In dit artikel leggen we uit wat het Cross-Location Settlement-rapport laat zien, hoe je het vindt en hoe je het leest.
Wanneer een klant iets koopt bij een van je locaties maar het gebruikt bij een andere locatie, heeft de ene locatie effectief waarde geleverd waarvoor een andere locatie is betaald. Het Cross-Location Settlement-rapport berekent het geld dat tussen je eigen locaties verschuldigd is, zodat je deze onderlinge saldi kunt afstemmen. Het omvat drie soorten vooruitbetaalde voordelen: Pakketten, Abonnementen en Cadeaubonnen.
Voor elk van deze geldt: wanneer de verkopende locatie en de inwisselende locatie verschillend zijn, registreert het rapport de waarde als een Vordering voor de locatie die het voordeel heeft geleverd (deze moet dit innen bij de andere locatie), en als een Schuld voor de locatie die oorspronkelijk het geld heeft ontvangen (deze is dit verschuldigd aan de andere locatie). Hetzelfde bedrag verschijnt altijd één keer als vordering en één keer als schuld, bij tegenovergestelde locaties — zodat over het hele bedrijf gezien beide kanten in balans zijn.
Hoe je het vindt
Stap 1: Navigeer naar de Analytics-functie
Log in op je Pabau-account en ga in het linkermenu naar Analytics, klik vervolgens op de knop "Reports".
Stap 2: Open de rapportenbanner
Klik op de banner "Try our new suite of reports" op Try it now.
Zodra je in de nieuwe rapportenweergave bent, ga je naar de sectie PabauPay en klik je op Cross-Location Settlement om het rapport te openen.
OPMERKING: De sectie PabauPay is alleen zichtbaar als je medewerkersaccount de rechten "Can access business company reports" heeft. Als je deze niet ziet, vraag dan een beheerder om je deze rechten te geven.
Filters
- Datumbereik – Verplicht. Als je er geen instelt, gebruikt het rapport standaard de laatste 30 dagen. Er zijn snelle voorinstellingen beschikbaar (Vandaag, Laatste 7 dagen, Laatste 30 dagen, Laatste 90 dagen), en het maximale bereik dat je kunt selecteren is 365 dagen. Let op: voor abonnementen en cadeaubonnen wordt de datum gebruikt waarop de betaling/inwisseling plaatsvond. Voor pakketten is dat de datum van de afspraak waarop de sessie is gebruikt. Alle datums worden geïnterpreteerd in de lokale tijdzone van je kliniek.
- Locaties – Een meervoudige selectie, standaard ingesteld op Alle locaties. Je ziet alleen locaties waartoe je toegang hebt, en de getoonde cijfers zijn ook beperkt tot die locaties.
OPMERKING: De cijfers worden automatisch opnieuw geladen zodra je het datumbereik of de locatiefilter wijzigt. Gebruik Refresh wanneer je de nieuwste gegevens opnieuw wilt ophalen zonder je filters te wijzigen.
Het rapport begrijpen
De KPI-kaarten
Onder de filters staan vier samenvattingskaarten, allemaal in het valutaformaat van je account.
OPMERKING: Omdat elke cross-location transactie zowel als vordering als schuld wordt geboekt, zijn Total Receivable en Total Payable normaal gesproken gelijk, en zal de Net Balance over het hele bedrijf normaal gesproken "Balanced" tonen.
De Net Balance wordt het nuttigst zodra je filtert op één locatie of een subset van locaties — dan vertelt het je of die selectie een netto-crediteur of netto-debiteur is ten opzichte van de rest van het bedrijf.
De afrekeningstabel
Het hoofdgedeelte van het rapport is een tabel met één rij per locatie, en gegroepeerde kolommen per voordeelcategorie (Pakket, Abonnement, Cadeaubon). Elke categorie heeft twee kolommen:
- Receivable – wat deze locatie moet innen bij andere locaties, voor voordelen die zijn geleverd op basis van elders verkochte items.
- Payable – wat deze locatie verschuldigd is aan andere locaties, voor items die het heeft verkocht maar die elders zijn ingewisseld.
Mogelijk moet je horizontaal scrollen om alle drie categorieën te zien. Alleen locaties met daadwerkelijke cross-location beweging in de periode verschijnen als rij, alfabetisch gesorteerd, en bedragen van nul worden grijs weergegeven zodat de belangrijke waarden opvallen. De onderste rij telt elke kolom op over alle vermelde locaties.
OPMERKING: Als niets dat bij de ene locatie is verkocht, in de geselecteerde periode bij een andere locatie is ingewisseld, toont de tabel "No cross-location settlements," met de suggestie om het datumbereik te verruimen of de locatiefilter te wissen.
Inzoomen op een cijfer
Elk bedrag ongelijk aan nul in de tabel — inclusief de cellen in de totaalrij onderaan — is een klikbare blauwe link. Als je erop klikt, opent er een betalingslijst in een nieuw tabblad met de exacte betalingen waaruit dat cijfer is opgebouwd, zodat je elk afrekeningsbedrag tot op de cent kunt herleiden naar de individuele transacties erachter.
Hoe elke categorie wordt berekend
Voor elk voordeel identificeert Pabau een verkopende (oorsprong) locatie — waar de klant oorspronkelijk heeft betaald — en een inwisselende locatie — waar het voordeel daadwerkelijk is gebruikt. Als dit dezelfde locatie is, wordt er niets geregistreerd, omdat het geen cross-location gebeurtenis is.
- Pakketten – Elke gebruikte sessie is één afrekeningsgebeurtenis, gewaardeerd op de aankoopprijs van het pakket gedeeld door het totale aantal sessies (bijvoorbeeld, een pakket van £800 met 5 sessies wordt afgerekend tegen £160 per sessie, niet de volledige lijstprijs van de geboekte dienst). Als het aantal sessies van een pakket ontbreekt of nul is, draagt die sessie niets bij in plaats van een onjuist volledig bedrag.
- Abonnementen – Elk ingewisseld abonnementsvoordeel (betaald met de betaalmethode "Membership") is één afrekeningsgebeurtenis. De verkopende locatie is gebaseerd op de vroegste activeringsfactuur voor die klant en dat abonnement; de inwisselende locatie is waar het voordeel daadwerkelijk is gebruikt.
- Cadeaubonnen – Elke inwisseling betaald met een voucher is één afrekeningsgebeurtenis, gebaseerd op waar de cadeaubon is verkocht versus waar deze is ingewisseld. Cadeaubonnen die zijn terugbetaald of geannuleerd, worden uitgesloten.
Overal uitgesloten: inwisselingen op dezelfde locatie, nul- of negatieve bedragen, en betalingen met een creditnota.
Werkbalkopties
Rechtsboven in het rapport vind je de standaard rapportacties:
Door deze stappen te volgen, kun je met het Cross-Location Settlement-rapport precies zien hoeveel je locaties elkaar verschuldigd zijn, en elk cijfer herleiden naar de transacties erachter.
Was deze handleiding nuttig? Laat het ons weten door hieronder te stemmen - jouw feedback helpt ons om duidelijkere artikelen te schrijven.
Voor meer handleidingen, blader door de gerelateerde artikelen hieronder of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Je kunt ook onze videoserie bekijken, de Pabau Academy, of bezoek de Support-pagina voor extra hulp.