Un caso de seguro es una capa de autorización que se sitúa entre la póliza de seguro de un cliente y sus citas. La aseguradora emite un código de autorización que cubre un número determinado de sesiones: el caso registra ese código, limita cuántas sesiones se pueden reclamar contra él y controla cuántas se han utilizado.
Los casos se crean y se gestionan en la ficha del cliente, y luego se seleccionan en la cita al reservarla.
Antes de empezar: el cliente debe tener una póliza de seguro en su ficha, y la Facturación de seguros debe estar activada en Configuración → Datos de la empresa. Consulta este artículo.
Paso 1: Ve a la ficha del cliente
Empieza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau. Luego usa la barra de búsqueda en la parte superior de la página y escribe al menos tres letras del nombre del cliente: Pabau filtra los resultados mientras escribes.
Haz clic en el cliente para abrir su ficha.
Paso 2: Abre la subpestaña Seguro
En el panel de la izquierda de la ficha del cliente, haz clic en Seguro. La subpestaña contiene dos grupos, cada uno con un contador:
- Pólizas de seguro: las aseguradoras registradas para este cliente, con un botón + Nueva póliza.
- Detalles del caso: los casos del cliente, con un botón + Añadir caso.
Si el cliente aún no tiene casos, verás el panel Aún no hay casos, que te invita a abrir uno. Los casos se agrupan bajo la póliza a la que pertenecen, así que un cliente cubierto por más de una aseguradora verá sus casos divididos en consecuencia.
Paso 3: Añade un caso
Haz clic en + Añadir caso. Se abre la ventana Añadir un caso, con tres contadores en la parte superior: Sesiones, Citas y Archivos, que se van completando a medida que creas el caso.
Completa lo siguiente:
- Título del caso: para qué es el caso, para que tu equipo lo reconozca de un vistazo. Por ejemplo, Revisión de cicatriz postquirúrgica o Blefaroplastia - consultas preoperatorias.
- Código de autorización: el código de autorización emitido por la aseguradora, p. ej. AUTH8821.
- Máximo de sesiones: cuántas sesiones cubre la autorización. Esto establece el límite máximo de citas que puedes marcar a continuación.
- Notas : cualquier contexto que el resto del equipo deba conocer, por ejemplo La aseguradora aprobó 4 de las 6 sesiones solicitadas; volver a presentar el resto en octubre.
Vincula las citas
Despliega Citas para ver todas las citas del historial del cliente, cada una con el nombre del servicio y la fecha.
- Usa Filtrar citas… para acotar la lista, útil con un cliente con un historial largo. Escribe el nombre del servicio, por ejemplo Rellenos dérmicos.
- Marca cada cita que corresponda a esta autorización.
- No puedes marcar más citas que el número indicado en Máximo de sesiones. Al alcanzarlo, las casillas restantes se atenúan, así que si la aseguradora aprobó 4 sesiones, solo podrás vincular 4 citas.
El contador de Citas en la parte superior se actualiza a medida que marcas.
Adjunta archivos de respaldo
Despliega Archivos adjuntos para vincular documentos ya guardados en el cliente.
- Usa Buscar documentos guardados… para encontrar lo que necesitas y, a continuación, haz clic en + Añadir en la fila correspondiente.
- Añade tantos como necesite el caso: una carta de derivación, el consentimiento firmado, fotos preoperatorias, el correo de aprobación de la aseguradora.
Los archivos provienen de EMR → Documentos del cliente, así que si el documento aún no está en Pabau, súbelo allí primero y luego vuelve al caso.
Haz clic en Guardar. El caso aparecerá enseguida en Detalles del caso.
Los casos pertenecen al cliente, no a una única cita, así que un mismo caso puede cubrir todo un tratamiento: vincula a él todas las citas que correspondan a la misma autorización en lugar de abrir un nuevo caso en cada visita. Ten en cuenta que la barra de sesiones cuenta lo que está vinculado, no lo que ya ha ocurrido, así que marcar una cita futura consume parte del cupo de inmediato. El máximo de sesiones es un límite estricto: si la aseguradora aprueba más sesiones más adelante, edita el caso y aumenta la cifra antes de poder vincular citas adicionales. La misma cita puede estar en más de un caso, y el mismo archivo adjunto se puede reutilizar en varios casos.
El código de autorización que registres aquí se refleja en el resto de Pabau. Aparece en la columna Código de autorización de la página Reclamaciones (Dinero → Reclamaciones) y en la fila de la cita dentro de la pestaña Citas del cliente, y una reclamación sin caso vinculado muestra en su lugar una acción Asignar caso — consulta este artículo. Cerrar un caso tampoco elimina nada: las citas, archivos adjuntos y notas vinculadas permanecen en el registro; el caso simplemente deja de ofrecerse al reservar nuevas citas.
Detalles del caso aparece una vez que Facturación de seguros está activada en Configuración → Datos de la empresa y el cliente tiene una póliza registrada. Los archivos adjuntos se obtienen de EMR → Documentos del cliente, así que el personal necesita acceso a esa sección para vincular archivos.
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