En este artículo, te ofrecemos un desglose detallado del informe de Equipo, ayudándote a entender las métricas clave y la información que ofrece.
Índice de contenidos:
1. Ingresos
2. Turnos
3. Rendimiento
4. KPIs
El informe de Equipo te ayuda a hacer seguimiento del rendimiento financiero y la eficiencia del personal, facilitando la toma de decisiones inteligentes, la detección de áreas de mejora y la gestión de la nómina.
El informe se divide en cuatro categorías:
- Ingresos: ingresos totales procedentes de servicios, venta al por menor, membresías, vales de regalo y paquetes.
- Turnos: horas trabajadas, horarios del personal y uso del tiempo.
- Rendimiento: productividad de los empleados, contribuciones a las ventas y métricas de satisfacción del cliente.
- KPIs: indicadores clave como los ingresos por hora, el valor medio de transacción y la proporción entre servicios y ventas al por menor.
Antes de entrar en las secciones y datos incluidos en el informe, vamos a repasar primero cómo usar los filtros del informe.
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Filtro de enfoque: te permite elegir una o varias de las cuatro secciones disponibles para mostrar. Por defecto, se selecciona "Todo". Si eliges secciones específicas, el resto se ocultará del informe. Para guardar tu selección para usos futuros, activa la opción "Recordar".
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Menú desplegable de contabilidad: elige si el informe debe mostrar los datos según la contabilidad de caja o la contabilidad basada en ventas.
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Filtro de empleado: pasa el cursor por el área de empleados para seleccionar o deseleccionar aquellos cuyos datos quieras incluir o excluir en el informe.
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Filtro de ubicación: pasa el cursor por el campo de ubicación para seleccionar la ubicación que quieras ver. Puedes añadir varias ubicaciones o incluirlas todas haciendo clic en las opciones que desees.
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Filtro de rango de fechas: pasa el cursor por el rango de fechas seleccionado actualmente para cambiarlo. Puedes elegir día, semana, mes, trimestre o año, o establecer un rango de fechas personalizado. Una vez que hayas seleccionado un rango, por ejemplo, "Mes", usa el campo adyacente para elegir el mes concreto que quieras ver.
Categoría de ingresos
La categoría de Ingresos consta de las secciones: Salarios, Propinas, Comisión y una fila que muestra la compensación total de cada miembro del personal.
Salarios
La sección de Salarios obtiene información de las funciones de registro de entrada y salarios. Para garantizar la precisión de los datos, asegúrate de lo siguiente:
Registrar las horas trabajadas:
- Horas de inicio y fin.
- Duración de los descansos (por ejemplo, la pausa para comer).
- Horas extra, si corresponde.
Verificar la hoja de horas:
- Asegúrate de que los registros de la hoja de horas sean precisos y cumplan con las políticas de la empresa.
- Confirma cualquier ajuste, como bajas por enfermedad, vacaciones o festivos.
- Separa las horas normales de las horas extra o especiales (por ejemplo, turnos de noche o trabajo de fin de semana).
- Aplica las tarifas correspondientes a cada categoría.
Calcular el total de horas:
- Suma el total de horas trabajadas durante el periodo de pago según la tarifa por hora.
- Resta cualquier descanso no pagado o ausencia no aprobada.
Propinas
La fila de propinas muestra un resumen de todas las propinas recibidas por los miembros de tu equipo, siempre que la función esté activada; para ello, ve a Configuración, selecciona Políticas y luego elige Propinas.
Comisiones
Esta sección calcula las comisiones ganadas por los empleados en varias categorías, incluyendo servicios, venta de productos al por menor, vales de regalo, membresías y paquetes.
1. Seguimiento de transacciones: las comisiones se basan en las ventas registradas de cada categoría.
2. Aplicación de tarifas: los porcentajes de comisión se aplican según la política de la empresa para:
- Servicios realizados.
- Artículos al por menor vendidos.
- Ventas de vales de regalo, membresías y paquetes.
3. Resumen por empleado: los totales se calculan por miembro del personal para el periodo seleccionado.
Usa este informe para revisar el rendimiento, procesar la nómina y garantizar pagos precisos.
Categoría de turnos
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Horas programadas: muestra el total de horas que el personal tiene programadas para trabajar durante un periodo específico, ofreciendo información sobre la planificación y disponibilidad de la plantilla.
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Horas reservadas: resume las horas ocupadas con citas de clientes, mostrando cuán eficazmente se utilizan los horarios del personal.
Esta sección se puede expandir para mostrar las horas reservadas de cada categoría de servicio, que a su vez se pueden desglosar para mostrar las horas reservadas de los servicios individuales dentro de esas categorías.
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Horas bloqueadas: hace seguimiento de las horas bloqueadas para actividades no relacionadas con clientes, como descansos, reuniones o tareas administrativas, ayudando a identificar posibles ineficiencias en la programación. Al expandir esta sección se revela un desglose de horas registradas y no registradas. Las horas registradas se refieren a bloqueos pagados, mientras que las no registradas representan bloqueos no pagados.
Categoría de rendimiento
La categoría de Rendimiento muestra las ventas realizadas por cada miembro del personal, organizadas por categoría de artículo.
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Servicios: hace seguimiento de los ingresos generados y la productividad de los servicios prestados, destacando las contribuciones del personal y las ofertas más populares.
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Venta al por menor: resume el rendimiento de las ventas al por menor, incluyendo los productos más vendidos y las ventas adicionales impulsadas por el personal.
