Dans cet article, nous vous montrons comment partager des factures, des e-mails et des lettres avec des contacts tiers liés via les Relations dans Pabau.
Table des matières :
1.Comment partager une facture avec des tiers
2.Comment envoyer un e-mail à des tiers
3.Comment envoyer une lettre à des tiers
La fonctionnalité Relations vous permet de connecter des tiers, tels que des médecins généralistes ou des assureurs, directement au profil d'un client, ce qui facilite le partage de factures, de lettres et d'e-mails avec eux. Cela permet de gagner du temps en simplifiant la communication, améliore la coordination avec les contacts externes et réduit les erreurs, améliorant ainsi la qualité des soins.
Comment partager une facture avec des tiers
Étape 1 : Accéder à la fiche client
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau avec vos identifiants de connexion. Rendez-vous ensuite dans la barre de recherche en haut de la page et saisissez au moins trois lettres du nom du client. Pabau filtrera les résultats au fur et à mesure que vous tapez.
Étape 2 : Basculer vers l'onglet Finances
Après avoir sélectionné le client, vous trouverez dans la fiche client l'onglet « Finances ». Cet onglet contient un historique de toutes les factures émises au client.
Étape 3 : Localiser la facture
Dans l'onglet Finances, vous pouvez accéder au sous-onglet « Factures », où toutes les factures émises sont répertoriées. Pour partager la facture, localisez la facture concernée et cliquez sur son numéro pour afficher tous les détails associés.
Étape 4 : Partager la facture avec un tiers
Dans la vue détaillée de la facture, cliquez sur le bouton « Partager » en haut à droite. Vous verrez une liste des relations liées au client, telles que son médecin généraliste, son assureur ou d'autres contacts. Sélectionnez le tiers auquel vous souhaitez envoyer la facture et terminez le processus de partage.
⚠️ Pour partager une facture avec un tiers, assurez-vous d'avoir associé un membre du personnel avec une adresse e-mail valide à cette relation tierce. Sans cela, le tiers n'apparaîtra pas comme une option pour partager la facture.
Une fois que vous avez sélectionné le tiers avec qui partager la facture, celle-ci sera envoyée directement à l'adresse e-mail enregistrée dans la relation.
Maintenant que vous savez comment partager des factures avec des contacts tiers grâce aux Relations, vous pouvez simplifier votre communication et vous assurer que toutes les parties concernées restent informées sans effort.
Comment envoyer un e-mail à des tiers
Étape 1 : Accéder à la fiche client
Commencez par rechercher le client auquel vous souhaitez envoyer un e-mail. Utilisez la barre de recherche en haut de l'écran pour un accès rapide.
Étape 2 : Accéder à la communication par e-mail
Une fois le client localisé, cliquez sur le bouton bleu avec le signe plus dans le coin inférieur droit de la fiche client. Dans le menu qui apparaît, choisissez « Communication », puis sélectionnez « E-mail ». Notez que cette option n'est disponible que pour les clients pour lesquels vous disposez d'une adresse e-mail.
REMARQUE : Pour plus d'informations sur la rédaction et l'envoi d'un e-mail depuis la fiche client, veuillez consulter cet article.
Étape 3 : Sélectionner le destinataire tiers
Une fois la fenêtre d'e-mail ouverte, cliquez sur l'onglet « Détails » pour le développer. Cela révélera plusieurs options, y compris la sélection du destinataire. Dans la barre de recherche, vous pouvez saisir ou sélectionner un contact dans la liste des tiers liés au client via la fonctionnalité Relations.
Choisissez le destinataire tiers approprié, puis continuez la rédaction de l'e-mail en ajoutant l'objet et toute information supplémentaire nécessaire. Une fois votre e-mail rédigé, cliquez sur le bouton « Envoyer » situé en bas à gauche pour l'envoyer.
Lorsque vous envoyez un e-mail à un tiers, vous pouvez l'envoyer directement à l'adresse e-mail enregistrée dans la relation, qu'il s'agisse d'une adresse e-mail générale de l'entreprise ou de l'adresse e-mail d'un membre du personnel. L'attribution d'un membre du personnel est facultative mais recommandée pour un meilleur suivi et une meilleure gestion.
Étape 4 : Consulter l'e-mail envoyé
Après l'envoi de l'e-mail, celui-ci sera automatiquement enregistré sous l'onglet « Communications » de la fiche client, où vous pourrez le consulter à tout moment.
Maintenant que vous savez comment envoyer un e-mail à des tiers liés à un client, il est facile de tenir tout le monde informé et de partager les mises à jour importantes en cas de besoin.
Comment envoyer une lettre à des tiers
Étape 1 : Accéder à la fiche client
Commencez par rechercher le client auquel vous souhaitez envoyer un e-mail. Utilisez la barre de recherche en haut de l'écran pour un accès rapide.
Étape 2 : Accéder à la communication par lettre
Une fois le client localisé, cliquez sur le bouton bleu avec le signe plus dans le coin inférieur droit de la fiche client. Dans le menu qui apparaît, choisissez « Communication », puis sélectionnez « Lettre ».
Pour créer une lettre dans la fiche client, le client doit avoir une adresse postale valide enregistrée dans son profil.
Pour plus d'informations sur la création et la gestion des lettres, veuillez consulter cet article.
Étape 3 : Sélectionner le destinataire tiers
Une fois la fenêtre de lettre ouverte, choisissez le modèle approprié ou créez-en un nouveau. En haut de l'écran, vous verrez le champ e-mail du destinataire — par défaut, celui-ci est réglé sur l'e-mail du client. Cliquez pour le modifier et sélectionner un contact tiers (comme un médecin généraliste ou un assureur) lié via la fonctionnalité Relations.
Si votre modèle de lettre inclut des balises de fusion telles que [RECIPIENT] ou [CLIENT NAME], celles-ci se mettront automatiquement à jour en fonction du contact tiers que vous sélectionnez — garantissant que la lettre est correctement adressée avec le bon nom et les bonnes coordonnées.
Exemple : 
Une fois la rédaction de la lettre terminée, cliquez sur « Enregistrer et imprimer » situé en bas à gauche de l'écran du modèle.
Ensuite, une invite apparaîtra avec des options pour envoyer la lettre, la transférer en tant que référence, ou l'imprimer.
Si vous fermez l'invite en cliquant sur le « X », la lettre sera tout de même enregistrée dans le dossier du client et marquée comme Terminée dans la section Communications - mais elle ne sera ni envoyée ni imprimée, sauf si vous choisissez l'une des options disponibles.
Étape 5 : Consulter la lettre enregistrée
Après avoir envoyé, transféré ou imprimé la lettre (ou même si vous fermez l'invite), la lettre sera enregistrée et marquée comme Terminée sous l'onglet Communications de la fiche client, où vous pourrez y accéder à tout moment.
Maintenant que vous savez comment envoyer des lettres à des tiers grâce aux Relations, vous pouvez facilement tenir informés tous les contacts concernés tout en conservant des dossiers clients précis et organisés.
Pour plus de guides, consultez les articles connexes ci-dessous, sélectionnez des guides supplémentaires, ou utilisez la barre de recherche en haut de la page. Ces guides vous aideront à tirer le meilleur parti de votre compte Pabau.
De plus, pour vous aider à pleinement exploiter et comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons d'explorer les guides et ressources supplémentaires proposés sur la Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo et des leçons approfondis, offrant une expérience d'apprentissage complète qui peut vous doter des compétences essentielles pour réussir avec Pabau.