
Je kunt ook een limiet instellen om te bepalen hoe vaak deze welkomstbeloning wordt uitgegeven.
Stap 5: Communicatie configureren
Stel bij de stap Communicatie de twee automatische e-mails in die tijdens het verwijzingstraject worden verstuurd. Elke e-mail kan worden in- of uitgeschakeld en bevat een onderwerp, preheader, afzendernaam, inhoud en knoptekst. Aan de rechterkant kun je een live voorbeeld met voorbeeldgegevens bekijken.
- Beloning verdiend: Wordt naar de verwijzer verstuurd zodra het eerste bezoek van de verwezen vriend is geregistreerd. Bevestigt de beloning en kan een duwtje richting de volgende mijlpaal bevatten.
- Welkom en voucher: Wordt naar de verwezen vriend verstuurd zodra deze via de verwijzingslink een account aanmaakt. Heet ze welkom en vermeldt hun aanbieding voor het eerste bezoek.
LET OP: Je kunt elke e-mail personaliseren met samenvoegvelden, waaronder {referrer}, {friend}, {reward} en {clinic}. Klik op een samenvoegveld om het in de tekst van de e-mail in te voegen.
Stap 6: Campagne publiceren
Zodra je alle stappen hebt doorlopen, klik je op "Publiceren" rechtsboven in het scherm om je campagne te activeren. Je kunt de prestaties volgen vanuit het Verwijzingen-dashboard.
Hoe gebruik je het verwijzingsdashboard
Zodra je verwijzingscampagne is gepubliceerd, geeft het Verwijzingen-dashboard je een live overzicht van hoe je programma presteert, van nieuwe klanten en gegenereerde omzet tot beloningsuitgaven en vergelijkingen van acquisitiekosten.
Stap 1: Ga naar het Verwijzingen-dashboard
Log in op je Pabau-account, en klik in het linkermenu op Marketing, en vervolgens op "Verwijzing." Het Verwijzingen-dashboard opent automatisch.
Stap 2: Bekijk de campagnekop
Bovenaan het dashboard vind je de campagnekop, waarin de naam van je campagne, de huidige status en de startdatum worden weergegeven.
Vanaf hier kun je ook op "Campagne configureren" klikken om terug te keren naar de campagnewizard en wijzigingen aan te brengen. 
Stap 3: Bekijk je seizoensoverzicht
Onder de campagnekop geeft het onderdeel "Het verwijzingsverhaal van dit seizoen" je een overzicht op hoofdlijnen van de impact van je campagne, inclusief het aantal nieuwe klanten, de omzet uit eerste behandelingen, het totaal aantal ambassadeurs en het aantal keer gedeeld. Dit is een snel overzicht van hoe je verwijzingsprogramma over het geheel presteert.
Stap 4: Houd je topambassadeurs in de gaten
Het onderdeel "Je topambassadeurs dit jaar" toont een kaart voor elk van je best presterende ambassadeurs, met daarop hoeveel klanten ze hebben verwezen, hoeveel daarvan hebben geboekt, en de omzet die uit hun verwijzingen is gegenereerd. Elke kaart toont ook wie die ambassadeur heeft aangebracht, eventuele beoordelingen die ze hebben achtergelaten, en of ze de status van topambassadeur hebben.
Vanuit dit onderdeel kun je ook een persoonlijk bedankbericht naar een ambassadeur sturen door op "Bericht opstellen" te klikken. Ambassadeurs die een persoonlijk bericht ontvangen, verwijzen vaak vaker.
Stap 5: Verken een verwijzingsketen
Met het onderdeel "Eén deling, één rimpeling" kun je een enkele verwijzingsketen event voor event volgen op een tijdlijn, met verwijzingsgebeurtenissen en mijlpalen zoals "werd een ambassadeur." Selecteer een ambassadeur uit de dropdown rechtsboven om hun keten te bekijken, samen met de totalen voor boekingen, nieuwe ambassadeurs en omzet die uit die keten is gegenereerd.
