Workflows

En este artículo le explicaremos cómo funcionan los workflows en Pabau: desde la configuración de disparadores y condiciones hasta la definición de acciones que automatizan tareas en toda su clínica.

Índice:

1. Gestionar sus workflows
2. Consultar el historial de ejecuciones de workflows
3. Cómo crear un workflow
4. Cómo crear un workflow programado
5. Cómo utilizar PQL
    5.1. Dónde utilizar PQL en Pabau

 ¿Nuevo en los workflows?

Si está empezando, le recomendamos leer primero el artículo introductorio sobre workflows. Explica qué son los workflows, cómo funcionan, e incluye un breve vídeo para ayudarle a empezar. 

Los workflows de Pabau están diseñados para automatizar los procesos de su clínica, reducir el trabajo manual y garantizar que nada se quede sin hacer. Al configurar workflows, puede desencadenar acciones automáticamente según las condiciones que defina, como enviar notificaciones, actualizar registros o integrarse con herramientas de terceros.

Con los workflows, su clínica puede:

• Automatizar tareas rutinarias para ahorrar tiempo

• Mantener informado a su equipo con notificaciones automáticas

• Reducir los errores provocados por los procesos manuales

• Integrarse con herramientas como Jira, Slack, Teams, Zoom y Ansible

Los workflows se componen de disparadores, condiciones y acciones. Los disparadores definen cuándo se inicia un workflow, las condiciones comprueban si se cumplen criterios concretos, y las acciones ejecutan las tareas automáticamente.

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Gestionar sus workflows

En la página de lista de workflows, cada workflow muestra:

• Nombre — muestra el nombre del workflow

• Pasos — el primer disparador, el número total de pasos y la acción final

• Carpeta — a qué carpeta pertenece el workflow (en blanco si no está organizado en una carpeta)

• Última modificación — la última vez que se editó el workflow

• Última ejecución — el estado de la ejecución más reciente: Correcta, Filtrada o Fallida

• Propietario —  qué miembro del personal creó este workflow

• Estado — interruptor activo o desactivado

Puede gestionar cualquier workflow mediante el menú de tres puntos, que le da acceso a:

• Editar — abre el creador de workflows para realizar cambios
• Cambiar nombre — actualiza el nombre del workflow
• Historial de ejecuciones — abre el historial de ejecuciones de ese workflow
• Duplicar — crea una copia del workflow titulada [Nombre del workflow] Copia y la abre en modo edición
• Compartir — le permite compartir el workflow con otros miembros del equipo
• Mover a carpeta — organiza el workflow en una carpeta
• Copiar URL — copia un enlace directo al workflow
• Eliminar — elimina el workflow de forma permanente
• Ejecutar — activa manualmente el workflow para que se ejecute de inmediato

Organizar con carpetas

Cree carpetas en el lado izquierdo de la página Workflows para mantener sus automatizaciones organizadas.

Puede arrastrar y soltar tanto workflows como carpetas para reordenarlos. Al hacer clic en una carpeta de la lista, la vista se filtra para mostrar solo los workflows que contiene.

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Consultar el historial de ejecuciones de workflows

Cada ejecución queda registrada en el registro de auditoría de workflows, accesible desde la página Workflows. Los registros se muestran del más reciente al más antiguo e indican:

• Fecha y hora de la ejecución
• Icono del disparador y número total de pasos
• Título del workflow
• Estado de la ejecución — Correcta, Filtrada o Fallida

Puede filtrar el registro por intervalo de fechas, tipo de disparador, tipo de acción y nombre concreto de workflow.

Estados de ejecución:

• Correcta — el disparador se activó, se cumplieron las condiciones y todas las acciones se ejecutaron correctamente
• Filtrada — el disparador se activó, pero no se cumplieron las condiciones, por lo que no se ejecutó ninguna acción
• Detenida— se produjo un error durante la ejecución

Al hacer clic en una ejecución se abre el registro individual de esa ejecución, donde puede ver cada paso representado en el creador de workflows. Los pasos correctos aparecen resaltados en verde, y las ramas muestran qué camino tomaron los datos. Al hacer clic en cualquier paso se muestran los Datos de entrada y los Datos de salida de ese paso, de modo que pueda ver exactamente qué datos se procesaron en cada fase.

