La Care Quality Commission (CQC) réglemente les services de santé et de soins sociaux au Royaume-Uni afin de garantir des normes en matière de sécurité, d'efficacité, de bienveillance, de réactivité et de leadership. Cet article explore comment les fonctionnalités de Pabau aident les cliniques à respecter les réglementations de la CQC.
Principaux domaines d'évaluation de la CQC :
La CQC évalue les cliniques selon plusieurs dimensions essentielles, notamment la sécurité, l'efficacité, la bienveillance, la réactivité et le leadership/la gouvernance, tous des éléments essentiels pour fournir des soins de qualité aux patients.
Comment Pabau soutient la conformité CQC :
Lorsque vous utilisez Pabau, vous bénéficiez d'un système CRM numérique complet, intégré et sécurisé. Au-delà de cela, Pabau ne se contente pas de vous aider à respecter la conformité CQC ; il simplifie également la préparation et le déroulement des inspections. Si vos dossiers ne sont pas numériques ou si vos rapports sont insuffisants, la collecte manuelle des données devient nécessaire – Pabau élimine ce besoin.
Documentation et tenue des dossiers
Pabau aide les cliniques à gérer en toute sécurité des dossiers patients, des plans de traitement et une documentation de soins à jour au format numérique, ce qui est essentiel pour respecter les normes de la CQC.
Au cœur de la gestion des données patients de Pabau se trouve la fiche client, qui stocke tous les détails essentiels du client, y compris la date de naissance, le sexe, les coordonnées et la personne à contacter en cas d'urgence. Les champs personnalisés permettent d'ajouter des informations supplémentaires sur mesure, telles que les contacts d'urgence, garantissant ainsi une tenue de dossiers complète.
La fiche client rassemble tous les dossiers patients en un seul endroit, éliminant le risque de perte et simplifiant les processus d'inspection en supprimant le besoin de documentation papier.
Au sein de la fiche client, les alertes du personnel et les notes clients améliorent la communication entre praticiens, garantissant un accès facile aux informations importantes concernant le client.
Par ailleurs, les onglets de la fiche client organisent les informations clés telles que les rendez-vous, le dossier médical électronique (EMR), les paiements et les communications, offrant ainsi une vue d'ensemble complète des interactions avec le client.
La section EMR est particulièrement essentielle pour la conformité CQC, hébergeant les prescriptions, les notes de traitement, les formulaires de consentement et les questionnaires d'antécédents médicaux dans des sous-onglets bien organisés. Les utilisateurs peuvent également gérer les allergies, les photos, les tests cutanés, les documents, les analyses de laboratoire, et les problèmes client dans cette section, y compris les diagnostics avec leurs codes CIM et codes SNOMED CT respectifs.
Cette gestion complète des données est précieuse lors de la création de prescriptions, car l'outil IA de Pabau utilise les informations du client pour signaler d'éventuelles contre-indications basées sur les médicaments antérieurs, les allergies et les diagnostics.
L'intégration automatique des formulaires de consentement signés et des documents médicaux dans les dossiers patients simplifie encore davantage les processus de documentation.
Le bouton de formulaire d'antécédents médicaux de la fiche client facilite l'accès et la mise à jour des questionnaires clients, améliorant ainsi la précision des données.
Concernant la sécurité — un aspect hautement prioritaire pour la CQC — Pabau propose des mesures de sécurité avancées, notamment l'authentification à deux facteurs (2FA) et des exigences de complexité des mots de passe. De plus, pour renforcer la sécurité lors de l'utilisation de l'application Pabau, les utilisateurs peuvent créer des codes PIN personnalisés.
Cette fonctionnalité est particulièrement cruciale tout au long du parcours patient, par exemple lorsque les clients remplissent des formulaires, car l'application se verrouille automatiquement pour empêcher tout accès non autorisé aux données d'autres patients. Pour déverrouiller l'application, les utilisateurs doivent saisir leur code PIN unique configuré dans leurs Paramètres du compte, ajoutant ainsi une couche de sécurité supplémentaire.
Gestion des rendez-vous
Pabau propose des outils de planification et de gestion des rendez-vous qui permettent aux cliniques de répondre aux exigences d'accès rapide aux soins et de communication réactive avec les patients, essentiels pour respecter les normes de la CQC.
Dans l'évaluation de la réactivité, la CQC examine l'accès des patients aux rendez-vous et aux canaux de communication.
La fonctionnalité Calendrier de Pabau simplifie la prise de rendez-vous tout en capturant tous les détails pertinents. Les e-mails de confirmation et de rappel automatiques ainsi que les notifications SMS garantissent que les clients restent bien informés de leurs prochains rendez-vous.
