En este artículo, le explicaremos cómo compartir de forma segura formularios y notas de tratamiento desde el perfil de un cliente a través del Portal del cliente. El proceso es similar al de compartir documentos, garantizando que la información sensible del cliente se entregue de forma segura.
Paso 1: Navega a la ficha del cliente
Comience iniciando sesión en su cuenta de Pabau y utilice la barra de búsqueda situada en la parte superior de la pantalla para buscar al cliente con quien desea compartir un formulario.
Paso 2: acceder a la ficha del cliente y los formularios
En el menú desplegable, seleccione una de las siguientes opciones:
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Formularios - para compartir formularios médicos o administrativos
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Notas de tratamiento - para compartir notas clínicas o resúmenes de progreso
Paso 3: localizar el formulario o la nota de tratamiento que desea compartir
En la sección seleccionada, recorra la lista y busque el formulario o la nota de tratamiento específicos que desea compartir. Junto a cada elemento, verá un botón «Compartir de forma segura».
NOTA: si tiene habilitada la compatibilidad con el cumplimiento de la HIPAA, no podrá compartir ningún formulario con el cliente.
Paso 4: compartir el formulario o la nota de tratamiento de forma segura
Una vez que haga clic en ''Compartir de forma segura'', se abrirá un panel en el lado derecho de la pantalla.
Desde aquí, puede revisar, personalizar y enviar sus formularios de forma segura al cliente a través del Portal del cliente.
Esto es lo que incluye cada sección del panel de Compartir de forma segura:
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Formularios compartidos
En la parte superior del panel, verá el número total de formularios que se han compartido con el cliente.
Si desea revisar los detalles, haga clic en el botón ''Ver'' para abrir el ''Historial de uso compartido''. Esto mostrará qué formularios se compartieron, cuándo se enviaron y qué miembro del personal los compartió.
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Detalles del destinatario
En el campo ''Compartir con'', seleccione quién recibirá los formularios compartidos, normalmente el cliente, aunque también puede optar por compartirlos con una compañía de seguros u otro contacto autorizado.
- Formularios seleccionados
Aquí puede ver el formulario que ha elegido compartir. Si desea incluir formularios adicionales, simplemente selecciónelos en la lista para añadirlos antes del envío.
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Compartir por SMS
Puede activar el interruptor de SMS si desea que el cliente reciba el enlace seguro por mensaje de texto además del correo electrónico. Para usar esta opción, asegúrese de que Compartir de forma segura por SMS esté activado en su ''Notificaciones al cliente'' configuración.
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Envío por correo electrónico
Los formularios compartidos se enviarán al cliente por correo electrónico. Puede previsualizar la plantilla de correo electrónico haciendo clic en el enlace que aparece en esta sección.
La plantilla también se puede personalizar en ''Notificaciones al cliente'' para adaptarla mejor al estilo y la comunicación de su clínica.
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Nota del portal del cliente
Utilice este campo para añadir un mensaje personalizado para su cliente. Esta nota aparecerá junto a los formularios compartidos en el Portal del cliente, proporcionando contexto o cualquier información adicional que su cliente pueda necesitar.
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Protección con contraseña
La opción Proteger con contraseña está activada de forma predeterminada para mantener sus formularios seguros. Cuando está activada, se incluye automáticamente un PIN de acceso en el correo electrónico enviado al destinatario. El destinatario debe introducir este PIN para abrir los formularios compartidos, y este permanece válido durante 30 días, garantizando que solo la persona prevista pueda acceder a los archivos.
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Finalizar y enviar
Una vez que haya revisado todos los detalles, haga clic en ''Compartir de forma segura por correo electrónico'' para enviar los formularios a su cliente. Si decide no continuar, haga clic en Cerrar - no se guardará ni enviará ninguna información.
Los clientes también pueden enviar el formulario al cliente por correo electrónico haciendo clic en los tres puntos junto al formulario y seleccionando la opción «Enviar por correo electrónico» . En este caso, el formulario se entregará como archivo adjunto PDF directamente en la bandeja de entrada del cliente.
Paso 5: cómo accederá el cliente al formulario
Después de compartir los formularios, su cliente recibirá un correo electrónico que contiene los archivos compartidos junto con el PIN de acceso.
Para abrir el formulario en el Portal del cliente, el cliente debe introducir este PIN, lo que garantiza que solo el destinatario previsto pueda ver los formularios.
Después de introducir el PIN, el cliente será redirigido al Portal del cliente, donde podrá ver y abrir el formulario de forma segura.
Si se introduce un PIN incorrecto 5 veces, el cliente verá un mensaje de error. Para solucionarlo, un miembro del personal deberá reenviar la carta mediante un nuevo enlace seguro.
Siguiendo estos pasos, podrá compartir formularios y notas de tratamiento de forma segura con sus clientes, garantizando que reciban la información necesaria de manera segura y eficiente.
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