Ejecuciones por lotes (disparador de Programación) Cuando un disparador de Programación se ejecuta sobre un conjunto de datos, todas las ejecuciones individuales de ese lote se agrupan en una sola fila del historial. La fila muestra un resumen del total de ejecuciones Correctas, Fallidas y Filtradas, junto con la duración combinada.

El estado global del lote se determina de la siguiente manera:

• Cualquier ejecución fallida → el estado del lote es Fallida
• Todas las ejecuciones filtradas → el estado del lote es Filtrada
• Todas las ejecuciones correctas → el estado del lote es Correcta
• Mezcla de correctas y filtradas → el estado del lote es Correcta

Al hacer clic en un lote se abre la página de detalles del lote, que muestra el nombre del workflow, el estado global, el número total de ejecuciones y un resumen de las ejecuciones completadas, fallidas y filtradas. Cada ejecución individual aparece con su duración, un nombre legible (Fecha @ Hora — Nombre del cliente para las citas) y su estado. Al hacer clic en una ejecución individual se abre su registro completo; al pulsar Cerrar vuelve a la página de detalles del lote.

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Cómo crear un workflow

Paso 1: acceder a los workflows

Comience iniciando sesión en su cuenta de Pabau con sus credenciales de acceso. A continuación, vaya a Marketing en el menú lateral izquierdo; aparecerá la pestaña "Workflow". Haga clic para acceder a la página Workflows. Vaya a la esquina superior derecha y haga clic en el botón 'Crear workflow'.

Al hacer clic en Crear workflow, se le pedirá que elija cómo desea construir su workflow. Hay dos opciones:

Opción A — Usar una plantilla

Las plantillas son workflows predefinidos diseñados para escenarios habituales en clínicas, como enviar un correo de seguimiento tras una cita o notificar a un miembro del equipo cuando se crea una nueva oportunidad. Usar una plantilla es la forma más rápida de poner un workflow en marcha.

Al seleccionar una plantilla, el disparador, las condiciones y las acciones ya vienen configurados. Puede revisar cada paso y ajustar los parámetros a las necesidades de su clínica: por ejemplo, cambiar el contenido del correo, actualizar condiciones o cambiar el tipo de acción.

Opción B — Empezar desde cero

Empezar desde cero le da control total sobre cada paso del workflow. Al abrir el creador de workflows, la barra lateral derecha se abrirá automáticamente y le pedirá que seleccione un disparador. A partir de ahí, construye el workflow paso a paso, añadiendo el disparador, las condiciones, los retardos, las ramas y las acciones en la combinación que requiera su caso de uso.

Los pasos siguientes le guían por el proceso completo de construcción desde cero, pero los mismos pasos se aplican al editar o revisar una plantilla.

Paso 2: definir un disparador (obligatorio)

Elija el evento que inicia el workflow. Los disparadores son el punto de partida: nada se ejecuta hasta que se activa un disparador. Los tipos de disparador disponibles incluyen:

Clientes 

• Creado — cuando se crea un cliente (mediante Connect, la API o Pabau)

• Actualizado — cuando se actualiza un cliente (mediante Connect, la API o Pabau)

• Eliminado — cuando se elimina un cliente (mediante Connect, la API o Pabau)

Oportunidades

• Creada — cuando se crea una oportunidad (mediante Connect, la API o Pabau)

• Actualizada — cuando se actualiza una oportunidad (mediante Connect, la API o Pabau)

• Eliminada — cuando se elimina una oportunidad (mediante Connect, la API o Pabau)

Citas

• Creada — cuando se reserva una cita mediante Connect, la API o Pabau

• Actualizada — cuando se actualiza una cita desde el calendario

• Cancelada — cuando se cancela una cita desde el calendario o Connect

Laboratorios

• Creada — cuando se crea una solicitud de laboratorio

• Recibido — cuando se entrega o se sube un resultado de laboratorio mediante integración o manualmente

• Enviado — cuando se envía un resultado de laboratorio a un cliente a través de Pabau

• Actualizado — cuando se actualiza un resultado de laboratorio

Formularios

• Creado — cuando se crea un formulario (mediante Pabau, la API o Connect)

