Dit artikel definieert de belangrijkste termen en gebiedsnamen die in Pabau worden gebruikt, zodat je zelfverzekerd door het platform kunt navigeren, vooral als je overkomt van een ander praktijkbeheer- of EMR-systeem.
Omdat Pabau wereldwijd door klinieken en praktijken wordt gebruikt, kan bepaalde terminologie afwijken van wat je gewend bent. Deze woordenlijst behandelt de meest verwarrende termen, zodat je altijd precies weet waar je moet zijn en wat elke functie doet.
Klanten
Een Klant in Pabau is elke persoon die een profiel heeft in je systeem — of ze nu een afspraak hebben geboekt, een behandeling hebben gehad, of gewoon zijn toegevoegd aan je database. In andere platforms kan dit Patiënt, Klant of Contact worden genoemd.
Klantkaart
De Klantkaart is de volledige profielpagina van een individuele klant. Hierin staat alle informatie over deze persoon — afspraken, financiën, documenten, formulieren, behandelnotities, communicatie en meer. Zie het als het centrale dossier van elke klant.
Formulieren versus documenten versus behandelnotities
Dit zijn de drie meest verwarde termen in Pabau.
Formulieren (ook wel Medische formulieren genoemd) zijn digitale vragenlijsten of toestemmingsformulieren die naar klanten worden gestuurd om in te vullen — voor of na een afspraak. Voorbeelden zijn intakeformulieren, toestemmingsformulieren en gezondheidsvragenlijsten. Klanten vullen deze zelf in, meestal via een link die naar hun e-mail wordt gestuurd of via Pabau Connect.
Documenten zijn bestanden die zijn opgeslagen bij het profiel van een klant. Deze kunnen handmatig worden geüpload, zoals een gescande ID, een verwijsbrief, of een ander bestand dat je wilt bewaren. Klanten vullen deze niet zelf in — ze worden geüpload door je team.
Behandelnotities zijn de klinische aantekeningen die een behandelaar tijdens of na een afspraak vastlegt. Deze worden intern door het personeel ingevuld en beschrijven wat er is gedaan, welke observaties er zijn gedaan en welke vervolgstappen nodig zijn. In andere systemen kunnen deze Klinische notities, SOAP-notities of Voortgangsnotities worden genoemd.
Brieven
Brieven in Pabau zijn formele geschreven documenten die worden gegenereerd voor een klant en opgeslagen bij hun profiel — bijvoorbeeld een verwijsbrief of een klinische samenvatting. Dit is anders dan Documenten (geüploade bestanden) en Communicatie (e-mails of sms'jes die naar de klant worden gestuurd).
Notities
Notities zijn informele interne aantekeningen die door het personeel worden toegevoegd aan het profiel van een klant. Ze worden niet naar de klant gestuurd en zijn alleen bedoeld voor intern gebruik — bijvoorbeeld een notitie over de voorkeur van een klant of een herinnering voor een vervolgafspraak. Dit is anders dan Behandelnotities, die klinische dossiers zijn gekoppeld aan een afspraak.
EMR (Elektronisch Medisch Dossier) / Dossier
EMR/Dossier is het gedeelte binnen de Klantkaart waarin alle klinische informatie van een klant staat. Het bevat subsecties voor Allergieën, Voorschriften, Labs, Klantproblemen, Formulieren, Foto's en Patch Tests. In andere platforms kan dit Patiëntendossier, Klinisch dossier of Gezondheidsdossier worden genoemd.
Voorschriften versus medicatie
Medicatie in Pabau verwijst naar de lijst met medicijnen of stoffen die je in je systeem hebt ingesteld onder het gedeelte Klinisch. Dit is je referentiebibliotheek.
Voorschriften zijn de daadwerkelijke recepten die aan een specifieke klant worden uitgegeven, gegenereerd op basis van die medicatielijst en opgeslagen bij het profiel van de klant. Medicatie is dus de instelling, en Voorschriften is het resultaat.
Patch Tests
Patch Tests zijn een type klinisch dossier dat wordt opgeslagen onder het EMR-gedeelte van het profiel van een klant. Ze registreren de resultaten van allergie- of gevoeligheidstests die zijn uitgevoerd voorafgaand aan bepaalde behandelingen, zodat behandelaars kunnen nagaan of het veilig is om door te gaan.
