Dans cet article, nous allons vous expliquer comment partager de manière sécurisée différents types d'informations client depuis la fiche client à l'aide du Partage sécurisé. Cela inclut les documents, les formulaires, les notes de traitement et les lettres, garantissant que les informations sensibles sont partagées en toute sécurité via le Portail Client.
Table des matières :
1. Comment partager des documents de manière sécurisée depuis la fiche client
2. Comment partager des formulaires et des notes de traitement de manière sécurisée depuis la fiche client
3. Comment partager des lettres de manière sécurisée depuis la fiche client
4. Comment partager des ordonnances de manière sécurisée depuis la fiche client
Comment partager des documents de manière sécurisée depuis la fiche client
Étape 1 : Accéder à la fiche client
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau et utilisez la barre de recherche située en haut de l'écran pour rechercher le client avec lequel vous souhaitez partager un document.
Étape 2 : Accéder à la fiche client et aux documents
Dans la fiche client, cliquez sur l'onglet Dossier/DME, puis, dans le menu déroulant, sélectionnez « Documents ».
Étape 3 : Localiser le document à partager
Dans la « section Documents » de la fiche client, trouvez le fichier que vous souhaitez partager.
Cliquez sur les trois points situés à côté du document pour afficher les actions disponibles, puis choisissez « Partage sécurisé » pour commencer à envoyer le document en toute sécurité via le Portail Client.
Étape 4 : Partager le document en toute sécurité
Une fois que vous cliquez sur « Partage sécurisé », un panneau s'ouvrira sur le côté droit de l'écran.
À partir de là, vous pouvez consulter, personnaliser et envoyer vos documents en toute sécurité au client via le Portail Client.
Voici ce que contient chaque section du panneau Partage sécurisé :
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Documents partagés
En haut du panneau, vous verrez le nombre total de documents qui ont été partagés avec le client.
Si vous souhaitez consulter les détails, cliquez sur le bouton « Afficher » pour ouvrir l' « Historique de partage ». Cela affichera quels documents ont été partagés, à quelle date ils ont été envoyés et quel membre du personnel les a partagés.
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Détails du destinataire
Dans le champ « Partager avec », sélectionnez qui recevra les documents partagés, généralement le client, mais vous pouvez également choisir de les partager avec une compagnie d'assurance ou un autre contact autorisé.
- Documents sélectionnés
Ici, vous pouvez consulter le document que vous avez choisi de partager. Si vous souhaitez inclure d'autres documents, sélectionnez-les simplement dans la liste pour les ajouter avant l'envoi.
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Partage par SMS
Vous pouvez activer le bouton SMS si vous souhaitez que le client reçoive le lien sécurisé par SMS en plus de l'e-mail. Pour utiliser cette option, assurez-vous que Partage sécurisé par SMS est activé dans vos paramètres « Notifications client » .
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Envoi par e-mail
Le document partagé sera envoyé au client par e-mail. Vous pouvez prévisualiser le modèle d'e-mail en cliquant sur le lien affiché dans cette section.
Le modèle peut également être personnalisé dans « Notifications client » pour mieux correspondre au style et aux messages de votre clinique.
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Note du Portail Client
Utilisez ce champ pour ajouter un message personnalisé pour votre client. Cette note apparaîtra aux côtés du document partagé dans le Portail Client, apportant du contexte ou des informations supplémentaires dont votre client pourrait avoir besoin.
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Protection par mot de passe
L'option Protéger par mot de passe est activée par défaut afin de garantir la sécurité de vos documents. Lorsqu'elle est activée, un code d'accès est automatiquement inclus dans l'e-mail envoyé au destinataire. Chaque fois que le client actualise sa page, il devra saisir le code d'accès sécurisé.
-
Finaliser et envoyer
Une fois que vous avez vérifié tous les détails, cliquez sur « Partager en toute sécurité par e-mail » pour envoyer le document à votre client. Si vous décidez de ne pas continuer, cliquez sur Annuler - aucune information ne sera enregistrée ni envoyée.
Étape 5 : Comment le client accédera au document
Après avoir partagé le document, votre client recevra un e-mail contenant les fichiers partagés ainsi que le code d'accès.
Pour ouvrir le document dans le Portail Client, le client doit saisir ce code d'accès, garantissant que seul le destinataire prévu peut consulter les documents.
Après avoir saisi le code d'accès, le client sera redirigé vers le Portail Client, où il pourra consulter et ouvrir le document en toute sécurité.
En suivant ces étapes, vous pouvez partager des documents en toute sécurité avec vos clients, en veillant à ce qu'ils reçoivent les informations nécessaires de manière sûre et efficace.