• Actualizado— cuando se actualiza un formulario (mediante Pabau, la API o Connect)

   

Actividades

• Creada — cuando se crea una actividad

• Actualizada — cuando se actualiza una actividad

• Eliminada— cuando se elimina una actividad

Facturas

• Creada — cuando se crea una factura

• Actualizada — cuando se actualiza una factura

• Anulada — cuando se anula una factura

• Reembolsada — cuando se reembolsa una factura

Pagos

• Creado — cuando se crea un pago

• Actualizado — cuando se actualiza un pago

• Anulado — cuando se anula un pago

• Reembolsado — cuando se reembolsa un pago

Cartas

• Creada — cuando se crea una carta

• Actualizada — cuando se actualiza una carta

• Anulada — cuando se anula una carta

Recetas

• Creada — cuando se crea una receta

• Actualizada — cuando se actualiza una receta

• Anulada — cuando se anula una receta

Membresías

• Creada — cuando se asigna una nueva membresía a un cliente

• Cancelada — cuando se cancela una membresía

Connect (Portal del cliente)

• Registro de usuario — cuando un cliente se registra a través del portal

• Inicio de sesión de usuario — cuando un cliente inicia sesión en el portal

• Carrito abandonado — cuando se inicia una reserva pero no se finaliza

Presupuesto

• Creado — cuando se crea un presupuesto 

• Actualizado — cuando se actualiza un presupuesto

• Eliminado — cuando se elimina un presupuesto 

Reseñas

• Recibida — cuando se envía una nueva reseña

Webhook

• Webhook recibido — cuando se recibe un webhook entrante en la URL de webhook de su cuenta de Pabau

Programación

Un disparador especial que ejecuta su workflow automáticamente a una hora definida: diaria, semanal, mensualmente o según una programación CRON personalizada.

A diferencia de otros disparadores que se activan ante un único evento, el disparador de Programación ejecuta su workflow sobre cada fila devuelta por una consulta de conjunto de datos PQL. Por ejemplo, si la consulta devuelve 100 citas, el workflow se ejecuta una vez por cita, procesando cada una de forma independiente. Esto resulta ideal para actualizaciones masivas, recordatorios automatizados y tareas recurrentes.

Al configurar el disparador de Programación, introduzca su consulta PQL y haga clic en Validar consulta para confirmar que devuelve los resultados esperados. Se requiere una consulta válida antes de guardar: los resultados vacíos son aceptables, pero la consulta en sí debe ser válida. Al hacer clic en la vista previa de resultados se abrirá el Data Explorer en una nueva pestaña para que pueda revisar el conjunto de datos completo antes de la ejecución.

Paso 3: añadir condiciones (opcional)

Añada reglas para determinar si el workflow debe continuar después de que se active el disparador. Si no se cumplen las condiciones, el workflow se detiene y la ejecución se registra como Filtrada. Puede combinar varias condiciones y usar valores dinámicos para evaluar los datos.

Las condiciones están vinculadas al objeto del disparador. Por ejemplo, si su disparador es Cita creada, sus condiciones se referirán al objeto cita.

Las condiciones disponibles incluyen:

Condiciones de cliente — campos de cliente estándar tal como aparecen en la ficha del cliente, incluidos los campos personalizados

Condiciones de oportunidad — campos estándar de oportunidad; para los disparadores de cambio de etapa, las condiciones incluyen Nombre del pipeline y Etapa del pipeline (desplegables dinámicos)

Condiciones de cita — campos de cita como estado, servicio, fecha, centro y más

Condiciones de formulario — Nombre del formulario, Creado por (desplegable de usuarios activos); las condiciones de formulario también tienen acceso al objeto cliente

Condiciones de actividad — campos de actividad como fecha de vencimiento, estado, usuario asignado y más

Condiciones de laboratorio — Nombre del laboratorio (desplegable), Pruebas (desplegable), Estado, Fecha de creación, Fecha de recepción, Creado por

Condiciones de membresía — Nombre de la membresía, Importe, Estado, Fecha de caducidad, Fecha de activación

Condiciones de Connect

• Registro de usuario: Fecha de creación, Fecha de verificación
• Inicio de sesión de usuario: Fecha de inicio de sesión

