Hoe lang duurt het verwerken van ERA's en claims?

Hoe lang zouden betalingen en remittances moeten duren?

Zodra je claims naar Claim.MD gaan, is de volgende vraag altijd "wanneer word ik betaald?" De doorlooptijden voor verzekeringen worden bepaald door de verzekeraars, niet door Pabau — maar als je de gebruikelijke termijnen kent, blijft je facturatie voorspelbaar en weet je wanneer iets echt is vastgelopen versus wanneer het gewoon door de wachtrij loopt.

OPMERKING: De module voor verzekeringsfacturatie is beschikbaar voor praktijken in de Verenigde Staten en werkt met je gekoppelde Claim.MD-account.

De module voor verzekeringsfacturatie is beschikbaar voor praktijken in de Verenigde Staten en werkt met je gekoppelde Claim.MD-account.

Wat een ERA is

Een ERA (Electronic Remittance Advice) is de digitale versie van de Explanation of Benefits van een verzekeraar - het bericht dat aangeeft hoe een claim is verwerkt. Het bevat het gefactureerde bedrag, wat de verzekeraar heeft toegestaan, wat er is betaald, eventuele aanpassingen (met redencodes), en het deel dat voor rekening van de patiënt komt. Pabau leest de ERA automatisch en verrekent de bijbehorende claim, zodat je veel sneller kunt afletteren dan wanneer je papieren EOB's handmatig zou invoeren.

Je clearinghouse: Claim.MD

Pabau maakt verbinding met verzekeraars via Claim.MD - het levert je claims af, controleert ze op opmaakproblemen voordat ze bij de verzekeraar terechtkomen, en stuurt de ERA's terug. Je gebruikt je eigen Claim.MD-account (in te stellen via Setup → Claims); Pabau rekent niets per claim of per remittance.

Hoe lang ERA's duren na inschrijving

ERA's stromen alleen binnen voor verzekeraars waarvoor je je hebt ingeschreven voor elektronische remittance (Setup → Claims → Payers → het inschrijvingspaneel). Elke verzekeraar keurt inschrijvingen goed op zijn eigen schema - van een paar dagen tot enkele weken, tot ongeveer 30 dagen. Zodra een verzekeraar goedkeurt, beginnen ERA's meestal binnen een paar werkdagen binnen te komen. Tot die tijd kan de verzekeraar de claim nog wel betalen - je krijgt dan alleen geen elektronische remittance, waardoor de status van de claim niet vanzelf verandert.

Hoe lang claims duren om te verwerken

De verwerkingstijd is die van de verzekeraar, niet van Claim.MD. Veel verzekeraars zijn binnen een paar werkdagen klaar; sommige doen er een paar weken over. Het beste wat je kunt doen, is zo vroeg mogelijk minstens één claim naar een verzekeraar indienen - zo kom je in hun wachtrij terecht en komen eventuele hiaten in inschrijving of credentialing aan het licht terwijl er nog tijd is om ze op te lossen.

Hoe je ziet waar een claim zich bevindt

Elke claim heeft een van zes statussen op het dashboard Money → Insurance claims:

• Draft - opgebouwd vanuit de factuur, nog niet verzonden.
• Ready to submit - gevalideerd en foutloos, wacht op jou om te verzenden.
• Submitted - geaccepteerd door de clearinghouse en onderweg naar (of bij) de verzekeraar.
• Paid - een ERA heeft een betaling gemeld; het bedrag is toegepast op de factuur.
• Rejected - teruggestuurd vóór beoordeling (een front-end-fout); corrigeer het gemarkeerde veld en dien opnieuw in.
• Denied - beoordeeld en geweigerd; bekijk de redencodes van de verzekeraar, corrigeer en dien opnieuw in of teken bezwaar aan.

Klik altijd op Sync om de laatste statussen voor alle claims tegelijk op te halen, of gebruik de vernieuwknop per rij voor een enkele claim.

