Dans cet article, nous allons vous expliquer comment naviguer et comprendre l'onglet Rendez-vous sur la fiche client. Cet onglet offre une vue d'ensemble complète de l'historique des rendez-vous d'un client, vous permettant de suivre les rendez-vous à venir, passés, annulés et les absences, et de gérer chacun d'eux directement depuis la chronologie.
REMARQUE : cette fonctionnalité fait partie de la nouvelle version de la fiche client et est actuellement disponible pour certains utilisateurs uniquement, à partir d'août 2026. Un déploiement plus large à tous les comptes arrivera bientôt.
Étape 1 : Accéder à l'onglet Rendez-vous
Connectez-vous à votre compte Pabau et ouvrez la fiche client du client dont vous souhaitez consulter les rendez-vous.
En haut de la fiche client, cliquez sur l'onglet « Rendez-vous ». Le nombre à côté de l'onglet indique le nombre total de rendez-vous enregistrés pour ce client.
Étape 2 : Comprendre l'aperçu des rendez-vous
L'onglet Rendez-vous affiche tous les rendez-vous du client sur une chronologie à gauche, regroupés par mois. Dans l'onglet « Tous », un repère « Aujourd'hui » sépare les rendez-vous à venir des rendez-vous passés, et les rendez-vous ayant lieu le même jour sont regroupés sous un seul en-tête de date. Voici un aperçu des principaux éléments de la page :
Filtres de rendez-vous
Utilisez les onglets en haut de la page pour filtrer les rendez-vous affichés. Chaque onglet indique le nombre de rendez-vous de cette catégorie :
- Tous - Affiche tous les rendez-vous, quel que soit leur statut.
- À venir - Affiche uniquement les rendez-vous programmés pour une date future.
- Passés - Affiche uniquement les rendez-vous déjà passés.
- Annulés - Affiche uniquement les rendez-vous annulés.
- Absences - Affiche uniquement les rendez-vous auxquels le client ne s'est pas présenté.
Lorsque vous ouvrez l'onglet « Annulés », un filtre supplémentaire apparaît, vous permettant d'afficher « Toutes » les annulations, uniquement celles effectuées « Dans les délais », ou uniquement les annulations « Tardives ». Chaque rendez-vous annulé est étiqueté en conséquence et affiche le motif de l'annulation. À partir de là, vous pouvez également cliquer sur le bouton « Rétablir » pour restaurer un rendez-vous annulé.
En plus des onglets, cliquez sur l'icône de filtre en haut à droite de la page pour appliquer des filtres avancés par statut, membre de l'équipe, service et plage de dates.
Détails du rendez-vous
Chaque ligne de la chronologie représente un rendez-vous individuel et comprend :
- Service - Le nom du service réservé.
- Date et heure - La date et l'heure prévues du rendez-vous.
- Membre de l'équipe - Le membre de l'équipe avec lequel le rendez-vous est réservé, affiché sous forme d'avatar. Survolez l'avatar pour voir son nom ; les membres supplémentaires apparaissent sous forme d'avatars superposés.
- Lieu - L'établissement où se déroule le rendez-vous.
- Repère « Virtuel » - Indique qu'il s'agit d'un rendez-vous vidéo.
- Puce « Dx » - Indique qu'un diagnostic est lié au rendez-vous. Cliquez dessus pour consulter ou modifier le diagnostic.
- Statut - Un badge de couleur à côté du nom du service indiquant le statut actuel du rendez-vous (par exemple, Programmé ou Terminé), correspondant aux statuts utilisés dans le calendrier.
- Paiement - Une pastille pour chaque facture liée au rendez-vous, indiquant son statut (Payée, Due, Acompte ou Crédit) ainsi que tout montant restant dû. Cliquez sur une pastille pour prévisualiser cette facture.
- Source de réservation - Une icône indique lorsque le rendez-vous a été réservé en ligne par le client.
Vous pouvez également cliquer sur « Ajouter une note » sous un rendez-vous pour y joindre une note, et cliquer sur « Afficher plus » pour révéler les champs de réservation personnalisés saisis pour le rendez-vous. Les réservations sur plusieurs jours sont regroupées en une seule série, chaque ligne étant étiquetée « Jour 1 sur 3 », « Jour 2 sur 3 », et ainsi de suite.
Gérer les rendez-vous individuels
Cliquez sur le menu à trois points à droite d'un rendez-vous pour le gérer. Selon le statut du rendez-vous, les actions disponibles incluent :
- Voir le rendez-vous - Ouvrir le rendez-vous dans le calendrier.
- Reprogrammer - Déplacer le rendez-vous vers une autre date ou heure.
- Réserver à nouveau - Réserver à nouveau le même service pour le client.
- Ajouter une note - Joindre une note au rendez-vous (affiché sous forme de « Modifier la note » une fois qu'une note existe).
- Rejoindre l'appel vidéo - Rejoindre l'appel vidéo pour les rendez-vous virtuels.
- Envoyer la confirmation - Renvoyer la confirmation du rendez-vous au client (rendez-vous à venir uniquement).
- Rappels et notifications - Ajuster le rappel de rendez-vous et la demande de retour pour le rendez-vous (rendez-vous à venir uniquement).
- Journal d'audit - Consulter un journal de toutes les modifications apportées au rendez-vous.
- Annuler le rendez-vous - Annuler le rendez-vous. Vous devrez sélectionner un motif d'annulation et pourrez choisir de notifier le client par e-mail ou SMS.
- Supprimer - Supprimer définitivement le rendez-vous. Une confirmation vous sera demandée, car cette action est irréversible.
Pour les rendez-vous annulés, vous pouvez également modifier le motif d'annulation ou rétablir le rendez-vous.
REMARQUE : la reprogrammation et l'annulation nécessitent les autorisations utilisateur correspondantes - sans elles, l'option apparaît grisée.
De plus, utilisez le bouton « Émettre une facture » à droite d'un rendez-vous ou d'une journée pour créer une facture pour les services fournis. Pour les rendez-vous déjà facturés, cliquez sur la pastille de facture pour consulter la facture à la place.
Conseils pour tirer le meilleur parti de l'onglet Rendez-vous
- Vérifiez l'onglet « Annulés » avant d'appliquer des frais - Les filtres « Dans les délais » et « Tardif » vous indiquent en un coup d'œil si des frais d'annulation s'appliquent.
- Utilisez « Réserver à nouveau » pour les clients fidèles - Réservez à nouveau un rendez-vous passé en quelques clics au lieu de créer une nouvelle réservation à partir de zéro.
- Consultez l'onglet « Absences » avant de confirmer de nouvelles réservations - Un schéma d'absences répétées peut justifier un acompte ou un prépaiement pour les rendez-vous futurs.
- Utilisez le journal d'audit pour retracer les modifications - Si un rendez-vous a été déplacé ou annulé de manière inattendue, le journal d'audit indique qui a effectué la modification et quand.
- Ajoutez des notes pour centraliser le contexte - Joignez des notes sur des demandes particulières ou des suivis directement au rendez-vous concerné.
En utilisant ces filtres et actions, vous pouvez consulter l'historique complet des rendez-vous d'un client et gérer chaque réservation sans quitter la fiche client.
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