Dans ce guide, nous verrons comment suivre et générer des rapports sur les traitements médicaux et non médicaux en créant des champs de rendez-vous personnalisés et en générant des rapports détaillés.
Si vous devez suivre le nombre de vos traitements médicaux par rapport aux traitements non médicaux (esthétiques) sur une période donnée — par exemple à des fins fiscales, vous pouvez le faire en créant un champ de rendez-vous personnalisé. Ce guide explique comment configurer le champ, l'utiliser lors de la prise de rendez-vous et générer des rapports pour obtenir des données précises.
Étape 1 : Accédez à la page Champs
Commencez par accéder à Configuration dans le menu de la barre latérale gauche, sous la section Entreprise, cliquez sur Champs.
Étape 2 : Créez un nouveau champ personnalisé
Sur la page Champs, cliquez sur « Créer » en haut à droite et choisissez Rendez-vous comme objet du champ.
Attribuez un nom au champ personnalisé, par exemple « Type de traitement ». Sélectionnez sa catégorie, déterminez s'il s'agira d'un champ obligatoire (recommandé pour garantir qu'il soit toujours renseigné), et choisissez un type de champ.
Pour cet usage, le type de champ recommandé est soit « choix unique » soit « liste déroulante ». Dans cet exemple, nous sélectionnerons « Choix unique » et ajouterons deux options dans la section Éléments du champ : « Médical » et « Non médical ».
Étape 3 : Activez et enregistrez le champ
Assurez-vous que le bouton « Actif » est activé, puis cliquez sur « Créer » en haut à droite pour enregistrer le champ.
Étape 4 : Sélectionnez le type de traitement lors de la prise de rendez-vous
Désormais, chaque fois que vous prendrez un rendez-vous dans le calendrier, vous devrez choisir entre « Médical » ou « Non médical » (ou les options spécifiques que vous avez définies dans votre champ personnalisé).
Étape 5 : Générez des rapports pour analyser les traitements médicaux et non médicaux
Pour générer un rapport sur le nombre de traitements médicaux et non médicaux, créez et enregistrez un rapport personnalisé dans la fonctionnalité Analytics.
Commencez par accéder à « Analytics » dans le menu de la barre latérale gauche et cliquez sur « Rapports. » Sur la bannière « Essayez notre nouvelle suite de rapports », cliquez sur « Essayer maintenant » pour ouvrir la nouvelle vue des rapports. Cliquez sur « Créer un rapport personnalisé » et choisissez « Rendez-vous » comme objet de données. Puis, sélectionnez « Partir de zéro » pour commencer à créer votre rapport.
REMARQUE : La création de rapports personnalisés nécessite l'autorisation « Peut créer des rapports personnalisés ». Si vous ne voyez pas cette option, demandez à l'administrateur de votre compte de l'activer pour vous.
Définissez les filtres du rapport à l'aide des quatre éléments : « objet », « champ », « opérateur » et « valeur ».
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Tout d'abord, ajoutez un filtre pour la période, par exemple :
« Rendez-vous où la date du rendez-vous se situe ce mois-ci. »Vous pourrez ajuster la période ultérieurement lors de l'exécution du rapport.
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Ajoutez un second filtre pour désigner le champ personnalisé :
« Rendez-vous où [nom du champ personnalisé] est [Médical ou Non médical]. »
Cela filtrera le rapport pour afficher tous les rendez-vous correspondant aux conditions.
Étape 6 : Personnalisez et enregistrez votre rapport
Personnalisez les colonnes du rapport à l'aide de la barre latérale Champs à gauche — recherchez un champ et sélectionnez-le pour l'ajouter comme colonne, puis faites glisser les champs pour les réorganiser. Les résultats se rafraîchissent automatiquement au fur et à mesure de vos modifications.
Une fois satisfait de la mise en page du rapport, donnez-lui un nom en haut de l'écran (vous pouvez également ajouter une courte description et choisir un dossier), puis cliquez sur « Enregistrer le rapport » en haut à droite. Votre rapport personnalisé sera désormais accessible sous « Mes rapports » dans la barre latérale gauche de la vue des rapports.
REMARQUE : Assurez-vous que le champ personnalisé est systématiquement utilisé lors de la prise de rendez-vous afin de garantir l'exactitude des rapports.
En suivant ces étapes, vous pourrez suivre et analyser efficacement vos traitements médicaux et non médicaux, ce qui facilitera le respect des exigences fiscales ou réglementaires.
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