In dit artikel leggen we uit wat het klantsaldo, vaak "tegoed op rekening" genoemd, betekent in Pabau en laten we alle belangrijke plekken zien waar dit saldo wordt weergegeven en gebruikt binnen het systeem.
Wat is het Klantsaldo?
Het klantsaldo in Pabau verwijst naar tegoed of geld dat een klant vooruit heeft betaald of beschikbaar heeft bij jouw bedrijf. Dit is geen geld dat ze verschuldigd zijn, maar juist geld dat ze kunnen besteden aan toekomstige diensten, producten of pakketten.
Dit saldo kan ontstaan door verschillende situaties, zoals:
- Overbetalingen: Een klant heeft meer betaald dan het factuurbedrag.
- Terugbetalingen: Een terugbetaling is verwerkt, maar toegekend als tegoed op hun account in plaats van teruggestort naar de oorspronkelijke betaalmethode.
- Vooruitbetalingen/Aanbetalingen: Een klant heeft geld op zijn account gezet, specifiek voor toekomstig gebruik.
- Promotietegoed: Tegoed dat is toegekend als onderdeel van een loyaliteitsprogramma of speciale aanbieding.
Een duidelijk begrip van waar dit saldo wordt weergegeven, is essentieel voor nauwkeurig financieel beheer, soepele transacties en transparante communicatie met de klant.
Waar Kan het Saldo Worden Gebruikt?
Het klantsaldo kan net als contant geld worden gebruikt om te betalen voor:
-
Afspraken – diensten die zijn geboekt via de agenda of online.
-
Producten – inclusief retail- of praktijkartikelen.
-
Pakketten – zowel bij het aankopen van nieuwe pakketten als bij het afbetalen van bestaande.
-
Openstaande facturen – onbetaalde facturen kunnen worden voldaan met tegoed op de rekening.
-
Aanbetalingen – tegoed kan worden gebruikt om te voldoen aan aanbetalingsvereisten voor toekomstige boekingen.
LET OP: Zelfs als een klant beschikbaar tegoed heeft, wordt dit niet automatisch gebruikt, tenzij het handmatig wordt geselecteerd tijdens het afrekenen. Kies altijd "Account" als betaalmethode in de kassa om te voorkomen dat de klant dubbel wordt gefactureerd of beschikbaar tegoed wordt gemist.
Overal Waar het Saldo Wordt Weergegeven
Het klantsaldo is een essentieel financieel element in Pabau en is zichtbaar op verschillende belangrijke plekken, zodat zowel medewerkers als klanten dit tegoed eenvoudig kunnen volgen en gebruiken:
1. Klantkaart (Tab Financieel / Overzicht)
De meest voor de hand liggende plek om het saldo van een klant te zien, is direct op zijn klantkaart. Je vindt dit meestal duidelijk weergegeven, vaak binnen de tab "Financieel" of in een overzichtssectie, waar het totale beschikbare tegoed wordt getoond. Dit is jouw belangrijkste plek om het beschikbare tegoed van een klant te controleren.
2. Klantkaart (Financieel > Tab Betalingen)
Een andere plek waar het klantsaldo wordt weergegeven, is onder de tab ''Betalingen'' binnen de sectie ''Financieel'' van de klantkaart.
Hier verschijnt het beschikbare tegoed onderaan het scherm, aangeduid als ''Accounttegoed''. Dit laat precies zien hoeveel geld de klant beschikbaar heeft om te besteden aan toekomstige boekingen. Het is een snelle en betrouwbare manier om het saldo te controleren terwijl je de volledige betaalgeschiedenis bekijkt.
3. Kassa (POS)
Wanneer een klant afrekent voor een dienst, product of pakket, wordt zijn beschikbare saldo weergegeven als betaalmethode in de kassa. Zo kan jouw team het bestaande tegoed eenvoudig toepassen op de huidige transactie, waardoor het bedrag dat de klant op een andere manier moet betalen, wordt verminderd.
4. Agenda (Afspraakboekingsscherm)
Een andere belangrijke plek waar het beschikbare klantsaldo verschijnt, is direct bij het boeken van een afspraak in de agenda.
Wanneer je een klant selecteert voor een nieuwe afspraak, zie je het saldo in het groen weergegeven naast de contactgegevens bovenaan het boekingsscherm. Dit is een handig referentiepunt voor de receptie of administratief personeel, omdat het direct inzicht geeft in het beschikbare tegoed van de klant, zonder het scherm te verlaten of de klantkaart apart te hoeven raadplegen.
5. Online Boeken (Klant Afrekenen)
Klanten kunnen hun saldo ook zien en gebruiken tijdens het online boekingsproces. Wanneer ze bij het afrekenscherm komen na het selecteren van een dienst, verschijnt hun beschikbare saldo als betaalmethode — duidelijk aangeduid en met het exacte bedrag aan beschikbaar tegoed.
-png.png?width=508&height=385&name=image%20(17)-png.png)
Om het saldo te gebruiken, hoeven klanten alleen "Accountsaldo" te selecteren als betaalmethode voordat ze op ''Nu betalen'' klikken. Als het saldo het volledige bedrag dekt, hoeven ze verder niets te betalen. Zo niet, dan kunnen ze het resterende bedrag betalen met een andere betaalmethode.
LET OP: Het saldo wordt niet automatisch gebruikt — de klant moet dit handmatig selecteren tijdens het afrekenen.
Het bijhouden van het klantsaldo is essentieel voor soepele transacties, nauwkeurige rapportages en uitstekende klantenservice. Door precies te weten waar je het kunt bekijken en hoe je het kunt toepassen, kan jouw team het klanttegoed met vertrouwen beheren en telkens een naadlozere betaalervaring bieden.
Voor meer handleidingen, bekijk de gerelateerde artikelen hieronder, selecteer aanvullende handleidingen, of gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina. Deze handleidingen helpen je het meeste uit je Pabau-account te halen.
Daarnaast raden we je aan, om je Pabau-account volledig te benutten en te begrijpen, de aanvullende handleidingen en bronnen te verkennen die worden aangeboden op de Pabau Academy. Deze biedt uitgebreide videotutorials en lessen voor een compleet leertraject, waarmee je de essentiële vaardigheden opdoet om succesvol te zijn met Pabau.