Comment partager des formulaires et des notes de traitement de manière sécurisée depuis la fiche client
Étape 1 : Accéder à la fiche client
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau et utilisez la barre de recherche située en haut de l'écran pour rechercher le client avec lequel vous souhaitez partager un formulaire.
Étape 2 : Accéder à la fiche client et aux formulaires
Dans le menu déroulant, sélectionnez :
-
Formulaires - pour partager des formulaires médicaux ou administratifs
-
Notes de traitement - pour partager des notes cliniques ou des résumés de progression
Étape 3 : Localiser le formulaire ou la note de traitement à partager
Dans la section sélectionnée, parcourez la liste et trouvez le formulaire ou la note de traitement spécifique que vous souhaitez partager. À côté de chaque élément, vous verrez un bouton « Partager en toute sécurité ».
REMARQUE : Si la prise en charge de la conformité HIPAA est activée, vous ne pourrez partager aucun formulaire avec le client.
Étape 4 : Partager le formulaire/la note de traitement en toute sécurité
Une fois que vous cliquez sur « Partage sécurisé », un panneau s'ouvrira sur le côté droit de l'écran.
À partir de là, vous pouvez consulter, personnaliser et envoyer vos formulaires en toute sécurité au client via le Portail Client.
Voici ce que contient chaque section du panneau Partage sécurisé :
-
Formulaires partagés
En haut du panneau, vous verrez le nombre total de formulaires qui ont été partagés avec le client.
Si vous souhaitez consulter les détails, cliquez sur le bouton « Afficher » pour ouvrir l' « Historique de partage ». Cela affichera quels formulaires ont été partagés, à quelle date ils ont été envoyés et quel membre du personnel les a partagés.
-
Détails du destinataire
Dans le champ « Partager avec », sélectionnez qui recevra les formulaires partagés, généralement le client, mais vous pouvez également choisir de les partager avec une compagnie d'assurance ou un autre contact autorisé.
- Formulaires sélectionnés
Ici, vous pouvez consulter le formulaire que vous avez choisi de partager. Si vous souhaitez inclure d'autres formulaires, sélectionnez-les simplement dans la liste pour les ajouter avant l'envoi.
-
Partage par SMS
Vous pouvez activer le bouton SMS si vous souhaitez que le client reçoive le lien sécurisé par SMS en plus de l'e-mail. Pour utiliser cette option, assurez-vous que Partage sécurisé par SMS est activé dans vos paramètres « Notifications client » .
-
Envoi par e-mail
Les formulaires partagés seront envoyés au client par e-mail. Vous pouvez prévisualiser le modèle d'e-mail en cliquant sur le lien affiché dans cette section.
Le modèle peut également être personnalisé dans « Notifications client » pour mieux correspondre au style et aux messages de votre clinique.
-
Note du Portail Client
Utilisez ce champ pour ajouter un message personnalisé pour votre client. Cette note apparaîtra aux côtés des formulaires partagés dans le Portail Client, apportant du contexte ou des informations supplémentaires dont votre client pourrait avoir besoin.
-
Protection par mot de passe
L'option Protéger par mot de passe est activée par défaut afin de garantir la sécurité de vos formulaires. Lorsqu'elle est activée, un code d'accès est automatiquement inclus dans l'e-mail envoyé au destinataire. Le destinataire doit saisir ce code d'accès pour ouvrir les formulaires partagés, et il reste valide pendant 30 jours, garantissant que seule la personne destinée peut accéder aux fichiers.
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Finaliser et envoyer
Une fois que vous avez vérifié tous les détails, cliquez sur « Partager en toute sécurité par e-mail » pour envoyer les formulaires à votre client. Si vous décidez de ne pas continuer, cliquez sur Annuler - aucune information ne sera enregistrée ni envoyée.
Vous pouvez également envoyer le formulaire au client par e-mail en cliquant sur les trois points situés à côté du formulaire et en sélectionnant l'option « Envoyer par e-mail ». Dans ce cas, le formulaire sera livré sous forme de pièce jointe PDF directement dans la boîte de réception du client.
Étape 5 : Comment le client accédera au formulaire
Après avoir partagé les formulaires, votre client recevra un e-mail contenant les fichiers partagés ainsi que le code d'accès.
Pour ouvrir le formulaire dans le Portail Client, le client doit saisir ce code d'accès, garantissant que seul le destinataire prévu peut consulter les formulaires.
Après avoir saisi le code d'accès, le client sera redirigé vers le Portail Client, où il pourra consulter et ouvrir le formulaire en toute sécurité.
