Dans cet article, nous allons vous expliquer comment partager en toute sécurité des formulaires et des notes de traitement depuis le profil d'un client via le Portail client. Le processus est similaire au partage de documents, garantissant que les informations sensibles du client sont transmises en toute sécurité.
Étape 1 : Accédez à la fiche client
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau et utilisez la barre de recherche située en haut de l'écran pour rechercher le client avec qui vous souhaitez partager un formulaire.
Étape 2 : Accéder à la fiche client et aux formulaires
Dans le menu déroulant, sélectionnez :
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Formulaires - pour partager des formulaires médicaux ou administratifs
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Notes de traitement - pour partager des notes cliniques ou des résumés de progrès
Étape 3 : Localiser le formulaire ou la note de traitement à partager
Dans la section sélectionnée, parcourez la liste et trouvez le formulaire ou la note de traitement spécifique que vous souhaitez partager. À côté de chaque élément, vous verrez un bouton « Partager en toute sécurité ».
REMARQUE : Si la prise en charge de la conformité HIPAA est activée, vous ne pourrez partager aucun formulaire avec le client.
Étape 4 : Partager le formulaire/la note de traitement en toute sécurité
Une fois que vous cliquez sur ''Partage sécurisé'', un panneau s'ouvre sur le côté droit de l'écran.
À partir de là, vous pouvez consulter, personnaliser et envoyer vos formulaires en toute sécurité au client via le Portail client.
Voici ce que contient chaque section du panneau Partage sécurisé :
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Formulaires partagés
En haut du panneau, vous verrez le nombre total de formulaires qui ont été partagés avec le client.
Si vous souhaitez consulter les détails, cliquez sur le bouton ''Afficher'' pour ouvrir l'''Historique de partage''. Cela affichera les formulaires qui ont été partagés, la date d'envoi, ainsi que le membre du personnel qui les a partagés.
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Détails du destinataire
Dans le champ ''Partager avec'', sélectionnez qui recevra les formulaires partagés, généralement le client, mais vous pouvez également choisir de les partager avec une compagnie d'assurance ou un autre contact autorisé.
- Formulaires sélectionnés
Ici, vous pouvez consulter le formulaire que vous avez choisi de partager. Si vous souhaitez inclure des formulaires supplémentaires, sélectionnez-les simplement dans la liste pour les ajouter avant l'envoi.
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Partager par SMS
Vous pouvez activer le bouton SMS si vous souhaitez que le client reçoive le lien sécurisé par SMS en plus de l'e-mail. Pour utiliser cette option, assurez-vous que Partage sécurisé par SMS est activé dans vos ''Notifications client'' paramètres.
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Envoi par e-mail
Les formulaires partagés seront envoyés au client par e-mail. Vous pouvez prévisualiser le modèle d'e-mail en cliquant sur le lien affiché dans cette section.
Le modèle peut également être personnalisé dans ''Notifications client'' pour mieux correspondre au style et à la communication de votre clinique.
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Note du portail client
Utilisez ce champ pour ajouter un message personnalisé pour votre client. Cette note apparaîtra à côté des formulaires partagés dans le Portail client, apportant du contexte ou toute information supplémentaire dont votre client pourrait avoir besoin.
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Protection par mot de passe
L'option Protéger par mot de passe est activée par défaut pour assurer la sécurité de vos formulaires. Lorsqu'elle est activée, un code PIN d'accès est automatiquement inclus dans l'e-mail envoyé au destinataire. Le destinataire doit saisir ce PIN pour ouvrir les formulaires partagés, et celui-ci reste valide pendant 30 jours, garantissant que seule la personne visée puisse accéder aux fichiers.
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Finaliser et envoyer
Une fois que vous avez vérifié tous les détails, cliquez sur ''Partager en toute sécurité par e-mail'' pour envoyer les formulaires à votre client. Si vous décidez de ne pas continuer, cliquez sur Fermer - aucune information ne sera enregistrée ni envoyée.
Les clients peuvent également envoyer le formulaire au client par e-mail en cliquant sur les trois points à côté du formulaire et en sélectionnant l'option « Envoyer par e-mail » . Dans ce cas, le formulaire sera livré sous forme de pièce jointe PDF directement dans la boîte de réception du client.
Étape 5 : Comment le client accédera au formulaire
Après avoir partagé les formulaires, votre client recevra un e-mail contenant les fichiers partagés ainsi que le code d'accès.
Pour ouvrir le formulaire dans le Portail Client, le client doit saisir ce code d'accès, garantissant que seul le destinataire prévu peut consulter les formulaires.
Après avoir saisi le code d'accès, le client sera redirigé vers le Portail Client, où il pourra consulter et ouvrir le formulaire en toute sécurité.
Si un code d'accès erroné est saisi 5 fois, le client verra un message d'erreur. Pour résoudre ce problème, un membre du personnel doit renvoyer la lettre via un nouveau lien sécurisé.
En suivant ces étapes, vous pouvez partager des formulaires et des notes de traitement en toute sécurité avec vos clients, en veillant à ce qu'ils reçoivent les informations nécessaires de manière sûre et efficace.
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