Este artículo define los términos clave y los nombres de las áreas que se usan en toda la plataforma Pabau para ayudarte a navegar con confianza, especialmente si vienes de otro sistema de gestión de consultas o EMR.
Como Pabau lo utilizan clínicas y consultorios de todo el mundo, parte de la terminología puede diferir de lo que estás acostumbrado a ver. Este glosario cubre los términos más comúnmente confundidos para que siempre sepas exactamente dónde ir y qué hace cada función.
Clientes
Un Cliente en Pabau es cualquier persona que tiene un perfil en tu sistema, ya sea que haya reservado una cita, recibido un tratamiento o simplemente haya sido añadida a tu base de datos. En otras plataformas esto puede llamarse Paciente, Cliente o Contacto.
Ficha del cliente
La Ficha del cliente es la página de perfil completa de un cliente individual. Contiene toda la información relacionada con esa persona: sus citas, datos financieros, documentos, formularios, notas de tratamiento, comunicaciones y más. Piénsalo como el registro central de cada cliente.
Formularios vs. Documentos vs. Notas de tratamiento
Estos tres son los términos que más se confunden en Pabau.
Los Formularios (también llamados Formularios médicos) son cuestionarios digitales o formularios de consentimiento que se envían a los clientes para que los completen, antes o después de una cita. Ejemplos: formularios de admisión, formularios de consentimiento y cuestionarios de salud. Los clientes los completan ellos mismos, normalmente a través de un enlace enviado a su correo electrónico o mediante Pabau Connect.
Los Documentos son archivos almacenados en el perfil de un cliente. Se pueden subir manualmente, como un DNI escaneado, una carta de derivación o cualquier archivo que quieras conservar. Los clientes no los completan; los sube tu equipo.
Las Notas de tratamiento son las notas clínicas registradas por un profesional durante o después de una cita. Las completa el propio personal internamente y recogen lo que se hizo, las observaciones y cualquier seguimiento necesario. En otros sistemas se pueden llamar Notas clínicas, Notas SOAP o Notas de progreso.
Cartas
Las Cartas en Pabau son documentos escritos formales generados para un cliente y almacenados en su perfil, por ejemplo, una carta de derivación o un resumen clínico. Son diferentes de los Documentos (archivos subidos) y de las Comunicaciones (correos o SMS enviados al cliente).
Notas
Las Notas son notas internas informales añadidas al perfil de un cliente por el personal. No se envían al cliente y están pensadas solo para uso interno, por ejemplo, una nota sobre la preferencia de un cliente o un recordatorio de seguimiento. Son diferentes de las Notas de tratamiento, que son registros clínicos vinculados a una cita.
EMR (Historial médico electrónico) / Ficha clínica
EMR/Ficha clínica es la sección dentro de la Ficha del cliente que contiene toda la información clínica del cliente. Incluye subsecciones para Alergias, Prescripciones, Analíticas, Problemas del cliente, Formularios, Fotos y Pruebas de parche. En otras plataformas esto puede llamarse Registro del paciente, Expediente clínico o Historial de salud.
Prescripciones vs. Medicamentos
Medicamentos en Pabau se refiere a la lista de fármacos o sustancias que has configurado en tu sistema dentro de la sección Clínica. Es tu biblioteca de referencia.
Las Prescripciones son las recetas reales emitidas a un cliente concreto, generadas a partir de esa lista de medicamentos y almacenadas en el perfil del cliente. Así, Medicamentos es la configuración, y Prescripciones es el resultado.
Pruebas de parche
Las Pruebas de parche son un tipo de registro clínico almacenado en la sección EMR del perfil de un cliente. Registran los resultados de las pruebas de alergia o sensibilidad realizadas antes de ciertos tratamientos, ayudando a los profesionales a comprobar si el cliente puede proceder con seguridad.
Actividades
Las Actividades son tareas o acciones de seguimiento asignadas a un miembro del personal en relación con un cliente o un lead. Ayudan a los equipos a saber qué hay que hacer, a quién se le ha asignado y si se ha completado. En otras plataformas esto puede llamarse Tareas o Pendientes.
Calendario vs. Reservas online
El Calendario es la herramienta interna de programación que tu equipo utiliza para gestionar y ver las citas día a día.
Las Reservas online se refieren a la página de reservas orientada al cliente, donde los clientes pueden reservar sus propias citas. Es independiente del calendario interno, aunque las reservas hechas online aparecen directamente en él.
Bloqueos
Los Bloqueos son franjas horarias marcadas como no disponibles en el Calendario. Impiden las reservas durante ese periodo y se pueden usar para bloquear tiempo para descansos, reuniones, formación o cualquier momento sin citas. En otros sistemas esto puede llamarse Bloques, Indisponibilidad o Fuera de oficina.
Lista de espera
La Lista de espera es una lista de clientes que quieren reservar una cita pero no encontraron un horario disponible. Cuando se libera un hueco, el personal puede contactar a los clientes en lista de espera para ofrecerles ese horario. En otros sistemas esto también puede llamarse Lista de cancelaciones.
Servicios vs. Paquetes
Los Servicios son los tratamientos o citas individuales que ofrece tu clínica, por ejemplo, una consulta de Botox o un facial.
Los Paquetes son conjuntos de varios servicios vendidos juntos, a menudo con un precio reducido. Por ejemplo, un ciclo de seis sesiones láser vendido como un solo paquete.