Si un code d'accès erroné est saisi 5 fois, le client verra un message d'erreur. Pour résoudre ce problème, un membre du personnel doit renvoyer la lettre via un nouveau lien sécurisé.
En suivant ces étapes, vous pouvez partager des formulaires et des notes de traitement en toute sécurité avec vos clients, en veillant à ce qu'ils reçoivent les informations nécessaires de manière sûre et efficace.
Comment partager des lettres de manière sécurisée depuis la fiche client
Étape 1 : Accéder à la fiche client
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau et utilisez la barre de recherche située en haut de l'écran pour rechercher le client avec lequel vous souhaitez partager une lettre.
Étape 2 : Accéder aux lettres
Dans la fiche client, accédez à l'onglet Communications, puis à la section Lettres. Ici, vous pouvez sélectionner la lettre que vous souhaitez partager avec le client.
REMARQUE : Si la lettre que vous souhaitez partager n'est pas répertoriée, vous pouvez créer une nouvelle lettre à partir de zéro ou sélectionner un modèle existant. Après avoir enregistré la lettre, revenez à cette section pour la choisir en vue d'un partage sécurisé.
Pour apprendre à créer une lettre à partir de zéro, veuillez consulter cet article.
Étape 3 : Localiser la lettre à partager
Dans la « section Lettres » de la fiche client, trouvez la lettre que vous souhaitez partager.
Cliquez sur les trois points situés à côté de la lettre pour afficher les actions disponibles, puis choisissez « Partage sécurisé » pour commencer à envoyer la lettre en toute sécurité via le Portail Client.
Étape 4 : Partager la lettre en toute sécurité
Une fois que vous cliquez sur « Partage sécurisé », un panneau s'ouvrira sur le côté droit de l'écran.
À partir de là, vous pouvez consulter, personnaliser et envoyer vos lettres en toute sécurité au client via le Portail Client.
Voici ce que contient chaque section du panneau Partage sécurisé :
-
Lettres partagées
En haut du panneau, vous verrez le nombre total de lettres qui ont été partagées avec le client.
Si vous souhaitez consulter les détails, cliquez sur le bouton « Afficher » pour ouvrir l' « Historique de partage ». Cela affichera quelles lettres ont été partagées, à quelle date elles ont été envoyées et quel membre du personnel les a partagées.
- Détails du destinataire
Dans le champ « Partager avec », sélectionnez qui recevra les lettres partagées, généralement le client, mais vous pouvez également choisir de les partager avec une compagnie d'assurance ou un autre contact autorisé.
- Lettres sélectionnées
Ici, vous pouvez consulter la lettre que vous avez choisie de partager. Si vous souhaitez inclure d'autres lettres, sélectionnez-les simplement dans la liste pour les ajouter avant l'envoi.
- Partage par SMS
Vous pouvez activer le bouton SMS si vous souhaitez que le client reçoive le lien sécurisé par SMS en plus de l'e-mail. Pour utiliser cette option, assurez-vous que Partage sécurisé par SMS est activé dans vos paramètres « Notifications client » .
- Envoi par e-mail
La lettre partagée sera envoyée au client par e-mail. Vous pouvez prévisualiser le modèle d'e-mail en cliquant sur le lien affiché dans cette section.
Le modèle peut également être personnalisé dans « Notifications client » pour mieux correspondre au style et aux messages de votre clinique. - Note du Portail Client
Utilisez ce champ pour ajouter un message personnalisé pour votre client. Cette note apparaîtra aux côtés de la lettre partagée dans le Portail Client, apportant du contexte ou des informations supplémentaires dont votre client pourrait avoir besoin.
- Protection par mot de passe
L'option Protéger par mot de passe est activée par défaut afin de garantir la sécurité de vos lettres. Lorsqu'elle est activée, un code d'accès est automatiquement inclus dans l'e-mail envoyé au destinataire. Chaque fois que le client actualise sa page, il devra saisir le code d'accès sécurisé. - Finaliser et envoyer
Une fois que vous avez vérifié tous les détails, cliquez sur « Partager en toute sécurité par e-mail » pour envoyer la lettre à votre client. Si vous décidez de ne pas continuer, cliquez sur Annuler - aucune information ne sera enregistrée ni envoyée.
Étape 5 : Comment le client accédera à la lettre
Après avoir partagé la lettre, votre client recevra un e-mail contenant les fichiers partagés ainsi que le code d'accès.
Pour ouvrir la lettre dans le Portail Client, le client doit saisir ce code d'accès, garantissant que seul le destinataire prévu peut consulter la lettre.
