Un workflow de demande d'avis envoie automatiquement un email personnalisé à un client une heure après que son rendez-vous a été marqué comme terminé, lui demandant de partager son expérience. Configurez-le une fois et il fonctionne de manière autonome — chaque rendez-vous terminé le déclenche sans que votre équipe ait à effectuer un suivi manuel.
💡Ce workflow utilise le déclencheur Appointments: Updated, qui se déclenche dès qu'un rendez-vous passe au statut Terminé.
Étape 1 : Accédez aux Workflows
Connectez-vous à votre compte Pabau sur app.pabau.com. Dans la barre latérale gauche, allez dans Marketing, puis cliquez sur Workflow. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Create Workflow.
Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez Start from Scratch.
Étape 2 : Sélectionnez le déclencheur Appointments: Updated
La barre latérale droite s'ouvrira, vous invitant à choisir un déclencheur. Sélectionnez Appointments.
Une liste d'options d'activité de rendez-vous apparaîtra sous la grille. Sélectionnez Updated - cela déclenche le workflow dès qu'un rendez-vous est mis à jour via le calendrier, y compris lorsque le statut passe à Terminé.
Cliquez sur le bouton Save et le panneau Create s'ouvrira. Sélectionnez Condition.
Étape 3 : Ajoutez des conditions
L'écran Condition s'ouvrira avec une ligne de condition par défaut sous Appointments. Cliquez sur Appointment Date pour ouvrir le sélecteur de champs et choisissez Appointment Status dans la liste.
La condition sera mise à jour en Where Appointment Status is Waiting. Cliquez sur Waiting pour ouvrir le sélecteur de valeurs et choisissez Complete.
Cliquez sur Add Condition pour ajouter une seconde ligne de condition. Cette fois, définissez-la sur Where Service is [nom de votre traitement]. Dans cet exemple, nous utilisons Hydrotherapy Session - remplacez-la par le traitement que vous souhaitez cibler.
Cliquez sur Add Condition pour enregistrer. Le bloc de condition apparaîtra sur le canevas, affichant les deux règles reliées par AND.
NOTE : La condition Service est facultative. Si vous souhaitez que le suivi soit envoyé après tout rendez-vous terminé, quel que soit le traitement, vous n'avez besoin que de la première condition : Where Appointment Status is Complete.
Étape 4 : Ajoutez un délai
Cliquez sur le bouton + sous le bloc Condition sur le canevas. Dans le panneau Create, sélectionnez Delay.
NOTE : Ajustez le délai en fonction des préférences de votre clinique. Les options courantes sont 1 heure (le jour même, pendant que l'expérience est encore fraîche) ou 1 jour (le lendemain matin).
Étape 5 : Ajoutez une action Send Email
Cliquez sur le bouton + sous le bloc Delay. Dans le panneau Create, sélectionnez Action, puis accédez à Actions in Pabau → Communication → Send Email et cliquez sur Next.
Vous verrez l'écran Configure Action - Send Email listant les champs par défaut. Cliquez sur Continue.
Renseignez les quatre champs obligatoires :
To - sélectionnez Client email (trigger) dans le menu déroulant.
From - sélectionnez l'adresse d'expéditeur de votre clinique dans la section Other.
Subject - insérez une valeur dynamique si nécessaire, puis saisissez votre ligne d'objet. Par exemple : [Client first name] - Comment s'est passée votre visite aujourd'hui ?
Message - rédigez votre demande d'avis dans le champ de texte. Cliquez sur Insert dans la barre d'outils pour ajouter des balises de fusion depuis les onglets Compatible values ou Advanced formatting.
Un message simple de demande d'avis pourrait ressembler à ceci :
Bonjour [Client first name],
Merci de nous avoir rendu visite aujourd'hui. Nous espérons que vous avez passé un excellent moment.
Nous vous serions très reconnaissants de bien vouloir prendre un moment pour partager votre avis - cela compte beaucoup pour nous et aide d'autres clients à nous trouver.
[Review link]
Merci,
[User full name]
Cliquez sur Save Action. L'action apparaîtra comme étape 4 sur le canevas.
Étape 6 : Testez et activez
Cliquez sur Test Workflow dans le coin supérieur droit. Ouvrez l'onglet Run History pour confirmer que le workflow s'est exécuté correctement et que l'action Send Email s'est terminée avec un statut Success.
Lorsque vous êtes satisfait, faites basculer le bouton de Draft à Publish et cliquez sur Save.
Le workflow est maintenant actif. Chaque fois qu'un rendez-vous est marqué comme terminé, l'email de demande d'avis sera envoyé automatiquement une heure plus tard.
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