Au cœur de l'amélioration du confort des patients se trouve Pabau Connect, le système de réservation en ligne, qui permet aux clients de planifier des rendez-vous à leur convenance et de gérer leurs comptes via le Portail Client. Ici, les clients peuvent annuler ou reporter des rendez-vous, favorisant ainsi une expérience fluide. La possibilité pour les clients de noter leurs rendez-vous passés correspond également aux critères de réactivité de la CQC, offrant une plateforme de retour continu.
Au sein du Portail Client, les clients peuvent mettre à jour leurs informations personnelles, consulter leur historique de paiement, suivre les forfaits achetés et l'utilisation des séances, et accéder aux communications passées avec la clinique.
De plus, la section des dossiers cliniques permet aux clients de saisir manuellement les informations sur leurs allergies et les coordonnées de leur médecin traitant, d'accéder aux documents partagés et de consulter les résultats de laboratoire, favorisant ainsi la transparence et l'engagement.
En exploitant pleinement les fonctionnalités du portail de réservation en ligne et du Portail Client, les cliniques démontrent leur engagement envers la transparence et des soins centrés sur le patient.
Communication et engagement des patients
Pabau propose une gamme d'outils de communication pour améliorer l'engagement des patients, tels que des rappels de rendez-vous, des rappels automatisés et des supports pédagogiques contenant des recommandations pré- et post-soins, favorisant une approche réactive et centrée sur le patient.
Au sein de Pabau, les cliniques peuvent facilement configurer et automatiser diverses notifications client, garantissant que les patients restent informés des questions liées à la clinique. Bien que les confirmations et rappels de rendez-vous soient essentiels, l'activation des notifications pour les reprogrammations, les annulations et autres types de mises à jour est tout aussi importante pour maintenir une communication efficace avec les patients.
En fournissant aux clients des conseils pré- et post-soins, vous vous assurez qu'ils savent à quoi s'attendre avant et après le traitement, démontrant ainsi des soins conformes aux normes de la CQC. La fonctionnalité Education vous permet de créer du contenu pédagogique au format texte, PDF ou vidéo. Avec le Parcours Client, vous pouvez sélectionner le contenu pédagogique approprié adapté au service réservé.
Grâce à la fonctionnalité Automatisation de Pabau, les cliniques peuvent créer des modèles de rappel qui notifient automatiquement les clients pour planifier des rendez-vous de suivi après une période définie.
La gestion des retours clients fait partie intégrante du respect des normes de conformité CQC. La fonctionnalité d'enquête de satisfaction de Pabau permet aux cliniques d'envoyer des enquêtes automatisées aux clients immédiatement après leurs rendez-vous. De plus, dans le Portail Client de réservation en ligne, les clients peuvent noter leurs rendez-vous passés à tout moment, ce qui leur permet de fournir facilement un retour quand ils le souhaitent. Les réponses sont stockées dans le Gestionnaire d'avis pour que le personnel de la clinique puisse y répondre, les clients recevant une notification par e-mail dès réception de la réponse.
De plus, les cliniques peuvent afficher les avis clients sur leur site web à l'aide du widget d'avis intégré. Cette fonctionnalité respecte la vie privée des clients en leur permettant de choisir la visibilité de leurs témoignages, avec des options pour afficher le nom complet, le prénom, les initiales ou rester anonyme.
Il est essentiel de souligner que, bien que Pabau propose des outils pour recueillir les retours clients, ce qui compte le plus pour la CQC, c'est la réponse de la clinique à ces retours, le délai d'examen et les actions mises en œuvre en réponse aux avis négatifs.
Assurance qualité et reporting
Les capacités de reporting de Pabau permettent aux cliniques de surveiller divers aspects de leurs opérations, notamment les enquêtes de satisfaction des patients et l'analyse de la planification et de la fréquentation des rendez-vous.
Avec la fonctionnalité Analytics, les cliniques peuvent suivre des indicateurs clés de performance tels que les scores de satisfaction des patients et les taux de fréquentation des rendez-vous. Ces informations sont précieuses pour identifier les axes d'amélioration, adapter les services aux besoins des patients et favoriser une culture d'amélioration continue de la qualité, comme l'exige la CQC. Pour la Care Quality Commission (CQC), les rapports susceptibles d'être pertinents incluent :
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Clients : Offre un aperçu des données clients, qui peuvent inclure des données démographiques, des rendez-vous et d'autres informations pertinentes pouvant être utilisées pour garantir la sécurité des patients et une prestation de soins efficace.
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Nouveaux clients par mois : Permet de suivre l'afflux de nouveaux clients, ce qui peut être important pour évaluer la demande de services et garantir des ressources et du personnel adéquats pour répondre aux besoins des patients.
