Dans cet article, vous apprendrez comment vérifier et valider une demande de remboursement, l'envoyer à Healthcode, corriger les rejets, et la suivre jusqu'au paiement.
Vous avez configuré les éléments essentiels (Partie 1), ajouté la police du client (Partie 2), et facturé la visite à son assureur (Partie 3). Cette dernière partie transforme cette facture en demande de remboursement électronique - validée avant de quitter Pabau, soumise via Healthcode, et suivie jusqu'au paiement.
REMARQUE : Ce guide s'adresse aux cabinets situés au Royaume-Uni. Les demandes de remboursement sont soumises électroniquement via le service de compensation Healthcode, avec des outils supplémentaires pour les vérifications d'adhésion BUPA et les remises d'assureurs.
1. Ouvrir la demande de remboursement
Allez dans Money → Claims. Le tableau de bord affiche chaque facture d'assureur avec un décompte en temps réel par statut :
- Pending - créée mais pas encore envoyée à Healthcode.
- Submitted -envoyée à Healthcode ; la ligne HC suit le statut du service de compensation (reçue, validée, envoyée à l'assureur, reçue par l'assureur).
- Processing - une remise pour cette demande a été initiée mais pas terminée.
- Paid - réglée intégralement (les demandes partiellement payées sont également comptées ici).
- Needs action - rejetée ou en attente d'une correction de votre part.
Utilisez le sélecteur de période, la barre de recherche (numéro de demande, client, code d'autorisation) et les onglets par assureur pour affiner la liste, puis cliquez sur Open (ou Fix pour une demande rejetée) pour accéder à l'espace de travail de la demande. Export télécharge la vue actuelle au format CSV.
2. Vérifier la demande de remboursement
L'écran Submit Claim rassemble tout ce dont Healthcode a besoin. Les cartes d'en-tête affichent l'identifiant de membre de la police, le payeur, la méthode et les montants - pour les membres BUPA, le bouton Lookup sur la carte de l'identifiant de membre vérifie la police immédiatement (guide).
La demande est organisée en sections - la plupart des champs sont pré-remplis à partir de vos valeurs par défaut, de la fiche client et de la facture ; tout élément manquant ou invalide est signalé en rouge :
3. Ajouter le code de diagnostic
Dans Clinical event, la plupart des assureurs exigent le diagnostic du patient sous la forme d'un code ICD-9. Cliquez sur le champ de diagnostic et recherchez dans le répertoire de codes intégré par code ou par description :
4. Vérifier les prestations
Chaque ligne de facture devient une prestation comportant son code de procédure CCSD, le code de service spécifique à l'assureur, le code ISC et les montants de la ligne. Ceux-ci proviennent des codes de facturation définis sur vos services (Partie 1, étape 9) mais peuvent être ajustés pour chaque demande :
5. Valider, puis envoyer
Cliquez sur Validate pour vérifier la demande auprès de Healthcode sans la soumettre - corrigez tout ce qui est signalé. Lorsque le pied de page indique Ready to validate / send to Healthcode, cliquez sur Send Invoice to Healthcode. Le statut passe à Submitted et Pabau interroge Healthcode pour suivre l'avancement de la demande ; utilisez l'icône d'actualisation sur la ligne du tableau de bord pour synchroniser à la demande.
6. Corriger les rejets
Si Healthcode ou l'assureur rejette la demande, elle passe en Needs action avec le motif indiqué. Les cas courants :
- No matching membership details - les informations du patient ne correspondent pas aux dossiers de l'assureur (par exemple « Susie » au lieu de « Susan », une ancienne adresse, ou un numéro d'adhésion mal saisi). Vérifiez auprès de l'assureur, corrigez la fiche client, puis renvoyez la demande. Pour les membres BUPA, effectuez d'abord une vérification d'adhésion.
- Invalid username / password ou Access denied - vos identifiants ou votre abonnement Healthcode nécessitent une vérification ; contrôlez-les dans la configuration des demandes ou contactez Healthcode.
- The insurer requires an agreed fee for this service - Vitality exige que des tarifs indicatifs soient configurés dans votre compte Healthcode (Accounting → Guideline Pricing).
Assistance Healthcode : 0330 900 4900 ou custserv@healthcode.co.uk.
7. Recevoir le paiement
Lorsque l'assureur paie, enregistrez la remise et rapprochez-la de vos demandes soumises - y compris tout solde restant à refacturer au patient. Cela est expliqué dans Comment enregistrer les paiements des assureurs avec les remises.
La série de guides d'assurance pour le Royaume-Uni
- Partie 1 : Configurer les éléments essentiels de l'assurance
- Partie 2 : Configuration de l'assurance du client
- Partie 3 : Relier les rendez-vous à l'assurance
- Partie 4 : Soumettre et suivre les demandes de remboursement avec Healthcode (cet article)
Des questions ? Contactez-nous à tout moment via le chat intégré à l'application - nous serons ravis de vous aider à envoyer vos premières demandes de remboursement.
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