Recursos
Los Recursos son los activos físicos necesarios para prestar un servicio, como una sala de tratamiento, un equipo o una camilla concreta. Los recursos se pueden asignar a los servicios para que Pabau compruebe su disponibilidad al reservar, evitando la doble reserva de activos compartidos.
Servicios virtuales
Los Servicios virtuales son citas realizadas a distancia, como videoconsultas. Funcionan igual que los servicios normales en cuanto a reserva y programación, pero se marcan como virtuales para que el cliente reciba un enlace de video en lugar de una dirección física.
Clases
Las Clases son citas en grupo donde varios clientes pueden reservar la misma sesión. Se diferencian de los Servicios normales, que son individuales. Ejemplos: sesiones de bienestar en grupo o citas de entrenamiento en grupo.
Membresías
Las Membresías son planes de suscripción recurrentes que puedes vender a los clientes, por ejemplo, una membresía mensual que incluye un número determinado de tratamientos o un descuento en servicios. Se gestionan de forma independiente a los Paquetes.
Leads
Un Lead es un cliente potencial que ha mostrado interés en tu clínica pero que aún no ha reservado ni se ha convertido en cliente completo. Los leads se gestionan en la sección Leads y pueden moverse a través de un pipeline hasta convertirse en cliente.
Pipelines
Los Pipelines son las etapas visuales por las que pasa un lead desde el primer contacto hasta la conversión, por ejemplo: Nueva consulta → Consulta reservada → Tratamiento reservado → Cliente. Puedes personalizar las etapas de tu pipeline para adaptarlas al proceso de ventas o admisión de tu clínica.
Presupuestos
Los Presupuestos son estimaciones de coste formales enviadas a un cliente antes del tratamiento. Un presupuesto se puede convertir en una factura una vez que el cliente acepta proceder. En otras plataformas esto también puede llamarse Estimación.
Remesa
La Remesa se refiere a los registros o resúmenes de pago enviados a terceros pagadores, por ejemplo, aseguradoras o cuentas corporativas, confirmando qué se ha pagado y por qué servicios.
Finanzas vs. Pagos
Finanzas es la sección más amplia que abarca facturas, historial de ventas, impuestos, descuentos, presupuestos y reportes financieros.
Pagos dentro de esa sección se refiere específicamente a las transacciones registradas: qué se ha pagado, con qué método y cuándo.
Comunicaciones vs. Marketing
Comunicaciones en Pabau abarca las herramientas utilizadas para enviar mensajes directos a los clientes: plantillas de correo electrónico, plantillas de SMS, plantillas de cartas y notificaciones al cliente como confirmaciones y recordatorios de cita.
Marketing abarca herramientas más amplias diseñadas para atraer y retener clientes: automatizaciones, difusiones, vales de regalo, programas de fidelización, reseñas y formularios de captación.
Notificaciones al cliente
Las Notificaciones al cliente son los mensajes automáticos del sistema que Pabau envía a los clientes en relación con las citas, como confirmaciones de reserva, recordatorios y avisos de cancelación. Son diferentes de las plantillas de Comunicaciones, que se envían manualmente o se activan mediante automatizaciones que tú mismo configuras.
Automatizaciones vs. Difusiones
Las Automatizaciones son comunicaciones activadas que se envían automáticamente según un evento específico, como enviar un correo de preparación 24 horas antes de una cita o un seguimiento después de una visita.
Las Difusiones son mensajes masivos puntuales enviados manualmente a un grupo seleccionado de clientes, como un correo promocional o un boletín.
Formularios de captación
Los Formularios de captación son formularios web que puedes insertar en tu sitio web o compartir mediante un enlace para recoger consultas o información de nuevos clientes. Los envíos pueden crear automáticamente un registro de Lead o Cliente en Pabau.
Dirección del remitente
La Dirección del remitente es la dirección de correo electrónico que aparece como remitente cuando Pabau envía correos a tus clientes. Se configura en Comunicaciones y debe reflejar el dominio de correo de tu clínica para dar una imagen profesional.
Pabau Connect / Portal del cliente
Pabau Connect es el portal orientado al cliente donde los clientes pueden ver sus próximas citas, completar formularios médicos, acceder a instrucciones de cuidado posterior y gestionar su perfil. Es independiente de la plataforma principal de Pabau, que es de uso exclusivo del personal.
Pabau GO
Pabau GO es la app móvil de Pabau para iOS diseñada para que los profesionales y el personal la usen sobre la marcha. Cubre funciones clave como citas, gestión de clientes, pagos y leads desde un dispositivo móvil.
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Echo AI
Echo AI es la herramienta de inteligencia artificial integrada de Pabau. Actualmente ayuda a generar y resumir notas de tratamiento, reduciendo el tiempo que los profesionales dedican a la documentación clínica.
App Marketplace
El App Marketplace es donde puedes encontrar y conectar integraciones y complementos de terceros para ampliar lo que Pabau puede hacer, por ejemplo, conectar procesadores de pago, plataformas de reseñas u otras herramientas que use tu clínica.
Configuración
Configuración es donde ajustas todo lo relacionado con tu cuenta de Pabau: tu equipo, servicios, plantillas de comunicaciones, ajustes de reservas online, integraciones y más. Si quieres cambiar cómo funciona algo, Configuración es casi siempre el punto de partida.
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