Dans cet article, nous allons vous expliquer étape par étape comment envoyer un e-mail depuis la fiche client.
Cet article concerne la nouvelle fiche client, disponible pour certaines cliniques à partir d'août 2026. Si votre fiche client se présente différemment, consultez plutôt le guide Comment envoyer un e-mail depuis la fiche client (Classique).
Étape 1 : Localiser le client
Commencez par rechercher le client à qui vous souhaitez envoyer un e-mail. Utilisez la barre de recherche en haut de l'écran pour un accès rapide.
REMARQUE : Pour plus d'informations sur la gestion de la fiche client, veuillez consulter cet article.
Étape 2 : Ouvrir l'éditeur d'e-mail
Cliquez sur le bouton « + » en bas à droite de la fiche client.
Dans le menu Créer qui apparaît, sélectionnez « Communication », puis choisissez « E-mail » dans le sous-menu.
REMARQUE : Si le client n'a pas d'adresse e-mail enregistrée, l'option E-mail n'est pas disponible tant que vous n'en avez pas ajouté une à ses coordonnées.
Étape 3 : Rédiger l'e-mail
L'éditeur « Nouveau message » s'ouvre dans une fenêtre flottante.
En haut, la barre Détails affiche le destinataire et un champ « De quoi s'agit-il ? ». Cliquez sur la barre Détails pour la développer et afficher les options suivantes :
- À : L'adresse e-mail du client, préremplie automatiquement. Vous pouvez également ajouter des destinataires en Cc et Cci.
- Objet : Saisissez l'objet de l'e-mail. Un compteur de caractères à droite indique la longueur par rapport à la limite recommandée de 78 caractères.
- De : Sélectionnez l'adresse e-mail et le nom de l'expéditeur depuis lequel l'e-mail sera envoyé.
- Joindre : Liez éventuellement un rendez-vous ou une facture à l'e-mail. Les deux champs sont facultatifs.
Dans la zone de contenu principale, rédigez et mettez en forme votre e-mail à l'aide de l'éditeur de texte. Une barre d'outils de mise en forme complète est disponible en haut de l'éditeur, avec des options pour la police, la taille, le gras, l'italique, l'alignement, les liens et les images.
Étape 4 : Utiliser les options de la barre d'outils
En bas de l'éditeur, vous trouverez les outils suivants pour enrichir votre e-mail :
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Modèles : Sélectionnez l'un de vos modèles d'e-mail enregistrés - tels que les e-mails de pré-soin, de suivi post-soin ou de rappel. Cliquez pour ouvrir la liste, choisissez un modèle, et il sera inséré dans le corps de l'e-mail, prêt à être modifié.
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Formulaires : Insérez un formulaire complété depuis le dossier du client, ou basculez vers Demande pour insérer un lien que le client pourra utiliser pour remplir un formulaire en ligne via le portail client.
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Factures : Choisissez l'une des factures du client, puis insérez un lien de paiement dans l'e-mail ou joignez la facture au format PDF. Le client peut cliquer sur un lien de paiement pour consulter et payer la facture en ligne.
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Dossier client : Récupérez des informations du dossier du client - telles que les détails de rendez-vous, les antécédents médicaux, les allergies, les problèmes, les médicaments, les analyses, les factures ou les formulaires - et insérez-les directement dans l'e-mail.
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Balises de fusion : Insérez des champs dynamiques qui se remplissent automatiquement avec les informations réelles du client lors de l'envoi de l'e-mail, comme son nom, la date de rendez-vous ou le lien de réservation.
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Suggérer des horaires : Vérifiez la disponibilité d'un service ou d'un membre de l'équipe et insérez directement des créneaux de rendez-vous proposés dans l'e-mail pour que le client puisse choisir.
Étape 5 : Joindre des fichiers
Pour joindre des fichiers à l'e-mail, cliquez sur l'icône trombone à côté du bouton Envoyer.
La fenêtre modale « Joindre des fichiers » apparaît avec deux sections :
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Téléverser des fichiers : Glissez-déposez des fichiers depuis votre ordinateur directement dans la zone de téléversement, ou cliquez sur « Parcourir les fichiers » pour les sélectionner manuellement.
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Parcourir Pabau : Parcourez les fichiers déjà enregistrés dans le dossier du client. Utilisez la barre de recherche pour trouver des fichiers spécifiques, ou filtrez par catégorie à gauche - notamment Formulaires, Documents, Factures, Lettres et Photos. Les fichiers s'affichent sous forme de cartes à droite avec leur nom et leur date. Cliquez sur un ou plusieurs fichiers pour les sélectionner. Le compteur en bas indique le nombre de fichiers sélectionnés.
Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur « Joindre la sélection » en bas à droite pour ajouter les fichiers à votre e-mail.
Étape 6 : Envoyer l'e-mail
Une fois votre e-mail prêt, vous pouvez éventuellement cocher « Créer une tâche de suivi » et choisir quand être notifié - d'un jour ouvré jusqu'à un an. Cliquez ensuite sur le bouton « Envoyer » en bas à gauche pour envoyer l'e-mail.
Étape 7 : Consulter l'e-mail envoyé
Une fois envoyé, l'e-mail apparaîtra dans l'onglet « Communications » de la fiche client, où vous pouvez consulter tous les e-mails, SMS, lettres et autres communications enregistrés pour ce client.
Une fois votre e-mail envoyé, toutes les communications sont automatiquement enregistrées dans le dossier du client, ce qui permet à votre équipe de garder ses échanges organisés et traçables.
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