Dans cet article, nous allons expliquer ce que montre le rapport de règlement inter-établissements, comment le trouver et comment le lire.
Lorsqu'un client achète quelque chose dans l'un de vos établissements mais l'utilise dans un autre établissement, un établissement a effectivement fourni une valeur pour laquelle un autre établissement a été payé. Le rapport de règlement inter-établissements calcule les sommes dues entre vos propres établissements, afin que vous puissiez réconcilier ces soldes inter-succursales. Il couvre trois types d'avantages prépayés : Forfaits, Abonnements, et Cartes cadeaux.
Pour chacun d'entre eux, chaque fois que l'établissement de vente et l'établissement d'utilisation sont différents, le rapport enregistre la valeur comme une créance pour l'établissement qui a fourni l'avantage (il doit la récupérer auprès de l'autre établissement), et comme une dette pour l'établissement qui a initialement encaissé l'argent (il doit cette somme à l'autre établissement). Le même montant apparaît toujours une fois comme créance et une fois comme dette, sur des établissements opposés — de sorte que, pour l'ensemble de l'entreprise, les deux côtés s'équilibrent.
Comment le trouver
Étape 1 : Accédez à la fonctionnalité Analytics
Connectez-vous à votre compte Pabau, et dans le menu de gauche, allez dans Analytics, puis cliquez sur le bouton « Rapports ».
Étape 2 : Accédez à la bannière des rapports
Sur la bannière « Essayez notre nouvelle suite de rapports », cliquez sur Essayer maintenant.
Une fois dans la nouvelle vue des rapports, allez dans la section PabauPay et cliquez sur Règlement inter-établissements pour ouvrir le rapport.
REMARQUE : La section PabauPay n'est visible que si le compte de votre collaborateur dispose de l'autorisation « Peut accéder aux rapports de l'entreprise ». Si vous ne la voyez pas, demandez à un administrateur de vous accorder cette autorisation.
Filtres
- Plage de dates – Obligatoire. Si vous n'en définissez pas, le rapport affiche par défaut les 30 derniers jours. Des préréglages rapides sont disponibles (Aujourd'hui, 7 derniers jours, 30 derniers jours, 90 derniers jours), et la plage maximale que vous pouvez sélectionner est de 365 jours. Remarque : pour les abonnements et les cartes cadeaux, la date utilisée est celle du paiement/de l'utilisation. Pour les forfaits, il s'agit de la date du rendez-vous où la séance a été utilisée. Toutes les dates sont interprétées selon le fuseau horaire local de votre clinique.
- Établissements – Une sélection multiple, avec par défaut Tous les établissements. Vous ne verrez que les établissements auxquels vous êtes autorisé à accéder, et les chiffres affichés sont également limités à ces établissements.
REMARQUE : Les chiffres se rechargent automatiquement dès que vous modifiez la plage de dates ou le filtre d'établissement. Utilisez Actualiser lorsque vous souhaitez récupérer les données les plus récentes sans modifier vos filtres.
Comprendre le rapport
Les cartes d'indicateurs clés
Quatre cartes récapitulatives se trouvent sous les filtres, toutes utilisant le format de devise de votre compte.
REMARQUE : Comme chaque transaction inter-établissements est comptabilisée à la fois comme une créance et une dette, le Total des créances et le Total des dettes seront normalement égaux, et le Solde net pour l'ensemble de l'entreprise affichera normalement Équilibré.
Le Solde net devient le plus utile lorsque vous filtrez sur un seul établissement ou un sous-ensemble d'établissements — c'est à ce moment-là qu'il vous indique si cette sélection est créancière ou débitrice nette par rapport au reste de l'entreprise.
Le tableau de règlement
Le corps principal du rapport est un tableau avec une ligne par établissement, et des colonnes groupées par catégorie d'avantage (Forfait, Abonnement, Carte cadeau). Chaque catégorie comporte deux colonnes :
- Créance – ce que cet établissement doit récupérer auprès d'autres établissements, pour des avantages qu'il a fournis pour des articles vendus ailleurs.
- Dette – ce que cet établissement doit à d'autres établissements, pour des articles qu'il a vendus et qui ont été utilisés ailleurs.
Vous devrez peut-être faire défiler horizontalement pour voir les trois catégories. Seuls les établissements ayant eu un mouvement inter-établissements réel sur la période apparaissent comme lignes, triées par ordre alphabétique, et les montants nuls sont affichés en grisé afin que les valeurs importantes ressortent. La ligne du bas totalise chaque colonne pour tous les établissements listés.
REMARQUE : Si rien de vendu dans un établissement n'a été utilisé dans un autre pendant la période sélectionnée, le tableau affiche « Aucun règlement inter-établissements », avec une suggestion d'élargir la plage de dates ou d'effacer le filtre d'établissement.
Explorer un chiffre en détail
Chaque montant non nul dans le tableau — y compris les cellules de la ligne des totaux en bas — est un lien bleu cliquable. Cliquer dessus ouvre une liste de paiements dans un nouvel onglet, montrant les paiements exacts qui composent ce chiffre, afin que vous puissiez retracer tout montant de règlement jusqu'aux transactions individuelles qui le composent, au centime près.
Comment chaque catégorie est calculée
Pour chaque avantage, Pabau identifie un établissement de vente (origine) — où le client a initialement payé — et un établissement d'utilisation — où l'avantage a été effectivement utilisé. S'ils sont identiques, rien n'est enregistré, puisqu'il ne s'agit pas d'un événement inter-établissements.
- Forfaits – Chaque séance utilisée constitue un événement de règlement, valorisé au prix d'achat du forfait divisé par son nombre total de séances (par exemple, un forfait de 800 £ pour 5 séances se règle à 160 £ par séance, et non au prix catalogue complet du service réservé). Si le nombre de séances d'un forfait est manquant ou nul, cette séance ne contribue à rien plutôt qu'à un montant incorrect au prix plein.
- Abonnements – Chaque avantage d'abonnement utilisé (payé via le mode de paiement « Abonnement ») constitue un événement de règlement. L'établissement de vente est basé sur la première facture d'activation pour ce client et cet abonnement ; l'établissement d'utilisation est celui où l'avantage a réellement été utilisé.
- Cartes cadeaux – Chaque utilisation payée avec un bon constitue un événement de règlement, basé sur le lieu où la carte cadeau a été vendue par rapport à celui où elle a été utilisée. Les cartes cadeaux remboursées ou annulées sont exclues.
Exclus dans tous les cas : les utilisations dans le même établissement, les montants nuls ou négatifs, et les paiements par avoir.
Commandes de la barre d'outils
Dans le coin supérieur droit du rapport, vous trouverez les actions standard :
En suivant ces étapes, vous pouvez utiliser le rapport de règlement inter-établissements pour voir exactement combien vos établissements se doivent mutuellement, et retracer tout chiffre jusqu'aux transactions qui le composent.
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