Dans cet article, nous vous proposons une analyse détaillée du rapport Équipe, pour vous aider à comprendre les indicateurs clés et les informations qu'il fournit.
Table des matières :
1. Revenus
2. Shifts
3. Performance
4. KPI
Le rapport Équipe vous aide à suivre la performance financière et l'efficacité du personnel, ce qui facilite la prise de décisions éclairées, l'identification des axes d'amélioration et la gestion de la paie.
Le rapport est divisé en quatre catégories :
- Revenus : Revenus totaux issus des services, de la vente au détail, des abonnements, des chèques-cadeaux et des forfaits.
- Shifts : Heures travaillées, plannings du personnel et utilisation du temps.
- Performance : Productivité des employés, contributions aux ventes et indicateurs de satisfaction client.
- KPI : Indicateurs clés tels que le revenu par heure, la valeur moyenne des transactions et les ratios services/vente au détail.
Avant d'aborder les sections et les données incluses dans le rapport, voyons d'abord comment utiliser les filtres du rapport.
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Filtre Focus : Il vous permet de choisir une ou plusieurs des quatre sections disponibles à afficher. Par défaut, « Tout » est sélectionné. Si vous choisissez des sections spécifiques, les autres seront masquées du rapport. Pour enregistrer votre sélection en vue d'une utilisation future, activez l'option « Se souvenir ».
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Menu déroulant Comptabilité : Choisissez si le rapport doit afficher les données selon une comptabilité de caisse ou une comptabilité basée sur les ventes.
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Filtre Employé : Survolez la zone des employés pour sélectionner ou désélectionner les employés dont vous souhaitez inclure ou exclure les données dans le rapport.
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Filtre Lieu : Survolez le champ de lieu pour sélectionner le lieu que vous souhaitez consulter. Vous pouvez ajouter plusieurs lieux ou inclure tous les lieux en cliquant sur les options souhaitées.
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Filtre Période : Survolez la période actuellement sélectionnée pour la modifier. Vous pouvez sélectionner jour, semaine, mois, trimestre ou année, ou définir une période personnalisée. Une fois la période sélectionnée, par exemple « Mois », utilisez le champ adjacent pour choisir le mois spécifique que vous souhaitez consulter.
Catégorie Revenus
La catégorie Revenus comprend les sections : Salaires, Pourboires, Commissions, ainsi qu'une ligne affichant la rémunération totale de chaque membre du personnel.
Salaires
La section Salaires récupère les informations à partir des fonctionnalités de pointage et de salaires. Pour garantir des données précises, veuillez vous assurer des points suivants :
Enregistrer les heures travaillées :
- Heures de début et de fin.
- Durée des pauses (par exemple, pause déjeuner).
- Heures supplémentaires, le cas échéant.
Vérifier la feuille de temps :
- Vérifiez que les entrées de la feuille de temps sont exactes et conformes aux politiques de l'entreprise.
- Confirmez tout ajustement, tel que les congés maladie, les congés payés ou les jours fériés.
- Séparez les heures normales des heures supplémentaires ou spéciales (par exemple, travail de nuit ou week-end).
- Appliquez les taux de rémunération applicables à chaque catégorie.
Calculer le total des heures :
- Additionnez le total des heures travaillées pendant la période de paie en fonction du taux horaire.
- Déduisez toute pause non rémunérée ou absence non approuvée.
Pourboires
La ligne des pourboires fournit un résumé de tous les pourboires reçus par les membres de votre équipe, à condition que la fonctionnalité soit activée en accédant à Configuration, en sélectionnant Politiques, puis en choisissant Pourboires.
Commissions
Cette section calcule les commissions perçues par les employés dans diverses catégories, notamment les services, les ventes de produits de détail, les chèques-cadeaux, les abonnements et les forfaits.
1. Suivi des transactions : Les commissions sont basées sur les ventes enregistrées pour chaque catégorie.
2. Application des taux : Les pourcentages de commission sont appliqués selon la politique de l'entreprise pour :
- Les services effectués.
