En este artículo aprenderás a revisar y validar una reclamación, enviarla a Healthcode, corregir rechazos y hacer seguimiento hasta el pago.
Ya has configurado lo esencial (Parte 1), añadido la póliza del cliente (Parte 2) y cargado la visita a su aseguradora (Parte 3). Esta última parte convierte esa factura en una reclamación electrónica: validada antes de salir de Pabau, enviada a través de Healthcode y seguida hasta el pago.
NOTA: Esta guía es para consultas en el Reino Unido. Las reclamaciones se envían electrónicamente a través del servicio de compensación de Healthcode, con herramientas adicionales para verificaciones de membresía BUPA y remesas de aseguradoras.
1. Abre la reclamación
Ve a Money → Claims. El panel muestra todas las facturas de aseguradoras con recuentos en vivo por estado:
- Pending - generada pero aún no enviada a Healthcode.
- Submitted -enviada a Healthcode; la línea HC de la fila hace seguimiento del estado del servicio de compensación (recibida, validada, enviada a la aseguradora, recibida por la aseguradora).
- Processing - se ha iniciado una remesa para esta reclamación pero aún no se ha finalizado.
- Paid - liquidada por completo (las reclamaciones pagadas parcialmente también se cuentan aquí).
- Needs action - rechazada o pendiente de una corrección por tu parte.
Usa el selector de periodo, el cuadro de búsqueda (número de reclamación, cliente, código de autorización) y las pestañas por aseguradora para acotar la lista, y haz clic en Open (o en Fix en una reclamación rechazada) para entrar al espacio de trabajo de la reclamación. Export descarga la vista actual como un CSV.
2. Revisa la reclamación
La pantalla Submit Claim reúne todo lo que Healthcode necesita. Las tarjetas del encabezado muestran el ID del miembro de la póliza, la aseguradora, el método y los importes - para miembros de BUPA, el botón Lookup en la tarjeta del ID de miembro verifica la póliza al instante (guía).
La reclamación está organizada en secciones - la mayoría de los campos llegan precompletados desde tus valores predeterminados, la tarjeta del cliente y la factura; cualquier dato que falte o sea inválido se marca en rojo:
3. Añade el código de diagnóstico
En Clinical event, la mayoría de las aseguradoras requieren el diagnóstico del paciente como un código ICD-9. Haz clic en el campo de diagnóstico y busca en el catálogo de códigos integrado por código o descripción:
4. Comprueba los conceptos de servicio
Cada línea de la factura se convierte en un concepto de servicio que lleva su código de procedimiento CCSD, el código de servicio específico de la aseguradora, el código ISC y los totales de línea. Estos provienen de los códigos de facturación de tus servicios (Parte 1, paso 9) pero se pueden ajustar por reclamación:
5. Valida y luego envía
Haz clic en Validate para comprobar la reclamación con Healthcode sin enviarla - corrige cualquier cosa que marque. Cuando el pie de página muestre Ready to validate / send to Healthcode, haz clic en Send Invoice to Healthcode. El estado cambia a Submitted y Pabau consulta a Healthcode el progreso de la reclamación; usa el icono de actualizar en la fila del panel para sincronizar cuando quieras.
6. Corrige los rechazos
Si Healthcode o la aseguradora rechazan la reclamación, esta pasa a Needs action con el motivo adjunto. Los más comunes:
- No matching membership details - los datos del paciente no coinciden con los registros de la aseguradora (por ejemplo "Susie" en vez de "Susan", una dirección antigua o un número de membresía mal escrito). Consulta con la aseguradora, corrige la tarjeta del cliente y vuelve a enviar. Para miembros de BUPA, realiza primero una verificación de membresía.
- Invalid username / password o Access denied - tus credenciales o suscripción de Healthcode necesitan atención; revísalas en la configuración de Claims o contacta con Healthcode.
- The insurer requires an agreed fee for this service - Vitality requiere que se configuren precios orientativos en tu cuenta de Healthcode (Accounting → Guideline Pricing).
Soporte de Healthcode: 0330 900 4900 o custserv@healthcode.co.uk.
7. Cobra el pago
Cuando la aseguradora pague, registra la remesa y concíliala con tus reclamaciones enviadas, incluida cualquier diferencia que debas volver a facturar al paciente. Eso se explica en Cómo registrar los pagos de aseguradoras con remesas.
La serie de guías de seguros del Reino Unido
- Parte 1: Configura lo esencial del seguro
- Parte 2: Configuración del seguro del cliente
- Parte 3: Conecta las citas con el seguro
- Parte 4: Envía y haz seguimiento de las reclamaciones con Healthcode (este artículo)
¿Tienes preguntas? Contáctanos cuando quieras a través del chat de la app; estaremos encantados de ayudarte a enviar tus primeras reclamaciones.
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