Cet article explique comment vous pouvez utiliser la fonction de lettre client pour créer et envoyer des références professionnelles à des prestataires externes.
Étape 1 : Accéder à la fiche client
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants de connexion. Ensuite, accédez à la barre de recherche en haut de l'écran et recherchez un client. Cliquez sur le nom du client qui apparaît dans les résultats et vous accéderez à sa fiche client.
Étape 2 : Rédiger une lettre
Accédez au bouton « Créer » représenté par un signe plus bleu dans le coin inférieur droit de la fiche client. Cela affichera toutes les actions que vous pouvez effectuer, y compris l'option d'écrire une lettre au client.
Sélectionnez d'abord l'option « Communication ».
Toutes les options de communication disponibles seront listées. Sélectionnez « Lettre » pour continuer.
Saisissez ensuite les informations suivantes dans la section « Détails » de la fenêtre de création de lettre en cliquant pour développer le menu :
- Les informations du destinataire (client) et de l'expéditeur (utilisateur) se remplissent automatiquement. Vous pouvez toujours modifier ces informations et, dans ce cas, inclure l'e-mail d'un praticien.
- Ajoutez un objet et utilisez le bouton « Ajouter un champ » pour des balises personnalisées.
- Associez un rendez-vous ou une facture à la lettre.
- Pour ajuster la taille de page, l'orientation ou les marges, cliquez sur Paramètres de page pour développer le menu.
Étape 3 : Rédiger la lettre
Rédigez la lettre en la saisissant dans l'éditeur de texte.
Pour générer une lettre de référence à l'aide de la fonctionnalité IA, cliquez d'abord sur le bouton « Demander à l'IA d'écrire n'importe quoi ». Vous devez ensuite sélectionner l'option « Rédiger une lettre de référence » dans l'invite suivante.
Elle utilisera ensuite les données des antécédents médicaux du client, des informations personnelles, du rendez-vous associé, y compris tout formulaire lié, pour composer automatiquement le brouillon de la lettre de référence.
Une fois la lettre rédigée, cliquez sur « Enregistrer et imprimer » pour choisir le statut de la lettre et l'enregistrer. Une fenêtre contextuelle apparaîtra affichant les options suivantes :
- Envoyer directement au destinataire : Choisissez cette option pour envoyer la lettre par e-mail directement au contact que vous avez sélectionné.
- Référence : Sélectionnez cette option pour utiliser votre lettre actuelle comme base pour une nouvelle référence. Cela vous amènera à l'écran de création de référence où vous pourrez ajouter des détails et instructions supplémentaires.
- Imprimer la lettre : Cette option préparera votre lettre pour l'impression. Une boîte de dialogue d'impression s'ouvrira, vous permettant d'envoyer le document à votre imprimante connectée pour obtenir une copie physique.
Dans ce cas, explorons le bouton « Créer une référence ».
Étape 4 : Créer une référence
Lorsque vous cliquez sur l'option « Référence », un formulaire de référence s'ouvrira où vous verrez un formulaire pré-rempli avec les informations du client sous Données démographiques du patient (nom, coordonnées, etc.). En dessous, complétez les champs restants requis :
-
De : Votre nom et l'e-mail de la clinique (pré-rempli)
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À : Saisissez le nom, l'e-mail et le numéro de téléphone du destinataire
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Instructions : Ajoutez toute instruction ou note clinique pertinente
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Motif de la référence : Expliquez brièvement pourquoi vous référez le client
-
Résumé de la référence : Activez ou désactivez les données du client à inclure (par ex. médicaments, rendez-vous passés, photos, notes)
Dans ce cas, la lettre sera jointe et vous pouvez la voir dans le coin supérieur droit de la référence.
Étape 5 : Choisir comment finaliser la référence
Une fois tous les champs complétés, vous pouvez :
-
Prévisualiser la référence à l'aide du bouton dans le coin supérieur droit
-
Enregistrer pour plus tard en cliquant sur « Enregistrer »
-
Envoyer immédiatement en cliquant sur « Envoyer »
La référence sera envoyée par e-mail au contact que vous avez spécifié dans la section « À », et une copie sera enregistrée dans la fiche client, dans l'onglet « Communications ».
En suivant ces étapes, vous pouvez utiliser les références pour standardiser la communication avec les prestataires externes, réduire les tâches administratives, et conserver un historique complet lié à la fiche client.
Ce que vous pouvez faire avec les références dans Pabau
• Enregistrer les références entrantes de tiers (par ex. NHS, assureurs)
• Envoyer des lettres de référence sortantes aux médecins généralistes, spécialistes ou équipes internes
• Suivre le statut des références et conserver un historique complet des communications
• Utiliser des modèles à votre image pour créer des lettres de référence professionnelles
• Conserver tout au même endroit — directement dans la fiche client
Pourquoi c'est important pour votre clinique
• Toutes les références sont organisées et faciles à trouver
• Les clients bénéficient de transitions plus fluides entre prestataires
• Vos lettres restent cohérentes, précises et prêtes pour un audit
• Vous gagnez du temps en évitant le suivi et la mise en forme manuels
• La collaboration avec les prestataires externes devient plus efficace
Pour plus de guides, consultez les articles connexes ci-dessous, sélectionnez des guides supplémentaires, ou utilisez la barre de recherche en haut de la page. Ces guides vous aideront à tirer le meilleur parti de votre compte Pabau.
De plus, pour vous aider à pleinement utiliser et comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons d'explorer les guides et ressources supplémentaires proposés sur la Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo et des leçons approfondis, offrant une expérience d'apprentissage complète qui peut vous doter des compétences essentielles pour réussir avec Pabau.