Condiciones de presupuesto — Fecha de caducidad, Fecha de creación, Fecha de emisión, Importe del presupuesto, Cliente del presupuesto, Centro del presupuesto, Número del presupuesto, Propietario del presupuesto, Estado, Plantilla, Cita del presupuesto, Fecha de firma, Fecha de envío del correo, Descargado, Última visualización, Líneas del presupuesto

Condiciones de reseña — Puntuación, Cliente, Fecha, Mensaje

Paso 4: añadir un retardo (opcional)

Si lo necesita, añada un retardo basado en el tiempo entre pasos. También puede usar retardos basados en eventos para pausar el workflow hasta que se produzca un cambio concreto; por ejemplo, esperar a que cambie una prioridad o se actualice un estado antes de pasar a la siguiente acción.

Paso 5: añadir una rama (opcional)

Las ramas le permiten crear rutas condicionales dentro de un workflow. Si se cumplen los criterios de la primera ruta, el workflow sigue esa ruta. Si no, comprueba la siguiente, y así sucesivamente. Piense en las ramas como una extensión de las condiciones para una lógica más compleja.

Paso 6: añadir una acción (obligatorio)

Las acciones son la fase final de ejecución de un workflow. Solo se activan una vez satisfechos todos los pasos anteriores: disparadores, condiciones y retardos. Cada acción realiza una operación concreta y devuelve un resultado de Correcto o Fallido.

👤 Acciones de cliente

• Crear cliente
• Actualizar campos del cliente
• Eliminar cliente
• Crear nota de cliente
• Crear alerta de cliente
• Crear alergia de cliente
• Crear problema de cliente

🎯 Acciones de oportunidad

• Crear oportunidad
• Actualizar campos de la oportunidad
• Eliminar oportunidad
• Convertir oportunidad en cliente
• Crear actividad de oportunidad
• Añadir nota de oportunidad

📅 Acciones de cita

• Crear cita — crea una nueva cita en el calendario
• Actualizar cita
• Cancelar cita
• Buscar cita — busca una cita existente por Nombre del cliente, Fecha & Hora o Campo personalizado usando lógica Y, y devuelve el identificador de la cita para usarlo en pasos posteriores

💬 Acciones de comunicación

• Enviar correo electrónico
• Enviar correo con plantilla
• Enviar correo interno
• Enviar SMS
• Registrar correo - registra un correo en la pestaña Comunicaciones de la ficha del cliente. El correo no se enviará desde Pabau. Resulta útil cuando las comunicaciones se envían a través de otra plataforma pero desea dejar constancia en Pabau. 
• Registrar llamada - registra una llamada en la pestaña Comunicaciones de la ficha del cliente. La llamada no se realizará a través de Pabau. Resulta útil cuando las llamadas se gestionan fuera de Pabau pero desea dejar constancia en Pabau. 
• Crear carta
• Crear carta con plantilla
  
  

📋 Acciones de actividad

• Crear actividad
• Actualizar actividad
• Eliminar actividad

🧾 Acciones de factura

• Crear factura
• Actualizar factura
• Anular factura

📝 Acciones de formulario

• Crear formulario
• Actualizar formulario

🧪 Acciones de laboratorio

• Crear solicitud de laboratorio
• Actualizar laboratorio
• Subir solicitud de laboratorio

📦 Acciones de stock

• Ajuste de stock — registra un movimiento manual de inventario. Introduzca una cantidad positiva para aumentar el stock o una cantidad negativa para reducirlo, junto con una descripción del motivo.

🔗 Acciones de integración & utilidades

• Enviar mensaje de Slack — envía un mensaje a un canal de Slack configurado
• Enviar webhook — envía un webhook saliente a una URL externa con los datos del objeto correspondiente, siempre construidos a partir de las últimas API GET de Pabau. Los objetos admitidos incluyen Cliente, Cita, Oportunidad, Factura, Pago, Formularios, Actividades, Laboratorios, Recetas y Cartas.
• Realizar cálculo — realiza una operación matemática definida sobre los valores de entrada y devuelve el resultado para usarlo en pasos posteriores
• Formatear datos — da formato a valores como fechas, números o cadenas mediante códigos de formato definidos antes de pasarlos a otras acciones

Paso 7: probar y activar

Probar un workflow estándar: haga clic en el botón Probar para simular una ejecución sin realizar acciones reales. Puede ajustar el periodo de prueba para simular datos de los últimos 5 minutos, 10 minutos, 1 hora, 24 horas o 48 horas, lo que le proporciona un conjunto de datos más amplio para validar la lógica de su workflow antes de ponerlo en marcha. Los resultados de la prueba se almacenan en el registro de ejecuciones igual que en una ejecución real, pero no se ejecuta ninguna acción.

