Dans cet article, nous vous montrerons comment partager en toute sécurité des lettres créées dans Pabau via le Portail client. Le partage sécurisé des lettres garantit que vos clients peuvent accéder aux communications importantes de manière sûre et pratique.
Étape 1 : Accédez à la fiche client
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau et utilisez la barre de recherche située en haut de l'écran pour rechercher le client avec lequel vous souhaitez partager une lettre.
Étape 2 : accéder aux lettres
Dans la fiche client, accédez à l'onglet Communications, puis rendez-vous dans la section Lettres. Vous pouvez y sélectionner la lettre que vous souhaitez partager avec le client.
REMARQUE : si la lettre que vous souhaitez partager n'apparaît pas dans la liste, vous pouvez créer une nouvelle lettre à partir de zéro ou sélectionner un modèle existant. Après avoir enregistré la lettre, revenez à cette section pour la sélectionner en vue d'un partage sécurisé.
Pour savoir comment créer une lettre à partir de zéro, veuillez consulter cet article.
Étape 3 : Localiser la lettre à partager
Dans la ''section Lettres'' de la fiche client, trouvez la lettre que vous souhaitez partager.
Cliquez sur les trois points à côté de la lettre pour afficher les actions disponibles, puis choisissez ''Partage sécurisé'' pour commencer à envoyer la lettre en toute sécurité via le Portail client.
Étape 4 : Partager la lettre en toute sécurité
Une fois que vous cliquez sur « Partage sécurisé », un panneau s'ouvrira sur le côté droit de l'écran.
À partir de là, vous pouvez consulter, personnaliser et envoyer vos lettres en toute sécurité au client via le Portail Client.
Voici ce que contient chaque section du panneau Partage sécurisé :
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Lettres partagées
En haut du panneau, vous verrez le nombre total de lettres qui ont été partagées avec le client.
Si vous souhaitez consulter les détails, cliquez sur le bouton ''Afficher'' pour ouvrir l'''Historique de partage''. Cela affichera les lettres qui ont été partagées, la date d'envoi, ainsi que le membre du personnel qui les a partagées.
- Détails du destinataire
Dans le champ ''Partager avec'', sélectionnez qui recevra les lettres partagées, généralement le client, mais vous pouvez également choisir de les partager avec une compagnie d'assurance ou un autre contact autorisé.
- Lettres sélectionnées
Ici, vous pouvez consulter la lettre que vous avez choisie de partager. Si vous souhaitez inclure des lettres supplémentaires, sélectionnez-les simplement dans la liste pour les ajouter avant l'envoi.
- Partager par SMS
Vous pouvez activer le bouton SMS si vous souhaitez que le client reçoive le lien sécurisé par SMS en plus de l'e-mail. Pour utiliser cette option, assurez-vous que Partage sécurisé par SMS est activé dans vos ''Notifications client'' paramètres.
- Envoi par e-mail
La lettre partagée sera envoyée au client par e-mail. Vous pouvez prévisualiser le modèle d'e-mail en cliquant sur le lien affiché dans cette section.
Le modèle peut également être personnalisé dans ''Notifications client'' pour mieux correspondre au style et à la communication de votre clinique. - Note du portail client
Utilisez ce champ pour ajouter un message personnalisé pour votre client. Cette note apparaîtra à côté de la lettre partagée dans le Portail client, apportant du contexte ou toute information supplémentaire dont votre client pourrait avoir besoin.
- Protection par mot de passe
L'option Protéger par mot de passe est activée par défaut pour assurer la sécurité de vos lettres. Lorsqu'elle est activée, un code PIN d'accès est automatiquement inclus dans l'e-mail envoyé au destinataire. Chaque fois que le client actualise sa page, il devra saisir le code d'accès sécurisé.
- Finaliser et envoyer
Une fois que vous avez vérifié tous les détails, cliquez sur ''Partager en toute sécurité par e-mail'' pour envoyer la lettre à votre client. Si vous décidez de ne pas continuer, cliquez sur Fermer - aucune information ne sera enregistrée ni envoyée.
Étape 5 : Comment le client accédera à la lettre
Après avoir partagé la lettre, votre client recevra un e-mail contenant les fichiers partagés ainsi que le code d'accès.
Pour ouvrir la lettre dans le Portail Client, le client doit saisir ce code d'accès, garantissant que seul le destinataire prévu peut consulter la lettre.
Après avoir saisi le code d'accès, le client sera redirigé vers le Portail Client, où il pourra consulter et ouvrir la lettre en toute sécurité.
Si un code d'accès erroné est saisi 5 fois, le client verra un message d'erreur. Pour résoudre ce problème, un membre du personnel doit renvoyer la lettre via un nouveau lien sécurisé.
En suivant ces étapes, vous pouvez partager des lettres en toute sécurité avec vos clients, en veillant à ce qu'ils reçoivent les informations nécessaires de manière sûre et efficace.
Pour plus de guides, consultez les articles connexes ci-dessous, sélectionnez d'autres guides, ou utilisez la barre de recherche en haut de la page. Ces guides vous aideront à tirer le meilleur parti de votre compte Pabau.
De plus, pour vous aider à exploiter pleinement et à mieux comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons de consulter les guides et ressources supplémentaires proposés sur la Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo détaillés et des leçons, offrant une expérience d'apprentissage complète qui vous permettra d'acquérir les compétences essentielles pour réussir avec Pabau.