- Les articles de détail vendus.
- Les ventes de chèques-cadeaux, d'abonnements et de forfaits.
3. Résumé par employé : Les totaux sont calculés par membre du personnel pour la période sélectionnée.
Utilisez ce rapport pour évaluer la performance, traiter la paie et garantir des versements exacts.
Catégorie Shifts
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Heures planifiées : Affiche le total des heures que le personnel est prévu de travailler pendant une période donnée, offrant une visibilité sur la planification et la disponibilité des effectifs.
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Heures réservées : Résume les heures occupées par des rendez-vous clients, montrant l'efficacité avec laquelle les plannings du personnel sont utilisés.
Cette section peut être développée pour afficher les heures réservées par catégorie de service, qui peuvent elles-mêmes être détaillées pour afficher les heures réservées pour chaque service individuel au sein de ces catégories.
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Heures bloquées : Suit les heures bloquées pour des activités autres que celles liées aux clients, comme les pauses, les réunions ou les tâches administratives, aidant à identifier les inefficacités potentielles de planification. En développant cette section, vous obtenez une répartition des heures suivies et non suivies. Les heures suivies correspondent aux blocages rémunérés, tandis que les heures non suivies correspondent aux blocages non rémunérés.
Catégorie Performance
La catégorie Performance affiche les ventes réalisées par chaque membre du personnel, organisées par catégorie d'article.
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Services : Suit les revenus générés et la productivité liés aux services fournis, mettant en avant les contributions du personnel et les offres populaires.
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Vente au détail : Résume la performance des ventes au détail, y compris les produits les plus vendus et les ventes additionnelles réalisées par le personnel.
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Chèques-cadeaux : Analyse les ventes de chèques-cadeaux, en montrant les tendances et les contributions individuelles au revenu généré.
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Acomptes : Rend compte des acomptes perçus pour les rendez-vous ou les forfaits, garantissant la responsabilisation et permettant de prévoir les revenus futurs.
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Forfaits : Suit les ventes et les utilisations des forfaits de services, reflétant l'engagement des clients et les revenus à long terme.
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Abonnements : Surveille les ventes et les renouvellements d'abonnements, mettant en avant les revenus récurrents et l'efficacité du personnel dans la promotion des abonnements.
Si vous souhaitez développer les chiffres, vous pouvez cliquer sur la flèche pour voir les ventes par article individuel dans chaque catégorie.
Catégorie KPI
Visites clients
Le rapport détaille le nombre total de visites clients uniques enregistrées chaque jour. Une visite est comptée lorsqu'un client a une réservation. Il est important de noter que si un client a plusieurs réservations le même jour, cela comptera tout de même comme plusieurs visites.
Facture moyenne (par utilisateur)
La Facture moyenne (par utilisateur) est exprimée sous forme de montant monétaire. Elle est calculée en divisant le total des ventes réalisées par un membre du personnel par le nombre de visites qu'il a effectuées.
Par exemple, si le membre du personnel A a réalisé 150 $ de ventes sur 3 visites, sa facture moyenne serait de 150 $ divisé par 3, soit 50 $ par visite. Si le même client a effectué plusieurs visites, ses dépenses totales sont additionnées, et le total des ventes du membre du personnel est divisé par le nombre de visites, et non par le nombre de clients uniques.
Réservation future
Le taux de réservation future est déterminé selon que l'une des conditions suivantes est vraie pour un client le jour de son rendez-vous :
- Il a déjà un rendez-vous futur programmé.
- Il prend un rendez-vous futur le jour de sa visite.
Le rendez-vous futur n'a pas besoin d'être avec le même membre du personnel pour être considéré comme une réservation future. De plus, si vous avez plusieurs établissements dans Pabau, le rendez-vous futur peut se situer dans un établissement différent et sera toujours considéré comme une réservation future réussie.