Après avoir saisi le code d'accès, le client sera redirigé vers le Portail Client, où il pourra consulter et ouvrir la lettre en toute sécurité.
Si un code d'accès erroné est saisi 5 fois, le client verra un message d'erreur. Pour résoudre ce problème, un membre du personnel doit renvoyer la lettre via un nouveau lien sécurisé.
En suivant ces étapes, vous pouvez partager des lettres en toute sécurité avec vos clients, en veillant à ce qu'ils reçoivent les informations nécessaires de manière sûre et efficace.
Comment partager des ordonnances de manière sécurisée depuis la fiche client
Étape 1 : Accéder à la fiche client
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau et utilisez la barre de recherche en haut de l'écran pour trouver le client dont vous souhaitez partager l'ordonnance.
Étape 2 : Accéder aux ordonnances
Dans la fiche client, accédez à l'onglet Dossier, puis sélectionnez Ordonnances. Vous verrez alors la liste des ordonnances du client et pourrez choisir celle que vous souhaitez partager.
Étape 3 : Localiser l'ordonnance à partager
Dans la section Ordonnances de la fiche client, trouvez l'ordonnance que vous souhaitez partager.
Cliquez sur les trois points situés à côté de l'ordonnance pour afficher les actions disponibles, puis sélectionnez Partage sécurisé pour commencer à l'envoyer en toute sécurité via le Portail Client.
Étape 4 : Partager l'ordonnance en toute sécurité
Après avoir cliqué sur Partage sécurisé, un panneau s'ouvrira sur le côté droit de l'écran. À partir de là, vous pouvez consulter, personnaliser et envoyer des ordonnances en toute sécurité au client.
Ordonnances partagées
En haut, vous verrez le nombre total d'ordonnances partagées avec ce client.
Cliquez sur Afficher pour ouvrir l' Historique de partage, indiquant quelles ordonnances ont été partagées, à quel moment, et par quel membre du personnel.
Détails du destinataire
Utilisez le champ Partager avec pour sélectionner qui recevra l'ordonnance — généralement le client, mais vous pouvez également la partager avec un contact autorisé, comme une compagnie d'assurance.
Ordonnances sélectionnées
Cette zone affiche les ordonnances que vous avez choisi de partager. Vous pouvez ajouter plusieurs ordonnances avant l'envoi si nécessaire.
Partage par SMS
Activez le bouton SMS si vous souhaitez que le client reçoive un lien sécurisé par SMS. Assurez-vous que le Partage sécurisé par SMS est activé dans vos paramètres Notifications client.
Envoi par e-mail
L'ordonnance sera envoyée par e-mail. Prévisualisez le modèle d'e-mail ou personnalisez-le dans Notifications client pour correspondre au style de votre clinique.
Note du Portail Client
Ajoutez une note personnalisée qui apparaîtra aux côtés de l'ordonnance dans le Portail Client. Cela permet d'apporter du contexte ou des instructions supplémentaires pour le client.
Protection par mot de passe
L'option Protéger par mot de passe est activée par défaut afin de garantir la sécurité de vos documents. Lorsqu'elle est activée, un code d'accès est automatiquement inclus dans l'e-mail envoyé au destinataire. Chaque fois que le client actualise sa page, il devra saisir le code d'accès sécurisé.
Finaliser et envoyer
Après avoir vérifié tous les détails, cliquez sur « Partager en toute sécurité par e-mail » pour envoyer l'ordonnance. Cliquez sur « Annuler » pour annuler — aucune information ne sera envoyée.
Étape 5 : Comment le client accédera à l'ordonnance
Après avoir partagé l'ordonnance, votre client recevra un e-mail contenant les fichiers partagés ainsi que le code d'accès.
Pour ouvrir l'ordonnance dans le Portail Client, le client doit saisir ce code d'accès, garantissant que seul le destinataire prévu peut consulter l'ordonnance.
Après avoir saisi le code d'accès, le client sera redirigé vers le Portail Client, où il pourra consulter et ouvrir l'ordonnance en toute sécurité.
En suivant ces étapes, vous pouvez partager des ordonnances en toute sécurité avec vos clients, en veillant à ce qu'ils reçoivent les informations nécessaires de manière sûre et efficace.
En suivant ces étapes, vous pouvez partager en toute sécurité des documents, des formulaires, des notes de traitement, des lettres et des ordonnances avec vos clients via le Portail Client. Cela permet de garantir que les informations sensibles sont partagées en toute sécurité, que l'accès est protégé et que la communication avec le client reste claire et conforme.
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