Probar un workflow con disparador de Programación: en los workflows programados, hacer clic en Probar realiza una ejecución forzada sobre el conjunto completo de datos devuelto por su consulta PQL. Una única fila representa el conjunto de datos; pase el cursor sobre ella para ver una descripción emergente con todas las citas sobre las que se ejecutará el workflow. Al hacer clic en Probar, el workflow se ejecuta sobre cada elemento del conjunto de resultados, exactamente como en una ejecución real.

Cuando esté conforme, active el interruptor Publicar para activar el workflow.

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Cómo crear un workflow programado

En esta sección le explicaremos cómo construir un workflow que se ejecute según una programación fija en lugar de con un disparador inmediato. Los workflows programados son ideales para tareas rutinarias como comprobaciones diarias, procesos de limpieza, envíos de recordatorios o actualizaciones de informes.

Paso 1: acceder a los workflows

Inicie sesión en su cuenta de Pabau y vaya a Marketing en el menú lateral izquierdo. Haga clic en la pestaña Workflow. En la esquina superior derecha, haga clic en Crear workflow. Elija si desea empezar desde cero o usar una plantilla.

• Si va a usar una plantilla, seleccione la que se ajuste a su caso de uso. El disparador, las condiciones y las acciones vendrán preconfigurados; puede revisar y ajustar cada paso antes de activarlo.

• Si va a empezar desde cero, el creador de workflows se abrirá con la barra lateral derecha pidiéndole que seleccione un disparador. Continúe con los pasos siguientes.

Paso 2: Selecciona el disparador Programación

En la lista de disparadores, seleccione Programación. Esto es lo que diferencia a un workflow programado de uno estándar: en lugar de activarse en respuesta a un evento en vivo, se ejecuta a la hora y con la frecuencia que usted configure.

Una vez seleccionado, deberá configurar dos cosas:

Frecuencia — elija con qué frecuencia debe ejecutarse el workflow:

• Diaria
• Semanal
• Mensual
• Personalizada — mediante una expresión CRON para una programación más precisa (por ejemplo, cada noche a las 11pm, o cada lunes por la mañana a las 8am)

Consulta PQL — defina sobre qué registros debe ejecutarse el workflow cada vez que se active. Por ejemplo:

"Citas cuya fecha de inicio sea Hoy Y cuyo estado no sea Completada Y cuyo estado no sea Cancelada"

Esto indica a Pabau que busque todas las citas abiertas de hoy cuando se ejecute el workflow, y que procese cada una de forma individual.

Una vez escrita su consulta, haga clic en Validar consulta para confirmar que está correctamente redactada y ver una vista previa de los resultados. Debe validar antes de guardar: los resultados vacíos son aceptables, pero la consulta en sí debe ser válida.

Para revisar la lista completa de registros coincidentes, haga clic en el recuento de resultados para abrir el Data Explorer en una nueva pestaña. Esto le permite ver exactamente sobre qué registros se ejecutará el workflow antes de activarlo.

Paso 3: añadir condiciones (opcional)

Las condiciones le permiten añadir una capa extra de filtrado sobre su consulta PQL. Si un registro coincide con la consulta pero no cumple las condiciones, la ejecución se registrará como Filtrada y no se realizará ninguna acción para ese registro.

Por ejemplo, si su consulta devuelve todas las citas de hoy, podría añadir una condición para continuar solo si el servicio de la cita es un tipo de tratamiento concreto.

Paso 4: añadir un retardo (opcional)

Si desea pausar el workflow entre pasos —por ejemplo, esperar un número determinado de horas antes de enviar un mensaje de seguimiento— puede añadir aquí un retardo basado en el tiempo o en un evento.