Si une réservation est créée un jour après la visite, elle ne sera pas considérée comme une réservation future.
REMARQUE : Si un rendez-vous est réservé avec succès pour l'avenir, mais annulé ultérieurement par vous ou par votre client, il ne comptera plus comme une réservation future.
Taux d'utilisation
L'utilisation fait référence à la proportion de temps pendant laquelle un membre du personnel est effectivement réservé avec des clients par rapport à son total d'heures planifiées. Dans ce contexte, le planning complet est considéré comme représentant 100 % du temps disponible. Ainsi, le pourcentage d'utilisation indique dans quelle mesure ce temps planifié est effectivement occupé par des rendez-vous ou des services.
👉 Remarque importante concernant les heures bloquées :
- Les heures bloquées provenant de la fonction « Programmer un congé » dans le planificateur (comme les congés payés ou les congés maladie) ne sont pas incluses dans le calcul de l'utilisation, car elles ne représentent pas du temps de travail effectif. En revanche, les blocages ajoutés directement au planning sont déduits du temps total disponible.
- Par exemple, si un membre du personnel a 10 heures planifiées, avec 3 heures réservées et 3 heures bloquées, le calcul sera basé sur 7 heures disponibles (10 – 3). Dans ce cas, l'utilisation = 3 ÷ 7 × 100 = 43 %. Cette distinction permet d'éviter toute confusion dans les cas où les heures bloquées pourraient sinon gonfler artificiellement le taux d'utilisation (par exemple, apparaître à 90 % alors qu'une part importante du temps est indisponible).
Le taux d'utilisation moyen dans une clinique peut varier selon le type de pratique, la taille de la clinique et l'efficacité opérationnelle. Il est exprimé en pourcentage et est calculé en divisant les heures réelles qu'un prestataire (médecin, infirmier ou personnel) passe avec les patients par le total des heures disponibles qu'il est prévu de travailler.
Une clinique bien gérée vise généralement un taux d'utilisation de 70 à 85 %. Des taux supérieurs peuvent indiquer une surcharge de travail ou un temps de repos insuffisant pour les prestataires, ce qui pourrait affecter la qualité des soins.
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Cliniques de soins primaires : 60–80 %
- Les prestataires consacrent une part importante de leur temps aux soins directs des patients, mais peuvent également avoir des périodes d'inactivité dues aux annulations, aux tâches administratives ou aux inefficacités.
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Cliniques spécialisées : 70–90 %
- Les spécialistes peuvent avoir une utilisation plus élevée en raison de rendez-vous planifiés plus longs et de moins de consultations sans rendez-vous.
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Cliniques de soins urgents : 50–70 %
- L'utilisation est souvent plus faible en raison de la variabilité du volume de patients.
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Cliniques chirurgicales : 70–90 %
- Taux d'utilisation plus élevés en raison d'interventions planifiées et plus longues.
Les taux d'utilisation peuvent dépasser 100 % lorsque les membres du personnel sont programmés pour des rendez-vous au-delà de leurs heures désignées, entraînant un total d'heures de rendez-vous supérieur à leurs heures réellement planifiées.
Cela peut également se produire en raison de doubles réservations. Par exemple, si un membre du personnel est prévu pour une heure mais a deux rendez-vous d'une heure réservés simultanément, son taux d'utilisation serait calculé à 200 %.
KPI par catégorie d'article
Les lignes de catégorie d'article dans la section KPI affichent le nombre d'articles par catégorie vendus par chaque membre du personnel dans la période sélectionnée.
Analyses détaillées
En cliquant sur un chiffre, vous pouvez approfondir les informations et manipuler les données plus en détail.
Les analyses détaillées sont un excellent moyen de repérer les éventuels problèmes d'attribution erronée de commissions ou de ventes.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure d'exécuter et de comprendre le rapport Équipe, vous offrant des informations précieuses sur la performance, les revenus et la productivité de votre équipe.
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