Comment facturer le second payeur après le paiement du principal ?
Lorsqu'un client possède deux polices d'assurance, vous facturez d'abord l'assureur principal ; une fois qu'il a payé, vous facturez à l'assureur secondaire le solde que le principal n'a pas couvert. Pabau reporte automatiquement les paiements et codes d'ajustement de l'assureur principal sur la demande secondaire, afin que le second payeur dispose des informations de coordination des prestations dont il a besoin, sans que vous ayez à ressaisir quoi que ce soit.
Le module de facturation d'assurance est disponible pour les cabinets situés aux États-Unis et fonctionne avec votre compte Claim.MD connecté.
Avant de commencer
Une demande secondaire est créée à partir de la demande principale, après que le principal a payé. Vous avez donc besoin :
- De la demande principale au statut Payée, comportant l'adjudication ligne par ligne de l'assureur principal (le montant payé et les codes de motif d'ajustement pour chaque ligne) - ce sont ces informations de coordination des prestations qui servent de base à la demande secondaire. Le règlement de la demande principale peut se faire de deux façons : automatiquement via une remise électronique (ERA), ou en enregistrant le paiement manuellement si cet assureur n'envoie pas d'ERA (voir ci-dessous).
- Des informations de la police secondaire du client à portée de main - l'assureur ainsi que le numéro de membre/police figurant sur cette seconde carte.
Si le principal n'a pas encore payé, terminez d'abord ce processus (la partie 4 du guide couvre la soumission et le suivi jusqu'au paiement).
Pas d'ERA de la part du principal ? Enregistrez le paiement
Certains assureurs paient par courrier ou par téléphone et n'envoient jamais de remise électronique, ce qui laisserait la demande indéfiniment au statut Soumise - et vous empêcherait de facturer le secondaire, qui a besoin de l'adjudication du principal. Pour régler cela manuellement :
- Ouvrez la demande principale soumise et cliquez sur Enregistrer le paiement de l'assureur.
- Saisissez la date de paiement et, pour chaque ligne de service, le montant payé ainsi que tout code d'ajustement (par exemple CO-45) et son montant, exactement tels qu'indiqués sur l'EOB. Ajoutez la référence de demande de l'assureur si vous l'avez.
- Cliquez sur Enregistrer le paiement. La demande passe au statut Payée avec le même détail ligne par ligne qu'une ERA fournirait, ce qui vous permet de facturer immédiatement le secondaire.
L'enregistrement du paiement ici règle la demande à des fins de suivi et de facturation secondaire. L'application du montant sur la facture reste votre étape de paiement habituelle - elle ne se fait pas ici.
Créer la demande secondaire
- Ouvrez la demande principale payée depuis Argent → Demandes d'assurance (ou depuis les Finances du client).
- Dans la barre de règlement en haut de la demande - celle indiquant « Payée » - cliquez sur Créer une demande secondaire. (Elle apparaît uniquement une fois que le principal est Payé avec l'adjudication enregistrée, qu'elle provienne d'une ERA ou d'un paiement enregistré.)
- Dans la boîte de dialogue, choisissez l'assureur secondaire. Si le client possède une seconde police enregistrée correspondant à l'un de vos assureurs liés, Pabau la propose et pré-remplit le numéro de membre et de groupe pour vous ; sinon, sélectionnez l'assureur et saisissez le numéro de membre / police ainsi que le numéro de groupe du client pour cette seconde carte.
- Cliquez sur Soumettre la demande secondaire.
Pabau envoie la demande à Claim.MD en la marquant comme secondaire (ordre du payeur : Secondaire), avec le montant payé et les codes de motif d'ajustement de l'assureur principal joints à chaque ligne de service - ce sont ces informations de coordination des prestations que le second payeur utilise pour déterminer sa propre responsabilité.
Suivre la demande secondaire
La demande secondaire figure sur la même demande que la principale, vous n'avez donc pas à rechercher un enregistrement distinct. La barre de règlement de la demande affiche les deux résultats côte à côte - par exemple « Payée » pour le principal et « Secondaire : Soumise » (puis Payée / Rejetée / Refusée selon la réponse du second payeur). Lorsque l'ERA du secondaire arrive, Pabau la règle et applique le paiement à la même facture, afin que le solde restant reflète ce que les deux assureurs ont couvert.
Ce qui est reporté automatiquement
- L'adjudication du principal - les montants facturés / autorisés / payés de chaque ligne ainsi que les codes d'ajustement CARC de l'assureur, tirés du règlement du principal (l'ERA, ou le paiement que vous avez enregistré manuellement) - sans avoir à les ressaisir.
- La demande elle-même - le client, le praticien exécutant, les diagnostics et les lignes de service proviennent de la demande principale ; vous n'avez qu'à indiquer le second assureur et le numéro de membre.
Ce que vous ajoutez, c'est simplement l'assureur de la seconde police et le numéro de membre/police.
Si le secondaire est rejeté
Les demandes secondaires suivent des calculs de coordination des prestations très stricts, si bien que le second payeur peut rejeter une demande pour des détails plutôt que pour les soins eux-mêmes. Deux cas fréquents : la date de paiement du principal doit être postérieure ou égale à la date de service et ne peut pas être dans le futur ; et, pour chaque ligne, le montant payé par le principal plus ses ajustements doit correspondre au montant total facturé. Le motif de rejet s'affiche à côté du statut — corrigez le paiement principal enregistré s'il est incorrect, puis recréez la demande secondaire.
Et ensuite ?
- Guide d'assurance partie 4 : Soumettre et suivre les demandes d'assurance
- Combien de temps faut-il pour traiter les ERA et les demandes ?
Des questions sur une demande secondaire spécifique ? Contactez-nous via le chat en direct ou par e-mail à support@pabau.com.
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