Dit artikel legt uit hoe je de functie voor klantbrieven kunt gebruiken om professionele verwijzingen naar externe zorgverleners op te stellen en te versturen.
Stap 1: Ga naar de klantkaart
Begin met inloggen op je Pabau-account met je inloggegevens. Ga vervolgens naar de zoekbalk boven in het scherm en zoek een klant op. Klik op de klantnaam die in de resultaten verschijnt en je komt op de klantkaart terecht.
Stap 2: Schrijf een brief
Ga naar de knop "Aanmaken" , weergegeven als een blauw plusteken rechtsonder in de klantkaart. Hierdoor worden alle acties zichtbaar die je kunt uitvoeren, waaronder de optie om een brief naar de klant te schrijven.
Selecteer eerst de optie "Communicatie".
Alle beschikbare communicatieopties worden weergegeven. Selecteer "Brief" om verder te gaan.
Voer vervolgens de volgende gegevens in bij het onderdeel "Details" van de modal Brief aanmaken door op het menu te klikken om het uit te vouwen:
- Gegevens van ontvanger (klant) en verzender (gebruiker) worden automatisch ingevuld. Je kunt deze gegevens altijd bewerken en in dit geval het e-mailadres van een behandelaar toevoegen.
- Voeg een onderwerp toe en gebruik de knop "Veld toevoegen" voor gepersonaliseerde tags.
- Koppel een afspraak of factuur aan de brief.
- Om de paginagrootte, oriëntatie of marges aan te passen, klik je op Pagina-instellingen om het menu uit te vouwen.
Stap 3: Stel de brief samen
Schrijf de brief door deze in de tekstverwerker in te typen.
Om met behulp van de AI-functie een verwijsbrief te genereren, klik je eerst op de knop "Vraag AI om iets te schrijven". Vervolgens selecteer je de optie "Schrijf een verwijsbrief" uit de volgende prompt.
Vervolgens worden gegevens gebruikt uit de medische voorgeschiedenis van de klant, persoonlijke gegevens, de afspraak die je hebt gekoppeld, en eventuele gekoppelde formulieren, om automatisch een concept van de verwijsbrief samen te stellen.
Zodra je de brief hebt samengesteld, klik je op "Opslaan & Afdrukken" om de status van de brief te kiezen en deze op te slaan. Er verschijnt een pop-upvenster met de volgende opties:
- Direct naar de ontvanger verzenden: Kies deze optie om de brief rechtstreeks te e-mailen naar de contactpersoon die je hebt geselecteerd.
- Verwijzing: Selecteer deze optie om je huidige brief als basis te gebruiken voor een nieuwe verwijzing. Dit brengt je naar het scherm voor het aanmaken van verwijzingen, waar je verdere details en instructies kunt toevoegen.
- Brief afdrukken: Met deze optie wordt je brief klaargemaakt om af te drukken. Er wordt een afdrukvenster geopend, zodat je het document naar je aangesloten printer kunt sturen voor een fysieke kopie.
In dit geval bekijken we de knop "Verwijzing aanmaken".
Stap 4: Verwijzing aanmaken
Wanneer je op de optie "Verwijzing" klikt, wordt een verwijsformulier geopend waarin je nu een formulier ziet dat al is ingevuld met klantinformatie onder Patiëntgegevens (naam, contactgegevens, enz.). Vul daaronder de overige verplichte velden in:
-
Van: Je naam en kliniek-e-mailadres (automatisch ingevuld)
-
Aan: Voer de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de ontvanger in
-
Instructies: Voeg relevante klinische instructies of notities toe
-
Reden voor verwijzing: Leg kort uit waarom je de klant doorverwijst
-
Samenvatting verwijzing: Schakel in welke klantgegevens je wilt opnemen (bijv. medicatie, eerdere afspraken, foto's, notities)
In dit geval wordt de brief bijgevoegd en zie je deze rechtsboven in de verwijzing.
Stap 5: Kies hoe je de verwijzing wilt afronden
Zodra alle velden zijn ingevuld, kun je:
-
De verwijzing bekijken met de knop rechtsboven
-
De verwijzing opslaan voor later door op "Opslaan" te klikken
-
De verwijzing direct versturen door op "Versturen" te klikken
De verwijzing wordt per e-mail verzonden naar de contactpersoon die je hebt opgegeven bij "Aan", en er wordt een kopie opgeslagen in de klantkaart onder het tabblad "Communicatie".
Door deze stappen te volgen, kun je verwijzingen gebruiken om communicatie met externe zorgverleners te standaardiseren, administratie te verminderen en een volledig auditspoor te behouden dat aan het klantdossier is gekoppeld.
Wat je kunt doen met verwijzingen in Pabau
• Inkomende verwijzingen van derde partijen registreren (bijv. NHS, verzekeraars)
• Uitgaande verwijsbrieven versturen naar huisartsen, specialisten of interne teams
• De status van verwijzingen volgen en een volledige communicatiegeschiedenis bijhouden
• Gebruik gebrande sjablonen om professionele verwijsbrieven te maken
• Houd alles op één plek bij—direct in het klantdossier
Waarom dit belangrijk is voor je kliniek
• Alle verwijzingen zijn georganiseerd en gemakkelijk terug te vinden
• Klanten ervaren soepelere overdrachten tussen zorgverleners
• Je brieven blijven consistent, nauwkeurig en audit-klaar
• Je bespaart tijd door handmatig bijhouden en opmaken te vermijden
• Samenwerking met externe zorgverleners verloopt efficiënter
Voor meer handleidingen, bekijk de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer extra handleidingen, of gebruik de zoekbalk boven aan de pagina. Deze handleidingen helpen je het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de extra handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen, voor een holistische leerervaring die je de essentiële vaardigheden geeft om succesvol te zijn met Pabau.