Cet article définit les termes clés et les noms des différentes zones utilisés dans Pabau pour vous aider à naviguer sur la plateforme en toute confiance, notamment si vous venez d'un autre système de gestion de cabinet ou de dossier médical électronique (EMR).
Parce que Pabau est utilisé par des cliniques et des cabinets à travers le monde, certains termes peuvent différer de ceux auxquels vous êtes habitué. Ce glossaire couvre les termes les plus fréquemment mal compris afin que vous sachiez toujours exactement où aller et ce que fait chaque fonctionnalité.
Clients
Un Client dans Pabau est toute personne disposant d'un profil dans votre système — qu'elle ait pris un rendez-vous, reçu un traitement, ou simplement été ajoutée à votre base de données. Sur d'autres plateformes, ce terme peut être appelé Patient, Customer ou Contact.
Fiche Client
La Fiche Client est la page de profil complète d'un client. Elle contient toutes les informations relatives à cette personne — ses rendez-vous, ses finances, ses documents, ses formulaires, ses notes de traitement, ses communications, et plus encore. Considérez-la comme le dossier central de chaque client.
Formulaires vs. Documents vs. Notes de traitement
Ce sont les trois termes les plus souvent confondus dans Pabau.
Les Formulaires (également appelés Formulaires médicaux) sont des questionnaires numériques ou des formulaires de consentement envoyés aux clients à remplir — avant ou après un rendez-vous. Par exemple, les formulaires d'admission, les formulaires de consentement et les questionnaires de santé. Les clients les remplissent eux-mêmes, généralement via un lien envoyé par email ou via Pabau Connect.
Les Documents sont des fichiers stockés sur le profil d'un client. Ils peuvent être téléchargés manuellement, comme une pièce d'identité scannée, une lettre de référence, ou tout autre fichier que vous souhaitez conserver. Les clients ne les remplissent pas — ils sont téléchargés par votre équipe.
Les Notes de traitement sont les notes cliniques enregistrées par un praticien pendant ou après un rendez-vous. Elles sont complétées en interne par le personnel et récapitulent ce qui a été fait, les observations, et tout suivi nécessaire. Sur d'autres systèmes, elles peuvent être appelées Notes cliniques, Notes SOAP ou Notes de progression.
Lettres
Les Lettres dans Pabau sont des documents écrits formels générés pour un client et stockés sur son profil — par exemple, une lettre de référence ou un résumé clinique. Elles sont différentes des Documents (fichiers téléchargés) et des Communications (emails ou SMS envoyés au client).
Notes
Les Notes sont des notes internes informelles ajoutées au profil d'un client par le personnel. Elles ne sont pas envoyées au client et sont destinées à un usage interne uniquement — par exemple, une note sur une préférence du client ou un rappel de suivi. Elles sont différentes des Notes de traitement, qui sont des dossiers cliniques liés à un rendez-vous.
EMR (Dossier médical électronique) / Dossier
EMR/Dossier est la section de la Fiche Client qui contient toutes les informations cliniques d'un client. Elle comprend des sous-sections pour les Allergies, les Prescriptions, les Analyses, les Problèmes du client, les Formulaires, les Photos et les Tests d'allergie. Sur d'autres plateformes, elle peut être appelée Dossier patient, Dossier clinique ou Dossier de santé.
Prescriptions vs. Médicaments
Les Médicaments dans Pabau font référence à la liste des médicaments ou substances que vous avez configurés dans votre système, sous la section Clinique. C'est votre bibliothèque de référence.
Les Prescriptions sont les prescriptions réelles délivrées à un client spécifique, générées à partir de cette liste de médicaments et stockées sur le profil du client. Ainsi, Médicaments correspond à la configuration, et Prescriptions au résultat.
Tests d'allergie
Les Tests d'allergie sont un type de dossier clinique stocké dans la section EMR du profil d'un client. Ils enregistrent les résultats des tests d'allergie ou de sensibilité effectués avant certains traitements, aidant les praticiens à vérifier si un client peut poursuivre en toute sécurité.