Stap 6: Volg live activiteit
De feed Live activiteit, rechts van de verwijzingsketen, toont een realtime stroom van verwijzingsgebeurtenissen zodra ze plaatsvinden, zodat je op de hoogte blijft van nieuwe verwijzingen, boekingen en beloningstriggers zonder de pagina te hoeven vernieuwen.
Stap 7: Analyseer cohortgolven
Het onderdeel Cohortgolven visualiseert hoe verwijzingen zich over generaties verspreiden, en toont directe verwijzingen naast tweede- en derdegolfverwijzingen (verwijzers van verwijzers). Voor elke golf zie je het aantal nieuwe klanten per ambassadeur en de omzet die afkomstig is van tweede- en derdegolfklanten.
Stap 8: Meet de beloningsROI
Het onderdeel Beloonings-ROI toont het rendement per uitgegeven euro aan beloningen. Gebruik de aanpasbare schuifregelaars voor gemiddelde waarde van het eerste bezoek en herhaalbezoeken om de verwachte levenslange omzet te modelleren, zodat je een duidelijker beeld krijgt van de langetermijnwaarde die je verwijzingsprogramma oplevert.
Stap 9: Vergelijk acquisitiekosten
Het onderdeel "Kosten om een nieuwe klant te werven" vergelijkt de acquisitiekosten (CAC) van je verwijzingsprogramma met andere veelgebruikte acquisitiekanalen, waaronder Google Search, Instagram-advertenties, Meta/Facebook, en inloop/lokaal. Naast elk kanaal zie je een seizoensbesparingsoverzicht dat laat zien hoeveel je hebt bespaard door een verwijzingsprogramma te gebruiken.
Stap 10: Vind verwijzingsbeloningen
Zodra een verwijzing is geregistreerd en de beloningslogica van toepassing is, worden beloningen op verschillende plekken opgeslagen, afhankelijk van hun type:
Voucher: De beloning verschijnt op de klantkaart van de ontvanger onder het tabblad "Cadeaubonnen," waar deze zich net als elke andere cadeaubon gedraagt wat betreft geldigheid, inwisseling en rapportage.
Aangepast: De beloning wordt alleen geregistreerd op het Verwijzingen-dashboard.
Hoe leg je je verwijzingsprogramma uit aan klanten
Zodra je verwijzingscampagne in Pabau is ingesteld, is de volgende stap ervoor te zorgen dat je klanten weten dat het bestaat en begrijpen hoe ze kunnen deelnemen. Deze gids leidt je door wat je moet communiceren, hoe verwijzingen momenteel worden geregistreerd, en hoe je je klanten gemotiveerd houdt om vrienden te verwijzen.
Stap 1: Laat klanten weten dat het programma bestaat
De eerste stap is simpelweg ervoor zorgen dat je klanten weten dat er een verwijzingsprogramma loopt. Je kunt dit op verschillende manieren doen, afhankelijk van wat het beste werkt voor jouw kliniek, zoals het noemen tijdens afspraken, opnemen in vervolgmails, of tonen in je wachtruimte.
Houd de boodschap bij het uitleggen van het programma simpel en direct:
- Je kliniek biedt een verwijzingsbeloning aan klanten die een vriend(in) aanbrengen.
- De verwezen vriend(in) kan ook een welkomstbeloning ontvangen, afhankelijk van hoe je campagne is ingesteld.
- Hoe meer vrienden ze verwijzen, hoe meer ze kunnen verdienen, vooral als je mijlpaalbeloningen hebt ingesteld.
TIP: Verspreid het nieuws met Pabau's marketingtools
Je kunt ook Pabau's ingebouwde marketingtools gebruiken om je hele klantenbestand rechtstreeks te bereiken en te laten weten over je verwijzingsprogramma:
- 💡 Broadcast - Stuur een eenmalige aankondiging naar je klantenbestand om te laten weten dat het verwijzingsprogramma live is.
- 💡 Automatisering - Informeer klanten automatisch op een specifiek moment in hun traject, bijvoorbeeld na een voltooide afspraak.
