Comment utiliser les filtres dans le rapport Revenus par factures clôturées

Cet article explique comment générer et personnaliser le rapport Revenus par factures clôturées dans Pabau.

Étape 1 : Accéder à Analytics

Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants. Rendez-vous ensuite dans le menu latéral gauche, où vous trouverez l'onglet Analytics. Cliquez pour le développer, ce qui révélera Rapports.

Étape 2 : Ouvrir le rapport Revenus par factures clôturées

Dans la section Lignes d'articles, vous trouverez le rapport prédéfini Revenus par factures clôturées. Cliquez sur le nom du rapport pour continuer.

Étape 3 : Vérifier les filtres par défaut

Le rapport Revenus par factures clôturées s'ouvre avec 3 filtres appliqués, combinés avec « et », ce qui signifie que les trois doivent être vrais pour qu'un enregistrement apparaisse :

Facture où Date de facture est dans Ce mois-ci — restreint le rapport aux factures émises au cours du mois civil en cours
et Facture où Statut de paiement n'est pas Impayée — exclut les factures qui n'ont pas été payées du tout, de sorte que seules les factures Payées ou Partiellement payées sont comptées comme « clôturées »
et Ligne d'article où Catégorie d'article n'est aucune de Sur compte ou Bon d'achat — retire les paiements Sur compte et les ventes de bons d'achat, car ceux-ci ne représentent pas un revenu pour des biens ou services réellement fournis

Notez que ce rapport se limite par défaut à une fenêtre du mois en cours et se concentre sur les factures ayant une activité de paiement, ce qui convient pour suivre les revenus réellement encaissés plutôt que tout ce qui a été facturé.

Chaque partie d'un filtre — objet, champ, opérateur et valeur — peut être cliquée et modifiée indépendamment, ce que le reste de cet article détaille.

Étape 4 : Modifier l'objet

En cliquant sur l'objet (par exemple « Facture »), une liste déroulante s'ouvre avec tout ce sur quoi vous pouvez construire un filtre.

Ligne d'article — un produit, service ou forfait individuel vendu ; utilisez ceci pour tout ce qui concerne ce qui a été vendu
Client — la personne concernée par la vente
Facture — la facture sur laquelle figure la vente
Service — le traitement lui-même
Rendez-vous — la réservation liée à la vente
Produit — un article physique en stock
Paiement — le paiement effectué sur la facture

Étape 5 : Modifier le champ

En cliquant sur le champ, une liste défilante s'ouvre, car une facture comporte beaucoup de détails. C'est ici que vous choisissez exactement quel aspect de la facture vous souhaitez filtrer.

Tous les champs disponibles pour l'objet Facture sont listés ci-dessous :

N° de facture — le numéro de référence unique de la facture
Date de facture — quand la facture a été émise, ce qui contrôle la période de reporting par défaut
Lieu — la clinique/le site auquel appartient la facture
Mode(s) de paiement — comment la facture a été ou est en train d'être payée
Client — à qui la facture est adressée
Débiteur — qui doit actuellement tout solde impayé sur la facture
Statut de paiement — si la facture est payée, impayée ou partiellement payée, ce qui alimente le deuxième filtre par défaut
Net — la valeur de la facture avant taxe
Taxe — la part de taxe de la facture
Brut — la valeur de la facture taxe comprise
Payé — le montant déjà payé sur la facture
Solde — le montant encore dû sur la facture
Type — le type de facture (par exemple, vente standard, avoir)
Émise par — le membre de l'équipe qui a émis la facture
Société émettrice — l'entité commerciale sous laquelle la facture a été émise
Date de création de la facture — quand l'enregistrement de la facture a été créé pour la première fois dans le système
Grille tarifaire — quelle grille tarifaire a été appliquée à la facture
Dernière mise à jour — quand l'enregistrement de la facture a été modifié pour la dernière fois
Note de facture — toute note associée à la facture
Healthcode — référence Healthcode, le cas échéant
Pourboire — montant du pourboire enregistré sur la facture
Type de crédit — type de crédit appliqué à la facture, le cas échéant
Équipe facture — l'équipe associée à la facture
Facture créée par — quel utilisateur a créé l'enregistrement de la facture
Sync Xero — si la facture a été synchronisée avec Xero
Date d'envoi — quand la facture a été envoyée par e-mail au client
Statut d'envoi — si la facture a été envoyée
Groupe de taxe — le groupe/règle de taxe appliqué à la facture

Le choix d'un champ ici détermine ce que l'opérateur et la valeur des étapes suivantes vont réellement tester.

Étape 6 : Modifier l'opérateur (champs de type date)

Pour un champ comme Date de facture, qui se compare à un moment dans le temps plutôt qu'à une catégorie fixe, la liste des opérateurs contrôle la manière dont la date se compare à la valeur choisie :

est — uniquement les factures émises à une date exacte
n'est pas — exclut les factures émises à une date exacte
est postérieure à — uniquement les factures émises après une date donnée
est antérieure à — uniquement les factures émises avant une date donnée
est exactement ou postérieure à — inclut la date elle-même ainsi que tout ce qui suit
est exactement ou antérieure à — inclut la date elle-même ainsi que tout ce qui précède
est de maintenant jusqu'à — uniquement les factures émises entre maintenant et une date que vous précisez
est vide — uniquement les factures sans date enregistrée
n'est pas vide — uniquement les factures ayant une date enregistrée, ce qui permet au filtre par défaut d'isoler les factures émises ce mois-ci

Étape 7 : Choisir la valeur

En cliquant sur la valeur pour Date de facture, la liste des Intervalles favoris s'ouvre — des plages de dates glissantes qui se mettent à jour automatiquement à chaque exécution du rapport :

Aujourd'hui — depuis minuit jusqu'à l'heure actuelle
Hier — les 24 heures précédentes
Ce mois-ci — le mois civil en cours, et la valeur par défaut de ce rapport, utile pour suivre les revenus perçus depuis le début de la période de facturation en cours
Cette année — l'année civile en cours

Étape 8 : Ajuster le deuxième filtre — Statut de paiement

La deuxième ligne de filtre utilise la même logique objet/champ. En cliquant sur l'objet, la même liste que celle de l'étape 4 s'affiche, vous pouvez donc rediriger cette ligne vers un objet totalement différent si besoin.