Paso 5: añadir una rama (opcional)

Las ramas le permiten crear distintas rutas dentro del workflow según los datos. Si se cumplen los criterios de la primera ruta, el workflow sigue ese camino. Si no, comprueba la siguiente ruta. Resulta útil cuando necesita que ocurran acciones distintas para distintos tipos de registros dentro de una misma ejecución programada.

Paso 6: añadir una acción (obligatorio)

Las acciones son lo que el workflow hace realmente cuando se ejecuta. Cada registro devuelto por su consulta PQL —que además cumpla las condiciones que haya establecido— será objeto de esta acción.

Por ejemplo, si su workflow programado encuentra todas las citas incompletas de hoy, su acción podría ser actualizar el estado de la cita a Completada, o enviar al cliente un correo de seguimiento.

Paso 7: probar su workflow

Antes de activarlo, pruebe siempre su workflow programado para asegurarse de que se comporta como espera.

Haga clic en el botón Probar en la esquina superior derecha del creador de workflows. En los workflows con disparador de Programación, esto realiza una ejecución forzada sobre el conjunto completo de datos devuelto por su consulta PQL. Verá una única fila que representa el conjunto de datos; pase el cursor sobre ella para ver una descripción emergente con todos los registros sobre los que se ejecutará el workflow. Al hacer clic en Probar, el workflow se ejecutará sobre cada elemento del conjunto de resultados, exactamente como en una ejecución real.

Los resultados de la prueba quedan registrados en el registro de ejecuciones para que pueda revisar qué ocurrió en cada paso, incluidos los datos de entrada y de salida de cada registro procesado.

Paso 8: activar el workflow

Cuando esté conforme con los resultados de la prueba, active el interruptor Publicar para activar el workflow. A partir de ese momento, se ejecutará automáticamente con la frecuencia y a la hora que haya configurado, sin que usted tenga que hacer nada más.

Cómo utilizar PQL

PQL (Pabau Query Language) es la lógica que funciona entre bastidores y da soporte a las herramientas de filtrado y búsqueda que utiliza cada día en Pabau: en informes, listas y automatizaciones. Siempre que establece filtros para citas, clientes, facturas o cualquier otra cosa, es PQL lo que ayuda a Pabau a mostrar solo los resultados que coinciden con lo que busca.

La mayor parte del tiempo, PQL funciona de forma invisible en segundo plano y nunca necesita pensar en ello. Sin embargo, en determinadas áreas de Pabau —como el disparador de Programación en los workflows y el Data Explorer— puede escribir consultas PQL directamente para definir exactamente qué registros desea seleccionar.

Una consulta PQL se compone de tres partes:

• Objeto — el tipo de registro que desea consultar, como Citas, Clientes, Facturas u Oportunidades.

• Condiciones — las reglas que los registros deben cumplir para incluirse en los resultados. Por ejemplo, puede querer solo las citas cuyo estado no sea Completada, o solo los clientes creados en los últimos 30 días.

• Operadores — la lógica que conecta sus condiciones, como Y (todas las condiciones deben cumplirse) u O (al menos una condición debe cumplirse).

Un ejemplo sencillo de consulta PQL tiene este aspecto:

"Buscar todas las citas cuya fecha de inicio sea Hoy Y cuyo estado no sea Completada Y cuyo estado no sea Cancelada."

Cuando se ejecuta esta consulta, Pabau devuelve todas las citas que cumplen esas tres condiciones, y solo esas citas.

Dónde utilizar PQL en Pabau

Workflows — disparador de Programación

Cuando utiliza el disparador de Programación en los workflows, escribe una consulta PQL para definir sobre qué registros debe ejecutarse el workflow. Por ejemplo, podría escribir una consulta que encuentre todas las citas de hoy que no se hayan marcado como completadas, y luego configurar el workflow para que se ejecute a las 11pm y las marque todas automáticamente como completadas. El workflow se ejecutará una vez por cada registro que devuelva la consulta.

Data Explorer

El Data Explorer le permite explorar y consultar los datos de su clínica directamente con PQL. Puede utilizarlo para explorar registros, detectar tendencias y validar sus consultas antes de usarlas en un workflow.

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