Activités
Les Activités sont des tâches ou des actions de suivi assignées à un membre du personnel concernant un client ou un lead. Elles aident les équipes à suivre ce qui doit être fait, à qui c'est assigné, et si c'est terminé. Sur d'autres plateformes, elles peuvent être appelées Tâches ou To-Dos.
Calendrier vs. Réservations en ligne
Le Calendrier est l'outil de planification interne que votre équipe utilise pour gérer et consulter les rendez-vous au quotidien.
Les Réservations en ligne font référence à la page de réservation destinée aux clients, où ils peuvent réserver eux-mêmes leurs rendez-vous. Cette page est distincte du calendrier interne, bien que les réservations effectuées en ligne y apparaissent directement.
Blocages
Les Blocages sont des créneaux horaires marqués comme indisponibles dans le Calendrier. Ils empêchent les réservations pendant cette période et peuvent être utilisés pour bloquer du temps pour des pauses, des réunions, des formations, ou toute autre période sans rendez-vous. Sur d'autres systèmes, ils peuvent être appelés Blocs, Indisponibilités, ou créneaux Hors bureau.
Liste d'attente
La Liste d'attente est une liste de clients qui souhaitent prendre un rendez-vous mais n'ont pas trouvé de créneau disponible. Lorsqu'un créneau se libère, le personnel peut contacter les clients en liste d'attente pour leur proposer ce créneau. Cela peut également être appelé Liste d'annulation sur d'autres systèmes.
Services vs. Forfaits
Les Services sont les traitements ou rendez-vous individuels que propose votre clinique — par exemple, une consultation Botox ou un soin du visage.
Les Forfaits sont des ensembles de plusieurs services vendus ensemble, souvent à un tarif réduit. Par exemple, une cure de six séances laser vendue comme un seul forfait.
Ressources
Les Ressources sont des actifs physiques nécessaires pour dispenser un service — comme une salle de traitement, un équipement, ou un lit spécifique. Les ressources peuvent être associées à des services afin que Pabau vérifie leur disponibilité lors de la réservation, évitant ainsi la double réservation d'actifs partagés.
Services virtuels
Les Services virtuels sont des rendez-vous réalisés à distance, comme des consultations vidéo. Ils fonctionnent de la même manière que les services classiques en termes de réservation et de planification, mais sont marqués comme virtuels afin que le client reçoive un lien vidéo plutôt qu'une adresse.
Cours collectifs
Les Cours collectifs sont des rendez-vous de groupe où plusieurs clients peuvent réserver la même séance. Ils diffèrent des Services classiques, qui sont individuels. Par exemple, des séances de bien-être en groupe ou des séances d'entraînement collectives.
Abonnements
Les Abonnements sont des formules récurrentes que vous pouvez vendre aux clients — par exemple, un abonnement mensuel comprenant un nombre défini de traitements ou une réduction sur les services. Ils sont gérés séparément des Forfaits.
Leads
Un Lead est un client potentiel qui a manifesté un intérêt pour votre clinique mais qui n'a pas encore réservé ou n'est pas encore devenu client à part entière. Les leads sont gérés dans la section Leads et peuvent progresser à travers un pipeline jusqu'à leur conversion en client.
Pipelines
Les Pipelines sont les étapes visuelles par lesquelles un Lead progresse, du premier contact à la conversion — par exemple, Nouvelle demande → Consultation réservée → Traitement réservé → Client. Vous pouvez personnaliser les étapes de votre pipeline pour correspondre au processus commercial ou d'admission de votre clinique.
Devis
Les Devis sont des estimations de coûts formelles envoyées à un client avant un traitement. Un devis peut être converti en facture une fois que le client accepte de poursuivre. Cela peut également être appelé Estimate sur d'autres plateformes.
Remise
La Remise fait référence aux relevés ou récapitulatifs de paiement envoyés à des tiers payeurs — par exemple, des compagnies d'assurance ou des comptes d'entreprise — confirmant ce qui a été payé et pour quels services.