En cliquant sur le champ, la même liste défilante de tout ce qui est enregistré sur une facture, comme à l'étape 5, s'ouvre :

Pour un champ comme Statut de paiement, qui possède un ensemble fixe de réponses possibles plutôt qu'un chiffre ou une date, la liste des opérateurs est différente :

est — inclut uniquement le statut exact choisi
n'est pas — exclut le statut choisi, ce qui permet au filtre par défaut de retirer les factures Impayées du calcul des revenus
est vide — inclut uniquement les enregistrements sans statut enregistré
n'est pas vide — inclut uniquement les enregistrements ayant un statut enregistré
est l'un des — inclut les enregistrements correspondant à l'un des plusieurs statuts que vous sélectionnez en même temps, utile si vous voulez que les factures Payées et Partiellement payées soient présentées côte à côte plutôt que regroupées par exclusion

En cliquant sur la valeur pour Statut de paiement, un champ de recherche s'ouvre avec tous les statuts disponibles :

Payée — la facture a été payée intégralement
Partiellement payée — une partie, mais pas la totalité, de la facture a été payée
Impayée — aucun paiement n'a été enregistré, statut exclu par le filtre par défaut

Étape 9 : Ajuster le troisième filtre — Catégorie d'article

La troisième ligne de filtre change d'objet, passant de Facture à Ligne d'article, car la catégorie d'article est une propriété de ce qui a été vendu plutôt que de la facture elle-même. En cliquant sur l'objet, la même liste que celle de l'étape 4 s'affiche :

En cliquant sur le champ, une liste défilante s'ouvre, car une ligne d'article comporte plus de détails :

Tous les champs disponibles pour l'objet Ligne d'article sont listés ci-dessous :

Nom de l'article — le nom du produit/service/forfait vendu
Employé de l'article — le membre de l'équipe auquel la vente est attribuée
Client de l'article — le client auquel l'article a été vendu
Quantité — nombre d'unités vendues
Prix unitaire — prix par unité avant remise
Montant de la taxe / Taxe de l'article — taxe facturée sur l'article
Remise % — le pourcentage de remise appliqué
Net de l'article — valeur de l'article après remise, hors taxe
Catégorie d'article — le type d'article vendu (Service, Produit, Forfait, Bon d'achat, Sur compte, Frais de service, Abonnement, Cartes cadeaux), ce qui alimente le troisième filtre par défaut
Remise unitaire — montant de la remise appliquée par unité
Code produit — le code de stock/SKU d'un article produit
Remise — la valeur monétaire de la remise appliquée
Motif de remise — le motif enregistré pour la remise
Brut de l'article — prix de l'article avant remise, taxe ou frais supplémentaires
Profit — la marge restante sur l'article une fois le coût pris en compte
Code du bon / Type de bon / Statut du bon / Montant du bon / Solde du bon / Date d'expiration du bon — détails d'un bon d'achat, pertinents uniquement si l'article est une utilisation de bon d'achat
Taux de taxe — le taux de taxe appliqué à l'article
Statut du forfait et champs de forfait associés — détails d'un forfait, pertinents uniquement si l'article est un forfait ou une utilisation de forfait

Pour Catégorie d'article, la liste des opérateurs ressemble à celle de tout champ de type catégorie, mais ce rapport utilise n'est aucun de plutôt que est :

est — inclut uniquement la catégorie exacte choisie
n'est pas — exclut la catégorie choisie
est vide — inclut uniquement les enregistrements sans catégorie enregistrée
n'est pas vide — inclut uniquement les enregistrements ayant une catégorie enregistrée
est l'une des — inclut les enregistrements correspondant à l'une des plusieurs catégories que vous sélectionnez en même temps
n'est aucun de — exclut toutes les catégories que vous sélectionnez en même temps, ce qui permet au filtre par défaut de retirer les lignes d'articles Sur compte et Bon d'achat du total des revenus

En cliquant sur la valeur, une boîte de recherche à sélection multiple s'ouvre avec tous les types de catégories actuellement utilisés dans votre compte. Comme l'opérateur est n'est aucun de, vous pouvez cocher plusieurs catégories à exclure en même temps — ici, Sur compte et Bon d'achat sont toutes deux sélectionnées, indiquées par une coche en face de chacune :

Service
Produit
Forfait
Bon d'achat — sélectionné, et exclu par le filtre par défaut
Sur compte — sélectionné, et exclu par le filtre par défaut
Frais de service
Abonnement
Forfaits
Cartes cadeaux

Étape 10 : Analyser les données

Une fois vos filtres définis comme vous le souhaitez, le rapport se met à jour automatiquement, en listant chaque facture clôturée correspondant à vos règles, avec des colonnes telles que Date de facture, Statut de paiement et valeurs Net/Brut.

En suivant ces étapes, vous pouvez facilement générer et personnaliser le rapport Revenus par factures clôturées.

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