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Vales: analiza las ventas de vales de regalo, mostrando tendencias y contribuciones individuales a los ingresos por vales.
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Depósitos: informa sobre los depósitos cobrados por citas o paquetes, garantizando la responsabilidad y previendo los ingresos futuros.
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Paquetes: hace seguimiento de las ventas y usos de paquetes de servicios, reflejando el compromiso del cliente y los ingresos a largo plazo.
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Membresías: supervisa las ventas y renovaciones de membresías, destacando los ingresos recurrentes y la eficacia del personal a la hora de promover las membresías.
Si quieres profundizar en las cifras, puedes hacer clic en la flecha para ver las ventas por artículo individual en cada categoría.
Categoría de KPIs
Visitas de clientes
El informe detalla el número total de visitas únicas de clientes registradas cada día. Una visita se cuenta cuando un cliente tiene una reserva. Es importante señalar que, si un cliente tiene varias reservas el mismo día, seguirá contando como varias visitas.
Factura media (por usuario)
La Factura media (por usuario) se expresa como un importe monetario. Se calcula dividiendo el total de ventas realizadas por un miembro del personal entre el número de visitas que tuvo.
Por ejemplo, si el miembro del personal A realizó 150 $ en ventas en 3 visitas, su factura media sería 150 $ dividido entre 3, lo que equivale a 50 $ por visita. Si el mismo cliente visitó varias veces, su gasto total se suma, y las ventas totales del miembro del personal se dividen entre el número de visitas, no entre el número de clientes únicos.
Nueva reserva
La tasa de nueva reserva se determina si se cumple alguna de las siguientes condiciones para un cliente el día de su cita:
- Ya tiene una cita futura reservada.
- Realiza una reserva para una cita futura el día de su visita.
La cita futura no necesita ser con el mismo miembro del personal para que se considere una nueva reserva. Además, si tienes varias ubicaciones en Pabau, la cita futura puede ser en una ubicación diferente y aun así se considerará una nueva reserva exitosa.
Si se crea una reserva en cualquier día posterior a su visita, no se considerará una nueva reserva.
NOTA: si una cita se vuelve a reservar con éxito pero luego se cancela, ya sea por ti o por tu cliente, dejará de contar como una nueva reserva.
Tasas de utilización
La utilización se refiere a la proporción de tiempo en que un miembro del personal está activamente reservado con clientes en relación con el total de sus horas programadas. En este contexto, la agenda completa se considera el 100% del tiempo disponible. Por lo tanto, el porcentaje de utilización indica cuánto de ese tiempo programado está realmente ocupado con citas o servicios.
👉 Nota importante sobre las horas bloqueadas:
- Las horas bloqueadas que provienen de "Programar ausencia" en el Programador (como vacaciones o baja por enfermedad) no se incluyen en la utilización, ya que no representan tiempo de trabajo real. Sin embargo, los bloqueos añadidos directamente en la agenda sí se restan del tiempo total disponible.
- Por ejemplo, si un miembro del personal tiene 10 horas programadas, con 3 horas reservadas y 3 horas bloqueadas, el cálculo se basaría en 7 horas disponibles (10 – 3). En este caso, utilización = 3 ÷ 7 × 100 = 43%. Esta distinción ayuda a evitar confusiones en los casos en que las horas bloqueadas podrían inflar los porcentajes de utilización (por ejemplo, apareciendo como 90% aunque haya una cantidad significativa de tiempo no disponible).
La tasa media de utilización en una clínica puede variar según el tipo de práctica, el tamaño de la clínica y la eficiencia operativa. Se expresa como un porcentaje y se calcula dividiendo las horas reales que un profesional (médico, enfermero o personal) dedica a los pacientes entre el total de horas disponibles que tiene programadas para trabajar.
Una clínica bien gestionada generalmente busca una tasa de utilización del 70–85%. Tasas más altas que esta podrían indicar exceso de trabajo o falta de tiempo de descanso para los profesionales, lo que podría afectar a la calidad de la atención.
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Clínicas de atención primaria: 60–80%
- Los profesionales dedican gran parte de su tiempo a la atención directa a pacientes, pero también pueden tener tiempo libre debido a cancelaciones, tareas administrativas o ineficiencias.
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Clínicas especializadas: 70–90%
- Los especialistas pueden tener una utilización más alta debido a citas más largas y programadas, y menos visitas sin cita previa.
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Clínicas de urgencias: 50–70%
- La utilización suele ser menor debido a la variabilidad en el volumen de pacientes.
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Clínicas quirúrgicas: 70–90%
- Tasas de utilización más altas debido a procedimientos planificados y más largos.
Las tasas de utilización pueden superar el 100% cuando el personal tiene citas programadas más allá de sus horas asignadas, lo que hace que el total de horas de cita supere sus horas reales programadas.
Esto también puede ocurrir por dobles reservas. Por ejemplo, si un miembro del personal está programado para una hora, pero tiene dos citas de una hora reservadas simultáneamente, su tasa de utilización se calcularía en un 200%.
KPIs de categoría de artículo
Las filas de categoría de artículo en la sección de KPIs muestran el número de artículos por categoría vendidos por cada miembro del personal en el rango de fechas seleccionado.
Desgloses
Al hacer clic en cualquier cifra, puedes profundizar en la información y manipular los datos aún más.
Los desgloses son una excelente forma de detectar cualquier problema con la asignación incorrecta de comisiones o ventas.
Siguiendo estos pasos, podrás ejecutar y entender el Informe de equipo, obteniendo información valiosa sobre el rendimiento, los ingresos y la productividad de tu equipo.
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