Veelgestelde vragen

• Mijn ERA's komen niet binnen. De ERA-inschrijving bij de verzekeraar staat vrijwel zeker nog in behandeling - controleer het inschrijvingspaneel voor die verzekeraar. Als je vanuit een ander systeem naar Pabau bent overgestapt en daar al ERA's van deze verzekeraar ontving, moet die inschrijving eerst daar worden stopgezet voordat de nieuwe kan worden goedgekeurd.

• Een claim duurt langer dan de andere. Sommige verzekeraars doen er gewoon weken over. Vertragingen komen ook door ontbrekende of onjuiste codes, verouderde verzekeringsgegevens van de klant, of een afwijzing die nog gecorrigeerd moet worden - controleer de claim op een afwijzingsbericht.

• Hoe controleer ik of er een probleem is met een claim? Let op de statussen Rejected en Denied op het dashboard en lees de reden naast de statusbadge; het geschiedenispaneel van de claim toont het volledige verloop van gebeurtenissen bij de verzekeraar en Claim.MD.

• Kan ik de interne verwerkingsstatus van de verzekeraar/Claim.MD zien? Nee - Pabau toont wat de verzekeraar en Claim.MD terugmelden, en statussen worden bijgewerkt zodra die gebeurtenissen binnenkomen. Als een claim echt vastzit, neem dan contact op met de support van Claim.MD en verwijs naar het Claim.MD-ID van de claim (te vinden in de geschiedenis van de claim).

• Een claim toont Paid, maar er is geen geld binnengekomen. Waarschijnlijk heeft de verzekeraar buiten Pabau om betaald (een papieren cheque of een betaling via een portaal). Neem contact op met de verzekeraar om te bevestigen hoe en waarheen het geld is verzonden.

• Mijn verzekeraar stuurt geen ERA's - hoe verreken ik de claim? Wanneer een verzekeraar op papier of telefonisch betaalt en nooit een elektronische remittance stuurt, open dan de ingediende claim en klik op Record payer payment. Voer in wat de EOB per regel meldde (betaald bedrag en eventuele aanpassingscode zoals CO-45), en Pabau verrekent de claim naar Paid net zoals een ERA zou doen - zo kun je ook een secundaire claim indienen, aangezien daarvoor de regel-voor-regel details van de primaire claim nodig zijn. Het registreren van de betaling hier verrekent de claim; het boeken van het geld op de factuur blijft je normale betalingsstap.

• Hoe versnel ik de verwerking? Dien foutloze claims in (valideer voor het verzenden), houd de verzekeringsgegevens van elke klant actueel, gebruik correcte CPT/HCPCS- en ICD-10-codes, dien tijdig in, houd je inschrijvingen in de gaten en los afwijzingen snel op.

• Moet ik elke verzekeraar apart inschrijven? Ja - ERA-inschrijving verloopt per verzekeraar. Het inschrijven van één verzekeraar schrijft de andere niet automatisch in.

• Wat als ik een verzekeraar nooit inschrijf voor ERA's? Pabau ontvangt dan geen remittances van die verzekeraar, waardoor de status van de claim niet vanzelf verandert. Je kunt de claim nog steeds verrekenen: open de claim en gebruik Record payer payment om de EOB handmatig in te voeren, waardoor deze naar Paid gaat en secundaire facturatie mogelijk wordt. Inschrijven voor ERA's maakt het proces automatisch - handmatig registreren is de terugvaloptie voor verzekeraars die geen ERA's sturen.

Wat is de volgende stap?

• Verzekeringsgids Deel 4: Verzekeringsclaims indienen en volgen
• Verzekeringsgids Deel 1: De basis instellen (hier vind je de inschrijvingen)

Nog vragen over een tijdlijn? Stuur ons een bericht via live chat of e-mail support@pabau.com.

Was deze gids nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons om duidelijkere artikelen te schrijven.

Voor meer gidsen, blader door de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Je kunt ook onze videoserie bekijken, de Pabau Academy, of bezoek de Support-pagina voor extra hulp.