Finances vs. Paiements
Les Finances constituent la section plus large couvrant les factures, l'historique des ventes, les taxes, les remises, les devis et les rapports financiers.
Les Paiements, au sein de cette section, désignent spécifiquement les transactions enregistrées — ce qui a été payé, par quel moyen, et à quel moment.
Communications vs. Marketing
Les Communications dans Pabau couvrent les outils utilisés pour envoyer des messages directs aux clients — modèles d'email, modèles de SMS, modèles de lettre, et notifications aux clients telles que les confirmations et rappels de rendez-vous.
Le Marketing couvre des outils plus larges conçus pour attirer et fidéliser les clients — automatisations, diffusions, chèques-cadeaux, programmes de fidélité, avis et formulaires de capture.
Notifications client
Les Notifications client sont les messages système automatisés que Pabau envoie aux clients concernant les rendez-vous — telles que les confirmations de réservation, les rappels et les avis d'annulation. Elles sont différentes des modèles de Communications, qui sont envoyés manuellement ou déclenchés par les automatisations que vous configurez vous-même.
Automatisations vs. Diffusions
Les Automatisations sont des communications déclenchées qui s'envoient automatiquement en fonction d'un événement spécifique, comme l'envoi d'un email de pré-soin 24 heures avant un rendez-vous ou d'un suivi après une visite.
Les Diffusions sont des messages groupés ponctuels envoyés manuellement à un groupe de clients sélectionné, comme un email promotionnel ou une newsletter.
Formulaires de capture
Les Formulaires de capture sont des formulaires web que vous pouvez intégrer sur votre site ou partager via un lien pour recueillir des demandes ou de nouvelles informations client. Les soumissions peuvent automatiquement créer un enregistrement Lead ou Client dans Pabau.
Adresse d'expéditeur
L'Adresse d'expéditeur est l'adresse email qui apparaît comme adresse « de » lorsque Pabau envoie des emails à vos clients. Elle est configurée dans Communications et doit refléter le domaine email de votre clinique pour une apparence professionnelle.\
Pabau Connect / Portail client
Pabau Connect est le portail destiné aux clients, où ils peuvent consulter leurs rendez-vous à venir, remplir des formulaires médicaux, accéder aux instructions post-traitement, et gérer leur profil. Il est distinct de la plateforme principale Pabau, qui est réservée au personnel.
Pabau GO
Pabau GO est l'application mobile iOS de Pabau conçue pour être utilisée par les praticiens et le personnel en déplacement. Elle couvre les fonctions clés, notamment les rendez-vous, la gestion des clients, les paiements et les leads, depuis un appareil mobile.
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Echo AI
Echo AI est l'outil d'intelligence artificielle intégré à Pabau. Il aide actuellement à générer et résumer les notes de traitement, réduisant le temps que les praticiens consacrent à la documentation clinique.
App Marketplace
L'App Marketplace est l'endroit où vous pouvez trouver et connecter des intégrations et modules tiers pour étendre les fonctionnalités de Pabau — par exemple, connecter des processeurs de paiement, des plateformes d'avis, ou d'autres outils utilisés par votre clinique.
Configuration
La Configuration est l'endroit où vous configurez tout ce qui concerne votre compte Pabau — votre équipe, vos services, vos modèles de communication, vos paramètres de réservation en ligne, vos intégrations, et plus encore. Si vous souhaitez modifier le fonctionnement de quelque chose, la Configuration est presque toujours le point de départ.
Pour plus de guides, consultez les articles connexes ci-dessous, sélectionnez d'autres guides, ou utilisez la barre de recherche en haut de la page. Ces guides vous aideront à tirer le meilleur parti de votre compte Pabau.
De plus, pour vous aider à pleinement utiliser et comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons d'explorer les guides et ressources supplémentaires proposés par la Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo et des leçons approfondis, offrant une expérience d'apprentissage complète qui peut vous doter des compétences essentielles pour réussir avec Pabau.