Activiteiten
Activiteiten zijn taken of vervolgacties die aan een teamlid worden toegewezen in relatie tot een klant of lead. Ze helpen teams bijhouden wat er moet gebeuren, aan wie het is toegewezen en of het is voltooid. In andere platforms kunnen dit Taken of To-Do's worden genoemd.
Agenda versus Online Boekingen
De Agenda is het interne planningshulpmiddel dat je team gebruikt om dagelijkse afspraken te beheren en bekijken.
Online Boekingen verwijst naar de klantgerichte boekingspagina waar klanten zelf hun afspraken kunnen boeken. Dit is gescheiden van de interne agenda, hoewel online geboekte afspraken hier direct in verschijnen.
Blokkades
Blokkades zijn tijdsloten die als niet beschikbaar zijn gemarkeerd in de Agenda. Ze voorkomen boekingen tijdens die periode en kunnen worden gebruikt om tijd te blokkeren voor pauzes, vergaderingen, trainingen of andere niet-afspraaktijd. In andere systemen kunnen dit Blokken, Onbeschikbaarheid of Afwezigheid worden genoemd.
Wachtlijst
De Wachtlijst is een lijst met klanten die een afspraak willen boeken maar geen beschikbare tijd konden vinden. Zodra er een tijdslot vrijkomt, kan het personeel contact opnemen met klanten op de wachtlijst om dit aan te bieden. Dit kan in andere systemen ook Annuleringslijst worden genoemd.
Diensten versus Pakketten
Diensten zijn de individuele behandelingen of afspraken die je kliniek aanbiedt — bijvoorbeeld een Botox-consult of een gezichtsbehandeling.
Pakketten zijn bundels van meerdere diensten die samen worden verkocht, vaak tegen een gereduceerd tarief. Bijvoorbeeld een reeks van zes laserbehandelingen die als één pakket wordt verkocht.
Middelen
Middelen zijn fysieke zaken die nodig zijn om een dienst te leveren — zoals een behandelkamer, een apparaat of een specifieke bed. Middelen kunnen aan diensten worden gekoppeld, zodat Pabau hun beschikbaarheid controleert bij het boeken, waardoor dubbele boekingen van gedeelde middelen worden voorkomen.
Virtuele Diensten
Virtuele Diensten zijn afspraken die op afstand worden geleverd, zoals videoconsulten. Ze werken op dezelfde manier als reguliere diensten wat betreft boeken en plannen, maar worden gemarkeerd als virtueel, zodat de klant een videolink ontvangt in plaats van een locatieadres.
Lessen
Lessen zijn groepsafspraken waarbij meerdere klanten in dezelfde sessie kunnen boeken. Dit is anders dan reguliere Diensten, die één-op-één zijn. Voorbeelden zijn groepswellnesssessies of groepstrainingsafspraken.
Lidmaatschappen
Lidmaatschappen zijn terugkerende abonnementen die je aan klanten kunt verkopen — bijvoorbeeld een maandelijks lidmaatschap dat een vast aantal behandelingen of een korting op diensten omvat. Deze worden apart van Pakketten beheerd.
Leads
Een Lead is een potentiële klant die interesse heeft getoond in je kliniek, maar nog geen afspraak heeft geboekt of volledige klant is geworden. Leads worden beheerd in het gedeelte Leads en kunnen door een pipeline worden verplaatst totdat ze converteren naar een klant.
Pipelines
Pipelines zijn de visuele fasen die een Lead doorloopt van eerste contact tot conversie — bijvoorbeeld Nieuwe aanvraag → Consult geboekt → Behandeling geboekt → Klant. Je kunt de fasen van je pipeline aanpassen aan het verkoop- of intakeproces van je kliniek.
Offertes
Offertes zijn formele kostenramingen die naar een klant worden gestuurd voordat de behandeling plaatsvindt. Een offerte kan worden omgezet in een factuur zodra de klant akkoord gaat om verder te gaan. Dit kan in andere platforms ook een Estimate worden genoemd.
