Un dossier d'assurance est une couche d'autorisation qui se situe entre la police d'assurance d'un client et ses rendez-vous. L'assureur émet un code d'autorisation couvrant un nombre défini de séances - le dossier enregistre ce code, plafonne le nombre de séances pouvant être réclamées et suit le nombre de séances utilisées.
Les dossiers sont créés et gérés depuis la fiche client, puis sélectionnés sur le rendez-vous au moment de la réservation.
Avant de commencer : le client doit avoir une police d'assurance enregistrée sur sa fiche, et la facturation d'assurance doit être activée sous Configuration → Détails de l'entreprise. Consultez cet article.
Étape 1 : Accédez à la fiche client
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau. Utilisez ensuite la barre de recherche en haut de la page et saisissez au moins trois lettres du nom du client - Pabau filtre les résultats au fur et à mesure de la saisie.
Cliquez sur le client pour ouvrir sa fiche.
Étape 2 : Ouvrez le sous-onglet Assurance
Dans le panneau à gauche de la fiche client, cliquez sur Assurance. Ce sous-onglet contient deux groupes, chacun avec un compteur :
- Polices d'assurance - les assureurs enregistrés pour ce client, avec un bouton + Nouvelle police.
- Détails des dossiers - les dossiers du client, avec un bouton + Ajouter un dossier.
Si le client n'a pas encore de dossier, vous verrez le panneau Aucun dossier pour le moment, vous invitant à en créer un. Les dossiers sont regroupés sous la police à laquelle ils appartiennent, donc un client couvert par plusieurs assureurs verra ses dossiers répartis en conséquence.
Étape 3 : Ajoutez un dossier
Cliquez sur + Ajouter un dossier. La fenêtre Ajouter un dossier s'ouvre, avec trois compteurs en haut - Séances, Rendez-vous et Fichiers - qui se remplissent au fur et à mesure que vous constituez le dossier.
Renseignez :
- Titre du dossier - à quoi correspond le dossier, afin que votre équipe le reconnaisse en un coup d'œil. Par exemple, Révision de cicatrice post-chirurgicale ou Blépharoplastie - consultations pré-opératoires.
- Code d'autorisation - le code d'autorisation émis par l'assureur, par exemple AUTH8821.
- Séances maximum - le nombre de séances couvertes par l'autorisation. Cela définit le plafond du nombre de rendez-vous que vous pourrez cocher ci-dessous.
- Notes - tout contexte que le reste de l'équipe doit connaître, par exemple Assureur a approuvé 4 séances sur 6 demandées - resoumettre pour les autres en octobre.
Associer les rendez-vous
Développez Rendez-vous pour voir tous les rendez-vous enregistrés pour le client, chacun avec le nom du service et la date.
- Utilisez Filtrer les rendez-vous… pour affiner la liste - pratique pour un client ayant un long historique. Saisissez le nom du service, par exemple Injections de comblement dermique.
- Cochez chaque rendez-vous relevant de cette autorisation.
- Vous ne pouvez pas cocher plus que le chiffre indiqué dans Séances maximum. Une fois ce nombre atteint, les cases restantes deviennent grisées ; ainsi, si l'assureur a approuvé 4 séances, vous ne pourrez jamais associer plus de 4 rendez-vous.
Le compteur Rendez-vous en haut se met à jour à chaque case cochée.
Joindre des pièces justificatives
Développez Pièces jointes pour associer des documents déjà enregistrés pour le client.
- Utilisez Rechercher des documents enregistrés… pour trouver ce dont vous avez besoin, puis cliquez sur + Ajouter sur la ligne correspondante.
- Ajoutez autant de documents que nécessaire pour le dossier - une lettre de recommandation, le consentement signé, des photos pré-opératoires, l'e-mail d'approbation de l'assureur.
Les fichiers proviennent de DME → Documents du client, donc si le document n'est pas encore dans Pabau, téléchargez-le d'abord là-bas avant de revenir au dossier.
Cliquez sur Enregistrer. Le dossier apparaît immédiatement sous Détails des dossiers.
Les dossiers sont liés au client, et non à un seul rendez-vous, donc un dossier peut couvrir tout un parcours de traitement - associez-y chaque rendez-vous relevant de la même autorisation plutôt que d'ouvrir un nouveau dossier à chaque visite. Gardez à l'esprit que la barre des séances compte ce qui est associé et non ce qui a réellement eu lieu, donc cocher un rendez-vous à venir utilise immédiatement une partie du plafond. Les séances maximum constituent un plafond strict : si l'assureur approuve ensuite davantage de séances, modifiez le dossier et augmentez le chiffre avant de pouvoir associer d'autres rendez-vous. Un même rendez-vous peut figurer dans plusieurs dossiers, et une même pièce jointe peut être réutilisée dans plusieurs dossiers.
Le code d'autorisation que vous enregistrez ici est repris dans le reste de Pabau. Il apparaît dans la colonne Code d'autorisation de la page Réclamations (Finances → Réclamations) et sur la ligne du rendez-vous dans l'onglet Rendez-vous du client ; une réclamation sans dossier associé affiche à la place une action Associer un dossier - voir cet article. Clôturer un dossier ne supprime rien non plus : les rendez-vous associés, les pièces jointes et les notes restent enregistrés ; le dossier n'est simplement plus proposé lors de la réservation de nouveaux rendez-vous.
Les Détails des dossiers apparaissent dès que la facturation d'assurance est activée sous Configuration → Détails de l'entreprise et que le client a une police enregistrée. Les pièces jointes sont extraites de DME → Documents du client, il faut donc que le personnel ait accès à cette section pour associer des fichiers.
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