- 💡 Workflow - Bouw een meer gestructureerde communicatiereeks rond je verwijzingscampagne.
Stap 2: Leg uit hoe je een vriend(in) verwijst
Verwijzingen worden in Pabau geregistreerd wanneer een nieuwe klant wordt toegevoegd. Wanneer een nieuwe klant voor het eerst je kliniek bezoekt, zorg er dan voor dat je vraagt hoe ze van je gehoord hebben en dit correct registreert.
Zo werkt het proces:
Wanneer je handmatig een nieuwe klant aanmaakt, vul je het veld "Hoe heb je van ons gehoord" in het formulier voor nieuwe klanten in, selecteer je "Klantverwijzing" uit het dropdownmenu, en kies je de verwijzende klant uit je klantenbestand.
Als je een bestaande klant bijwerkt, open je de klantkaart en zoek je het veld "Verwezen door" in het klantprofiel aan de linkerkant van het scherm, en selecteer je daar de verwijzende klant. Zodra je hebt opgeslagen, is de verwijzing gekoppeld en geldt de beloningslogica op basis van het doel van je campagne.
LET OP: Zorg ervoor dat de optie "Klantverwijzing" actief staat bij je marketingbronnen, anders verschijnt deze niet in het dropdownmenu. Je kunt dit controleren onder Instellingen > Marketingbronnen.
Stap 3: Stel verwachtingen rond beloningen
Wees duidelijk tegen je klanten over wat ze ontvangen en wanneer. Wat de beloning is en wanneer deze wordt uitgegeven, hangt af van het doel dat je in je campagne hebt geselecteerd:
-
Klant aangemaakt: De beloning wordt uitgegeven zodra de verwezen vriend(in) als nieuwe klant in Pabau wordt toegevoegd.
-
Eerste boeking: De beloning wordt uitgegeven zodra de afspraak van de verwezen vriend(in) is voltooid.
-
Eerste aankoop: De beloning wordt uitgegeven zodra de factuur van de verwezen vriend(in) volledig is betaald.
Laat je klanten weten waar ze hun beloning kunnen verwachten. Vouchers als beloning verschijnen op hun klantkaart onder het tabblad Cadeaubonnen, en kunnen op dezelfde manier worden ingewisseld als elke andere cadeaubon. Aangepaste beloningen worden geregistreerd op je Verwijzingen-dashboard en worden rechtstreeks tussen jou en de klant afgehandeld.
Stap 4: Houd ambassadeurs betrokken
Zodra een klant een verwijzing heeft gedaan, kan een klein persoonlijk gebaar veel bijdragen om ze aan te moedigen opnieuw te verwijzen. Vanuit het Verwijzingen-dashboard kun je een persoonlijk bedankbericht rechtstreeks naar een ambassadeur sturen door op "Bericht opstellen" te klikken op hun ambassadeurskaart. Ambassadeurs die een persoonlijk bericht ontvangen, verwijzen vaak vaker.
Als je mijlpaalbeloningen hebt ingesteld in je campagne, herinner klanten er dan aan dat er extra beloningen beschikbaar zijn wanneer ze een bepaald aantal succesvolle verwijzingen bereiken, want dit geeft ze een extra stimulans om te blijven verwijzen.
Met je verwijzingscampagne ingesteld, je dashboard dat de prestaties volgt, en je klanten geïnformeerd over hoe het programma werkt, heb je alles op zijn plek om van je bestaande klantenbestand een gestage bron van nieuwe business te maken. Met het juiste doel, duidelijke communicatie en een consistent proces voor het registreren van verwijzingen, kun je je meest tevreden klanten omzetten in een betrouwbare en meetbare bron van nieuwe business voor je kliniek.
Was deze gids nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons duidelijkere artikelen te schrijven.
Voor meer gidsen, bekijk de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Je kunt ook onze videoserie bekijken, de Pabau Academy, of de Supportpagina bezoeken voor extra hulp.