Uitbetaling
Uitbetaling verwijst naar betalingsgegevens of overzichten die naar derde betalers worden gestuurd — bijvoorbeeld verzekeringsmaatschappijen of zakelijke accounts — ter bevestiging van wat is betaald en voor welke diensten.
Financiën versus Betalingen
Financiën is het bredere gedeelte dat facturen, verkoopgeschiedenis, belastingen, kortingen, offertes en financiële rapportage omvat.
Betalingen binnen dat gedeelte verwijst specifiek naar de geregistreerde transacties — wat er is betaald, met welke methode en wanneer.
Communicatie versus Marketing
Communicatie in Pabau omvat de tools die worden gebruikt om directe berichten naar klanten te sturen — e-mailsjablonen, sms-sjablonen, briefsjablonen en klantmeldingen zoals afspraakbevestigingen en -herinneringen.
Marketing omvat bredere tools die zijn ontworpen om klanten aan te trekken en te behouden — automatiseringen, broadcasts, cadeaubonnen, loyaliteitsprogramma's, reviews en captureformulieren.
Klantmeldingen
Klantmeldingen zijn de geautomatiseerde systeemberichten die Pabau naar klanten stuurt rond afspraken — zoals boekingsbevestigingen, herinneringen en annuleringsmeldingen. Dit is anders dan Communicatiesjablonen, die handmatig worden verstuurd of getriggerd door automatiseringen die je zelf instelt.
Automatiseringen versus Broadcasts
Automatiseringen zijn getriggerde communicaties die automatisch worden verstuurd op basis van een specifieke gebeurtenis, zoals het versturen van een voorbereidingsmail 24 uur voor een afspraak of een follow-up na een bezoek.
Broadcasts zijn eenmalige bulkberichten die handmatig worden verstuurd naar een geselecteerde groep klanten, zoals een promotionele e-mail of een nieuwsbrief.
Captureformulieren
Captureformulieren zijn webformulieren die je op je website kunt insluiten of via een link kunt delen om aanvragen of nieuwe klantgegevens te verzamelen. Inzendingen kunnen automatisch een Lead- of Klantdossier in Pabau aanmaken.
Afzenderadres
Het Afzenderadres is het e-mailadres dat als "van"-adres verschijnt wanneer Pabau e-mails naar je klanten stuurt. Dit wordt geconfigureerd onder Communicatie en moet het e-maildomein van je kliniek weerspiegelen voor een professionele uitstraling.\
Pabau Connect / Klantenportaal
Pabau Connect is het klantgerichte portaal waar klanten hun aankomende afspraken kunnen bekijken, medische formulieren kunnen invullen, nazorginstructies kunnen bekijken en hun profiel kunnen beheren. Dit is gescheiden van het hoofd-Pabau-platform, dat alleen voor personeel is bedoeld.
Pabau GO
Pabau GO is de Pabau iOS-mobiele app, ontworpen voor gebruik door behandelaars en personeel onderweg. Het dekt belangrijke functies zoals afspraken, klantbeheer, betalingen en leads vanaf een mobiel apparaat.
.png?width=478&height=728&name=IMG_0327%20(1).png)
Echo AI
Echo AI is de ingebouwde kunstmatige-intelligentietool van Pabau. Momenteel helpt het bij het genereren en samenvatten van behandelnotities, waardoor behandelaars minder tijd kwijt zijn aan klinische documentatie.
App Marketplace
De App Marketplace is waar je integraties en add-ons van derden kunt vinden en koppelen om uit te breiden wat Pabau kan doen — bijvoorbeeld het koppelen van betalingsverwerkers, reviewplatforms of andere tools die je kliniek gebruikt.
Setup
Setup is waar je alles configureert met betrekking tot je Pabau-account — je team, diensten, communicatiesjablonen, instellingen voor online boekingen, integraties en meer. Als je wilt veranderen hoe iets werkt, is Setup bijna altijd het startpunt.
Voor meer handleidingen, bekijk de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer aanvullende handleidingen, of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de aanvullende handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt diepgaande videolessen en tutorials, voor een complete leerervaring die je de essentiële vaardigheden geeft om succesvol te zijn met Pabau.