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Rendez-vous : Offre des informations clés sur la planification des rendez-vous, les annulations et les absences, ce qui est important pour gérer l'accès des patients aux soins et garantir une prestation de services rapide et efficace.
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Finances : Fournit des données sur les revenus, les factures, les paiements et les remboursements, ce qui peut être pertinent pour évaluer la viabilité financière de la clinique et garantir la transparence des pratiques de gestion financière.
De plus, la fonctionnalité Activités de Pabau permet aux cliniques de créer des tâches pour le personnel liées aux tâches de conformité et aux audits, garantissant une qualité de soins constante.
En conclusion, Pabau se révèle être une solution fiable pour les cliniques cherchant à maintenir les normes de conformité CQC. En proposant une suite complète d'outils pour la gestion des dossiers, des rendez-vous, de la communication et du reporting, Pabau simplifie les processus administratifs tout en garantissant le respect des directives réglementaires. Avec le soutien de Pabau, vous pouvez aborder les inspections en toute confiance, en vous concentrant sur la prestation de soins de haute qualité à vos patients.
Liste de contrôle pour la conformité CQC avec Pabau :
- Documentation et tenue des dossiers :
✔️ Tenez des dossiers patients complets à l'aide de la fonctionnalité de fiche client, incluant les informations personnelles, les antécédents médicaux, les allergies et les contacts d'urgence.
✔️ Utilisez la section EMR pour documenter les prescriptions, les notes de traitement, les formulaires de consentement et les questionnaires d'antécédents médicaux.
✔️ Gérez les allergies, les photos, les tests cutanés, les documents, les analyses de laboratoire et les problèmes client (diagnostics) dans la section EMR.
✔️ Assurez-vous d'une documentation rigoureuse des actions de traitement, y compris le positionnement des injections avec les numéros de lot des produits et les dates d'expiration.
✔️ Utilisez les alertes du personnel et les notes clients dans la fiche client pour une communication efficace et un accès aux informations importantes du client.
✔️ Configurez des champs personnalisés et utilisez la base de données CIM pour un codage et une documentation précis des diagnostics des clients.
✔️ Exploitez l'outil IA de Pabau pour la gestion des prescriptions, signalant les contre-indications potentielles basées sur les données du client.
✔️ Intégrez automatiquement les formulaires de consentement signés et les documents médicaux dans les dossiers patients pour simplifier les processus de documentation.
✔️ Utilisez la section Education de la fiche client pour donner aux patients accès à du contenu pédagogique. - Gestion des rendez-vous :
✔️ Utilisez la fonctionnalité Calendrier de Pabau pour une planification efficace des rendez-vous, capturant tous les détails pertinents.
✔️ Activez les notifications automatiques de confirmation et de rappel de rendez-vous par e-mail et SMS pour tenir les clients informés.
✔️ Proposez la réservation en ligne via Pabau Connect, permettant aux clients de planifier des rendez-vous et de gérer leurs comptes dans le Portail Client.
✔️ Proposez des options permettant aux clients d'annuler ou de reporter des rendez-vous en ligne et de noter leurs rendez-vous passés.
✔️ Assurez-vous que les clients peuvent mettre à jour leurs informations personnelles, consulter leur historique de paiement et accéder aux communications passées dans le Portail Client.
✔️ Permettez aux clients de saisir manuellement les informations sur les allergies et les coordonnées de leur médecin traitant, d'accéder aux documents partagés et de consulter les résultats de laboratoire pour davantage de transparence. - Communication et engagement des patients :
✔️ Configurez et automatisez les notifications client pour les rappels de rendez-vous, les relances et les supports pédagogiques.
✔️ Fournissez des conseils pré- et post-soins aux clients, améliorant leur compréhension et leur engagement.
✔️ Utilisez la fonctionnalité d'enquête de satisfaction pour recueillir les retours clients et traiter rapidement toute préoccupation.
✔️ Affichez les avis clients sur le site web de la clinique à l'aide du widget d'avis intégré, en respectant les préférences de confidentialité des clients. - Assurance qualité et reporting :
✔️ Surveillez les indicateurs clés de performance tels que les scores de satisfaction des patients et les taux de fréquentation des rendez-vous à l'aide de la fonctionnalité Analytics de Pabau.
✔️ Générez des rapports sur les données démographiques des clients, les nouveaux clients par mois, les rendez-vous et les finances afin de garantir la transparence et une gestion efficace.
✔️ Créez des tâches pour le personnel liées aux tâches de conformité et aux audits à l'aide de la fonctionnalité Activités de Pabau, garantissant une qualité de soins constante.
En cochant chaque élément de cette liste de contrôle, les cliniques peuvent exploiter efficacement les fonctionnalités de Pabau pour se conformer aux réglementations de la CQC et offrir des soins de haute qualité à leurs patients.
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