Dans cet article, nous allons vous montrer comment partager des documents téléchargés sur le profil d'un client via le Portail Client. Le partage sécurisé de documents permet de garantir que vos clients puissent accéder aux fichiers dont ils ont besoin en toute sécurité et de manière pratique.
Étape 1 : Accédez à la fiche client
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau et utilisez la barre de recherche située en haut de l'écran pour rechercher le client avec lequel vous souhaitez partager un document.
Étape 2 : Accéder à la fiche client et aux documents
Dans la fiche client, cliquez sur l'onglet Dossier/DME, puis, dans le menu déroulant, sélectionnez « Documents ».
Étape 3 : Repérez le document que vous souhaitez partager
Dans la ''section Documents'' de la fiche client, trouvez le fichier que vous souhaitez partager.
Cliquez sur les trois points à côté du document pour afficher les actions disponibles, puis choisissez ''Partage sécurisé'' pour commencer à envoyer le document en toute sécurité via le Portail client.
Étape 4 : Partagez le document en toute sécurité
Une fois que vous cliquez sur ''Partage sécurisé'', un panneau s'ouvre sur le côté droit de l'écran.
À partir de là, vous pouvez consulter, personnaliser et envoyer vos documents en toute sécurité au client via le Portail client.
Voici ce que contient chaque section du panneau Partage sécurisé :
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Documents partagés
En haut du panneau, vous verrez le nombre total de documents qui ont été partagés avec le client.
Si vous souhaitez consulter les détails, cliquez sur le bouton ''Afficher'' pour ouvrir l'''Historique de partage''. Cela affichera les documents qui ont été partagés, la date d'envoi, ainsi que le membre du personnel qui les a partagés.
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Détails du destinataire
Dans le champ ''Partager avec'', sélectionnez qui recevra les documents partagés, généralement le client, mais vous pouvez également choisir de les partager avec une compagnie d'assurance ou un autre contact autorisé.
- Documents sélectionnés
Ici, vous pouvez consulter le document que vous avez choisi de partager. Si vous souhaitez inclure des documents supplémentaires, sélectionnez-les simplement dans la liste pour les ajouter avant l'envoi.
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Partager par SMS
Vous pouvez activer le bouton SMS si vous souhaitez que le client reçoive le lien sécurisé par SMS en plus de l'e-mail. Pour utiliser cette option, assurez-vous que Partage sécurisé par SMS est activé dans vos ''Notifications client'' paramètres.
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Envoi par e-mail
Le document partagé sera envoyé au client par e-mail. Vous pouvez prévisualiser le modèle d'e-mail en cliquant sur le lien affiché dans cette section.
Le modèle peut également être personnalisé dans ''Notifications client'' pour mieux correspondre au style et à la communication de votre clinique.
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Note du portail client
Utilisez ce champ pour ajouter un message personnalisé pour votre client. Cette note apparaîtra à côté du document partagé dans le Portail client, apportant du contexte ou toute information supplémentaire dont votre client pourrait avoir besoin.
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Protection par mot de passe
L'option Protéger par mot de passe est activée par défaut pour assurer la sécurité de vos documents. Lorsqu'elle est activée, un code PIN d'accès est automatiquement inclus dans l'e-mail envoyé au destinataire. Chaque fois que le client actualise sa page, il devra saisir le code d'accès sécurisé
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Finaliser et envoyer
Une fois que vous avez vérifié tous les détails, cliquez sur ''Partager en toute sécurité par e-mail'' pour envoyer le document à votre client. Si vous décidez de ne pas continuer, cliquez sur Fermer - aucune information ne sera enregistrée ni envoyée.
Étape 5 : Comment le client accédera au document
Après avoir partagé le document, votre client recevra un e-mail contenant les fichiers partagés ainsi que le code d'accès.
Pour ouvrir le document dans le Portail Client, le client doit saisir ce code d'accès, garantissant que seul le destinataire prévu peut consulter les documents.
Après avoir saisi le code d'accès, le client sera redirigé vers le Portail Client, où il pourra consulter et ouvrir le document en toute sécurité.
En suivant ces étapes, vous pouvez partager des documents en toute sécurité avec vos clients, en veillant à ce qu'ils reçoivent les informations nécessaires de manière sûre et efficace.
Pour plus de guides, consultez les articles connexes ci-dessous, sélectionnez d'autres guides, ou utilisez la barre de recherche en haut de la page. Ces guides vous aideront à tirer le meilleur parti de votre compte Pabau.
De plus, pour vous aider à exploiter pleinement et à mieux comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons de consulter les guides et ressources supplémentaires proposés sur la Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo détaillés et des leçons, offrant une expérience d'apprentissage complète qui vous permettra d'acquérir les compétences essentielles pour réussir avec Pabau.