In dit artikel laten we je zien hoe je het rekeningoverzicht in een behandelnotitie gebruikt om de kosten van een klant te controleren en aan te passen vóór het afrekenen.
Deze functie maakt deel uit van de nieuwe versie van de klantkaart en is momenteel alleen beschikbaar voor geselecteerde gebruikers, vanaf augustus 2026. Een bredere uitrol naar alle accounts volgt binnenkort.
Met het rekeningoverzicht kun je bekijken en aanpassen wat een klant in rekening wordt gebracht terwijl je een behandelnotitie schrijft, zonder de notitie te verlaten om de kassa te openen. Het staat naast de stap Afspraak selecteren en toont alle diensten, producten en pakketten van de boekingen van de klant die dag, zodat je de kosten kunt bevestigen terwijl het bezoek nog vers in het geheugen zit.
Alles wat je opslaat in het rekeningoverzicht wordt rechtstreeks doorgevoerd naar het afrekenen — wanneer de afspraak bij de receptie wordt afgerekend, opent de verkoop al vooraf ingevuld met de kosten die je hebt ingesteld. Deze handleiding behandelt waar je het rekeningoverzicht vindt, hoe je kosten toevoegt en bewerkt, hoe deze doorstromen naar het afrekenen, en wat er gebeurt zodra een afspraak is gefactureerd.
1. Open het rekeningoverzicht
- Open de kaart van de klant — bijvoorbeeld die van Emma Thompson.
- Klik op de knop Aanmaken en kies Behandelnotitie om een nieuwe notitie te starten, of open een bestaande notitie die nog niet is vergrendeld.
- Klik in de kop van de notitie op de pil Afspraak. Er staat Afspraak selecteren totdat de notitie is gekoppeld aan een boeking; daarna wordt de datum en tijd van de afspraak getoond.
- Het venster Afspraak selecteren opent met de afspraken van de klant links en het paneel Rekeningoverzicht rechts.
Heb je meer ruimte nodig voor de afsprakenlijst? Klik op de pijl bovenaan het paneel om het rekeningoverzicht in te klappen tot een smalle balk — de balk toont nog steeds hoeveel items er op het overzicht staan, en als je erop klikt, komt het paneel weer terug.
2. Kies een afspraak
- Als de notitie nog niet is gekoppeld aan een afspraak, vraagt het paneel je om er eerst een te selecteren.
- Klik op een afspraak in de lijst links. Het rekeningoverzicht laadt alle diensten, producten en pakketten van de boekingen van de klant die dag, waarbij elke regel de tijd van de afspraak en de behandelaar toont.
- Als er die dag niets in rekening te brengen is, staat er in het paneel Geen diensten, producten of pakketten voor deze dag — je kunt zelf nog items toevoegen (zie hieronder).
- Het venster blijft open nadat je een afspraak hebt gekozen, zodat je de kosten meteen kunt aanpassen. Sluit het met de X, door buiten het venster te klikken, of door op Escape te drukken.
Het rekeningoverzicht bestrijkt de hele dag van de klant, niet alleen de geselecteerde afspraak. Als Emma 's ochtends een consult heeft en 's middags een behandeling, verschijnen beide op hetzelfde overzicht.
Als je een andere afspraak kiest, wordt het overzicht opnieuw geladen voor de dag van die afspraak, en worden niet-opgeslagen wijzigingen verwijderd — sla je wijzigingen op voordat je wisselt.
3. Items toevoegen aan het rekeningoverzicht
- Klik op Regel toevoegen onder de lijst met kosten.
- Kies een categorie — Dienst, Product of Pakket — en blader per categorie, of begin te typen in het zoekvak om alles tegelijk te doorzoeken.
- Klik op een item om het toe te voegen. Het verschijnt als nieuwe regel op het overzicht tegen de standaardprijs, klaar om te worden aangepast voordat je opslaat.
Dit is een snelle manier om extra's vast te leggen die tijdens het bezoek zijn gebruikt — een verbruiksartikel, een retailproduct dat de klant meeneemt, of een aanvullende dienst — zodat de receptie er niet aan hoeft te denken om deze bij het afrekenen toe te voegen.
4. Kosten bewerken of verwijderen
- Aantal — gebruik de knoppen − en + op een regel om te wijzigen hoeveel eenheden in rekening worden gebracht. Het aantal kan niet lager dan 1 gaan; om het item volledig te verwijderen, verwijder je de regel in plaats daarvan.
- Prijs — klik op de prijs van een regel, typ de nieuwe eenheidsprijs, en druk op Enter of klik ergens anders om te bevestigen. Druk op Escape om de wijziging te annuleren.
- Verwijderen — klik op het prullenbakicoon aan het einde van een regel om deze van het overzicht te verwijderen.
De prijs die je bewerkt, is de eenheidsprijs — de regel telt mee als eenheidsprijs × aantal in het totaal. Het Totaal onderaan het paneel wordt bijgewerkt terwijl je bewerkt.
5. Het rekeningoverzicht opslaan
- Controleer het Totaal onderaan het paneel.
- Klik op Opslaan. Er verschijnt een bevestiging: Rekeningoverzicht opgeslagen in de kassa.
- Zodra alles is vastgelegd, wordt de knop grijs en verschijnt eronder de melding Alle wijzigingen opgeslagen. Als je niets hebt gewijzigd sinds het overzicht is geladen, staat er Geen wijzigingen om op te slaan.
Opslaan wordt alleen actief wanneer het overzicht daadwerkelijk afwijkt van wat al is vastgelegd — als je een prijs aanpast en daarna terugzet, is er niets om op te slaan.
6. Hoe kosten doorstromen naar het afrekenen
Het rekeningoverzicht bestaat zodat niets twee keer hoeft te worden ingetypt:
- Wanneer de afspraak wordt afgerekend in de kassa, opent de winkelwagen al vooraf ingevuld met precies de regels die je hebt opgeslagen — de aangepaste prijzen, aantallen en alle items die je hebt toegevoegd.
- Omdat het overzicht de hele dag bestrijkt, volgen je opgeslagen kosten welke afspraak van die dag de receptie ook afrekent, zodat de klant maar één keer in rekening wordt gebracht.
- Als je alle regels verwijdert en opslaat, wordt het opgeslagen overzicht gewist en keert het afrekenen terug naar de standaardkosten van de boekingen van die dag.
7. Al gefactureerde afspraken
Zodra er een factuur is opgesteld voor de afspraak, wordt het rekeningoverzicht alleen-lezen en verschijnt de melding Al gefactureerd — pas dit aan in de kassa of Financiën. De knoppen om toe te voegen, te bewerken en te verwijderen zijn verborgen, en de regels worden alleen ter referentie getoond.
Om de facturering te wijzigen nadat er al een factuur bestaat, pas je de factuur zelf aan vanuit het gedeelte Financiën van de klant of in de kassa — wijzigingen in het rekeningoverzicht hebben daar dan geen invloed meer op.
Het rekeningoverzicht zorgt ervoor dat de behandelkamer en de receptie op elkaar aansluiten: jij legt vast wat er daadwerkelijk is gedaan en gebruikt terwijl je er nog middenin zit, en de receptie rekent de klant in enkele seconden af met een rekening die al klopt.
Was deze handleiding nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons om duidelijkere artikelen te schrijven.
Voor meer handleidingen, bekijk de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Je kunt ook onze videoleerreeks bekijken, de Pabau Academy, of de Support-pagina bezoeken voor extra hulp.