In dit artikel laten we je zien hoe je brieven die in Pabau zijn gemaakt veilig kunt delen via het Klantportaal. Door brieven veilig te delen, zorg je ervoor dat je klanten belangrijke communicatie veilig en gemakkelijk kunnen bekijken.
Stap 1: Ga naar de klantkaart
Begin door in te loggen op je Pabau-account en gebruik de zoekbalk boven aan het scherm om de klant te zoeken met wie je een brief wilt delen.
Stap 2: Open Brieven
Ga in de klantkaart naar het tabblad Communicatie, en van daaruit naar het onderdeel Brieven. Hier kun je de brief selecteren die je met de klant wilt delen.
LET OP: Als de brief die je wilt delen niet in de lijst staat, kun je een nieuwe brief helemaal opnieuw maken of een bestaande sjabloon gebruiken. Ga na het opslaan van de brief terug naar dit onderdeel om deze te selecteren voor veilig delen.
Om te leren hoe je een brief helemaal opnieuw maakt, kun je dit artikel raadplegen.
Stap 3: Zoek de brief die je wilt delen
Zoek in het ''onderdeel Brieven'' van de klantkaart de brief die je wilt delen.
Klik op de drie puntjes naast de brief om de beschikbare acties te bekijken, en kies dan ''Veilig delen'' om de brief veilig te versturen via het Klantportaal.
Stap 4: Deel de brief veilig
Zodra je op ''Veilig delen'' klikt, opent er een paneel aan de rechterkant van het scherm.
Van hieruit kun je je brieven bekijken, aanpassen en veilig naar de klant versturen via het Klantportaal.
Dit is wat elk onderdeel van het paneel Veilig delen bevat:
-
Gedeelde brieven
Boven aan het paneel zie je het totale aantal brieven dat al met de klant is gedeeld.
Als je de details wilt bekijken, klik dan op de knop ''Bekijken'' om de ''Deelgeschiedenis'' te openen. Hierin zie je welke brieven zijn gedeeld, wanneer ze zijn verstuurd en welk teamlid ze heeft gedeeld.
- Gegevens ontvanger
In het veld ''Delen met'' selecteer je wie de gedeelde brieven ontvangt, meestal de klant, maar je kunt ze ook delen met een verzekeringsmaatschappij of een andere geautoriseerde contactpersoon.
- Geselecteerde brieven
Hier zie je de brief die je hebt gekozen om te delen. Wil je nog extra brieven toevoegen, selecteer deze dan uit de lijst voordat je verstuurt.
- Delen via SMS
Je kunt de SMS-schakelaar inschakelen als je wilt dat de klant de veilige link naast e-mail ook via sms ontvangt. Om deze optie te gebruiken, moet Veilig delen via SMS ingeschakeld zijn in je ''Klantnotificaties'' -instellingen.
- E-mailbezorging
De gedeelde brief wordt per e-mail naar de klant verstuurd. Je kunt de e-mailsjabloon bekijken door op de link in dit onderdeel te klikken.
Het sjabloon kan ook worden aangepast in ''Klantnotificaties'' zodat het beter past bij de stijl en boodschap van je kliniek. - Notitie voor Klantportaal
Gebruik dit veld om een persoonlijk bericht voor je klant toe te voegen. Deze notitie verschijnt samen met de gedeelde brief in het Klantportaal en geeft context of extra informatie die je klant nodig kan hebben.
- Wachtwoordbeveiliging
De optie Wachtwoordbeveiliging staat standaard ingeschakeld om je brieven veilig te houden. Als deze is ingeschakeld, wordt er automatisch een toegangs-PIN toegevoegd aan de e-mail die naar de ontvanger wordt gestuurd. Elke keer dat de klant de pagina vernieuwt, moet hij/zij de veilige toegangscode invoeren.
- Afronden & versturen
Zodra je alle details hebt gecontroleerd, klik je op ''Veilig delen via e-mail'' om de brief naar je klant te versturen. Wil je niet doorgaan, klik dan op Sluiten - er wordt niets opgeslagen of verstuurd.
Stap 5: Hoe de klant de brief kan openen
Nadat de brief is gedeeld, ontvangt je klant een e-mail met de gedeelde bestanden en de toegangs-PIN.
Om de brief in het Klantportaal te openen, moet de klant deze PIN invoeren, zodat alleen de bedoelde ontvanger de brief kan bekijken.
Na het invoeren van de PIN wordt de klant doorgestuurd naar het Klantportaal, waar hij/zij de brief veilig kan bekijken en openen.
Als er 5 keer een verkeerde PIN wordt ingevoerd, ziet de klant een foutmelding. Om dit op te lossen, moet een teamlid de brief opnieuw versturen via een nieuwe veilige link.
Door deze stappen te volgen, kun je brieven veilig delen met je klanten, zodat ze de benodigde informatie veilig en efficiënt ontvangen.
Voor meer handleidingen, bekijk de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer extra handleidingen, of gebruik de zoekbalk boven aan de pagina. Deze handleidingen helpen je om het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan om, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de extra handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een complete leerervaring die je de essentiële vaardigheden geeft om succesvol te zijn met Pabau.