Combien de temps faut-il pour traiter les ERA et les demandes de remboursement ?

Combien de temps doivent prendre les paiements et les relevés de remboursement ?

Une fois vos demandes de remboursement envoyées à Claim.MD, la question suivante est toujours « quand vais-je être payé ? ». Les délais d'assurance sont fixés par les payeurs, et non par Pabau — mais connaître les fenêtres habituelles rend votre facturation prévisible et vous indique quand quelque chose est réellement bloqué plutôt que simplement en cours de traitement dans la file d'attente.

REMARQUE : Le module de facturation d'assurance est disponible pour les cabinets situés aux États-Unis et fonctionne avec votre compte Claim.MD connecté.

Le module de facturation d'assurance est disponible pour les cabinets situés aux États-Unis et fonctionne avec votre compte Claim.MD connecté.

Qu'est-ce qu'un ERA

Un ERA (Electronic Remittance Advice, ou avis de remboursement électronique) est la version numérique de la notification de décision de l'assureur - l'avis indiquant comment une demande a été traitée. Il contient le montant facturé, ce que le payeur a autorisé, ce qu'il a payé, les éventuels ajustements (avec codes de motif) et la part restant à la charge du client. Pabau lit l'ERA automatiquement et solde la demande correspondante, ce qui vous permet de rapprocher vos comptes bien plus rapidement qu'en saisissant les avis papier à la main.

Votre centre d'échange : Claim.MD

Pabau se connecte aux payeurs via Claim.MD - il transmet vos demandes de remboursement, les vérifie pour détecter les problèmes de format avant qu'elles n'atteignent le payeur, et vous retourne les ERA. Vous fournissez votre propre compte Claim.MD (configuré dans Configuration → Demandes de remboursement) ; Pabau ne facture rien par demande ni par relevé de remboursement.

Combien de temps prennent les ERA après l'inscription

Les ERA ne circulent que pour les payeurs pour lesquels vous vous êtes inscrit au remboursement électronique (Configuration → Demandes de remboursement → Payeurs → le panneau d'inscription). Chaque payeur approuve l'inscription selon son propre calendrier - de quelques jours à plusieurs semaines, jusqu'à environ 30 jours. Une fois qu'un payeur a approuvé, les ERA commencent généralement à arriver dans les quelques jours ouvrés qui suivent. En attendant, le payeur peut tout de même payer la demande - vous ne recevrez simplement pas le relevé électronique, donc le statut de la demande n'évoluera pas de lui-même.

Combien de temps le traitement des demandes prend-il

Le délai de traitement dépend du payeur, pas de Claim.MD. De nombreux payeurs terminent en quelques jours ouvrés ; certains prennent quelques semaines. La meilleure chose à faire est de soumettre au moins une demande à un payeur le plus tôt possible - cela permet d'inscrire votre cabinet dans leur file d'attente et de révéler tout problème d'inscription ou d'accréditation pendant qu'il est encore temps de le corriger.

Comment interpréter où en est une demande

Chaque demande porte l'un des six statuts sur le tableau de bord Finances → Demandes de remboursement d'assurance :

Brouillon - créée à partir de la facture, pas encore envoyée.
Prête à soumettre - validée sans erreur, en attente de votre envoi.
Soumise - acceptée par le centre d'échange et en route vers (ou déjà chez) le payeur.
Payée - un ERA a signalé un paiement ; le montant est appliqué à la facture.
Rejetée - refusée avant l'adjudication (une vérification de forme) ; corrigez le champ signalé et resoumettez.
Refusée - adjudiquée et refusée ; consultez les codes de motif du payeur, puis corrigez et resoumettez ou faites appel.

Cliquez sur Synchroniser à tout moment pour récupérer les derniers statuts de toutes les demandes en une seule fois, ou utilisez l'actualisation ligne par ligne sur une demande unique.

Questions fréquentes

Mes ERA n'arrivent pas. L'inscription à l'ERA du payeur est presque certainement encore en attente - vérifiez le panneau d'inscription pour ce payeur. Si vous êtes passé à Pabau depuis un autre système qui recevait déjà les ERA de ce payeur, cette inscription doit d'abord y être arrêtée avant que la nouvelle puisse être approuvée.
Une demande prend plus de temps que les autres. Certains payeurs prennent simplement des semaines. Les retards peuvent aussi provenir de codes manquants ou incorrects, d'une assurance client obsolète, ou d'un rejet en attente de correction - vérifiez si la demande présente un message de rejet.
Comment vérifier si une demande a un problème ? Surveillez le tableau de bord pour les statuts Rejetée et Refusée et lisez le motif affiché à côté de la pastille d'en-tête ; le panneau d'historique de la demande affiche le déroulé complet des événements du payeur et de Claim.MD.
Puis-je voir le statut de traitement interne du payeur/de Claim.MD ? Non - Pabau affiche ce que le payeur et Claim.MD renvoient comme informations, et les statuts se mettent à jour au fur et à mesure que ces événements arrivent. Si une demande semble vraiment bloquée, contactez le support de Claim.MD en indiquant l'identifiant Claim.MD de la demande (visible dans l'historique de la demande).
Une demande affiche Payée mais aucun montant n'est arrivé. Le payeur a probablement payé en dehors de Pabau (chèque papier, ou paiement via un portail). Contactez le payeur pour confirmer comment et où le paiement a été envoyé.
Mon payeur n'envoie pas d'ERA - comment solder la demande ? Lorsqu'un payeur paie par courrier ou par téléphone et n'envoie jamais de relevé électronique, ouvrez la demande soumise et cliquez sur Enregistrer le paiement du payeur. Saisissez ce que l'avis de décision indiquait par ligne (montant payé et tout code d'ajustement tel que CO-45), et Pabau solde la demande au statut Payée, tout comme le ferait un ERA - ce qui vous permet également de facturer une demande secondaire, car celle-ci a besoin du détail ligne par ligne de la demande principale. Enregistrer le paiement ici solde la demande ; l'imputation du montant sur la facture reste votre étape de paiement habituelle.
Comment accélérer le traitement ? Soumettez des demandes propres (validez avant l'envoi), maintenez à jour l'assurance de chaque client, utilisez des codes CPT/HCPCS et ICD-10 exacts, soumettez rapidement, surveillez vos inscriptions et résolvez les rejets rapidement.
Dois-je inscrire chaque payeur séparément ? Oui - l'inscription aux ERA se fait payeur par payeur. Inscrire un payeur n'inscrit pas les autres.
Que se passe-t-il si je n'inscris jamais un payeur aux ERA ? Pabau ne recevra pas les relevés de ce payeur, donc le statut de la demande n'évoluera pas de lui-même. Vous pouvez tout de même la solder : ouvrez la demande et utilisez Enregistrer le paiement du payeur pour saisir manuellement l'avis de décision, ce qui la fait passer à Payée et débloque la facturation secondaire. L'inscription aux ERA est ce qui rend le processus automatique - l'enregistrement manuel est la solution de repli pour les payeurs qui ne les envoient pas.

Et ensuite ?

Guide d'assurance, partie 4 : Soumettre et suivre les demandes de remboursement d'assurance
Guide d'assurance, partie 1 : Configurer les éléments essentiels (les inscriptions se trouvent ici)

Vous êtes toujours bloqué sur un délai ? Contactez-nous via le chat en direct ou par e-mail à support@pabau.com.

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